会議の参加者の出席率が低い原因は主催者側にある

あなたの参加している会議の集まりが悪い原因は、主催者側にもあります。必要な参加者がいない会議の価値は低下し、さらなる参加者離れに繋がり、無駄な会議になっているかもしれません。

背景

私が担当するプロジェクトでは、毎週定例のプロジェクト会議を行なっている。プロジェクトの最新状況をメンバー全員と共有することで、チーム一丸となってプロジェクトの成功を目指したい。参加者はそれぞれの専門分野のエキスパートなので、各メンバーの報告に対して、どのようなリスクや問題点があるのかを上げてもらうことも、大切な会議の役割だ。

そんな大切な会議なんだが、いつも決まったメンバーが出てくれなくて困っている。生産管理の奥下さんと法務の谷崎さんだ。
会議案内は毎週メールで連絡しているのに来たのは1，2回だけだったか。本人にも一度直接言ったこともあるけど、結局来てはくれなかった。

なんで来てくれないんだろう。あの人達はやる気が無いんだろうか？

生産管理部　奥下さんのケース

毎週出している会議の案内メールを見返しているとあることに気がついた。宛先欄を確認すると奥下さんの宛先が抜けていたのだ！代わりに前任者の前川さんの宛先がそのまま残っている。そうか、メールの宛先はいつもコピペしているけど、4月に交代した際に修正するのを忘れていたんだ。

（それからしばらくたっても奥下さんは一向に会議に姿を見せない）

案内メールは届いてるはずなんだけどな、直接電話で話してみるか。でも奥下さんって元々現場の人だったからちょっと怖いんだよな、、、。

（トゥルルルルル、ガチャ）

奥下さん、なんでいつも会議に出てくれないんですか？
奥下「だって会議案内が来てなかったじゃないか。前任の前川のとこにはしっかりいってるみたいだけどな、あいつは頼りになるしな！別に俺なんて出る必要ないんだろ？プロジェクトだって問題なく進んでるじゃないか。」
（完全にへそ曲げてるな…）これまで案内が漏れていてすいませんでした。社内の生産状況を一番ご存知なのは奥下さんです。また他の部署の報告内容についても、生産管理の立場から問題点や課題を提起してもらいたいです！奥下さんが必要なんです！
奥下「うーん、、、そういうことならしょうがないなぁ。次からはちゃんと出るから、とりあえず前回の議事録を送ってくれよ。」
ありがとうございます！

そのからというもの、奥下さんは毎週欠かさず会議に出てくれるようになった。ベテランだけあって誰に遠慮することもない率直な意見は、他の部門の刺激にもなったようだ。資材部からのサプライヤーの生産状況の報告に対して、奥下さんがきな臭さを察知したことで、生産停止のリスクを回避することができた。

やる気がなかったわけじゃないんだ、最初にちょっとしたボタンの掛け違いがあったんだな。プロジェクトのメンバーリストを作って半期に一度は棚卸しをしよう。メンバーリストにメールアドレスを併記して、そこからマクロで会議案内メールを自動で飛ばせるようにすれば漏れがなくなるな。

法務部　谷崎さんのケース

谷崎さんはプロジェクトのスタートから一貫してメンバーだし、会議案内の宛先にもちゃんと入っている。やはりやる気がないんだな。東京本社の人はいつもテレビ会議で入ってくるけど、谷崎さんが出席しているのは一度も見たことがない。一度電話で話してみるか。

（トゥルルルるる、ガチャ）

なんで会議に出てくれないんですか？
谷崎「その時間帯は部内会議があるから出れないって、最初の頃にメールで連絡しましたよね？だいたい法務部が出てもそんなに話すこともないでしょ？」
（あれ、そんなメールあったっけ？）すいません、確認が抜けていたようです。出席の要否については一度検討させて下さい。

プロマネと相談したところ法務部は毎回出る必要は無いとのこと。ただし議事録は配信し内容にコメントがあれば連絡してもらうにした。谷崎さんにその旨を伝えたところ、非常に助かると了解された。

やる気がなかったわけじゃないんだな。誰でも彼でも呼べばいいわけじゃないんだ。出席の要否については今一度各メンバー確認しよう。プロジェクトのメンバーリストには会議参加要否と議事録配布要否の欄を付け加えよう。