担当者必見、自社カンファレンス開催までのお悩みを解決します。
「カンファレンス運営を任されたが集客はどうすれば良いだろうか？」
「テーマに合ったプログラムや登壇者の選定に悩んでいる」
「申し込み、問い合わせなどの事務手続きを効率化させたい」
「今まで内製でカンファレンスを開催してきたが、規模が大きくなり人手が足りない」
このような、お悩みをお持ちではありませんか？
この記事は企業や組織に属されていて300名以上の規模の開催を企画して、既存顧客に対してのロイヤルティの向上や顧客同士のネットワーキング、潜在層からのリードジェネレーションやナーチャリング、商談化を目的としたカンファレンス開催を担当される方に向けて書いています。
こんにちは。私は企業イベントの企画・製作・運営を行うイベント会社「ニューズベース」で営業・マーケティング部に所属する長谷部といいます。
弊社では冒頭のようなお悩みを持つ担当者さまに寄り添いながら運営をサポートして、イベントを成功に導いて参りました。弊社は2019年度に創業30周年を迎えたイベント会社です。
これまでにカンファレンスの運営サポートをトータルでは数百件以上、月に1~２件以上のペースでおこなってきました。私はお客様に事例記事作成のためのインタビューや業務改善のためのヒアリングを月に数回行っております。
本記事はこれまでにインタビューをしたマーケティング部に所属しているお客様と同じようなお悩みや課題感を持つ方の悩みを解消するために書かせて頂きました。
この記事ではカンファレンスの企画段階で必要な目的の設定や集客方法、登壇者の対応、申込みなどの事務対応、受付などの当日の運営オペレーションについて解説しています。長文ですが最後までお読みいただければ幸いです。
カンファレンスの定義から解説をしていますので、「カンファレンスの定義についての部分はとりあえず良いからイベントの運営について知りたい」という方は下の目次から「1-6.企業がカンファレンスを開催するメリット」からお読み下さい。
会社紹介
株式会社ニューズベース（newsbase,inc.）HPはこちらです。
事業内容
1.企業イベントの企画・制作・運営 2.各種イベント事務局
株式会社ニューズベースは1989年の創業から30年以上、年間300件のイベント実績を持つイベントの企画・製作・運営会社です。「カンファレンス」においては、金融、IT、業界団体から社団・財団法人、官公庁まで多様な要件に対応できるノウハウと体制があります。
・提案時点における緻密で具体的なオペレーション設計
・問い合わせから提案までのスピード感
・明朗会計
・同業界の実績
・問い合わせ事務局と運営のセット対応
上記の点をクライアントさまより高く評価され高いリピート率をいただいております。
1.カンファレンスとは
まずは、カンファレンスの定義について改めて確認をしてみましょう。「カンファレンス」とは学術的な意味合いや職種などの違いにより様々なシーンで開催されますが、それぞれで「カンファレンス」という言葉の意味が違ってきます。この章では「カンファレンス」の種類と意味について解説してまいります。
1-1.カンファレンス意味
カンファレンスとは何か？ウィキペディアでは次のように定義しています。
会議（かいぎ、英: meeting/ミーティング、conference/カンファレンス）は、関係者が集まり、特定の目的（議題）に関して意見交換・審議し、合意・施策などの意思決定をすること、およびその物理的構成員の集まりを意味する。また、「会議」には、それらの集まりを計画・管理・運営する組織（合議体）の意味もある。
（引用：https://ja.wikipedia.org/wiki/%E4%BC%9A%E8%AD%B0）
近年では、業界団体や社団・財団法人に加えてITサービス、金融、不動産などのサービスを提供する事業会社が、自社サービスの認知やリードの獲得やユーザー同士のネットワーキングを目的としたカンファレンスを多く開催されています。
1-2.カンファレンスとミーティングの違い
皆さんが会議、協議という単語を連想された時に、思い浮かぶ言葉の中に、「ミーティング(Meeting)」という表現があると思います。
それでは、カンファレンスとミーティング、この２つの違いとはなんでしょうか？
ミーティングを直訳すると、「会合・会(比較的少人数の集会)・打ち合わせ」といった意味を持ちます。そのため厳密に「カンファレンス」と「ミーティング」を使い分けるのであれば、この２つのイベントは次のように定義できます。
・カンファレンス
関係者が集まって、一定事項について情報交換や意見を出し合い、その中から審議をして最良の方向性を見出す会合、または組織のこと。数十人から数百人、開催組織の規模によって数千人単位に及ぶケースも存在します。
・ミーティング
フランクな話し合いや打ち合わせのこと。数人単位、多くて数十人で行う打ち合わせ。
カンファレンスとミーティングは開催する意図や規模によって使い方、呼び方が変わってきます。
業界によっては両者に対する明確な線引きがない場合もありますが、意味や使い方を再定義すると、「カンファレンス＝大規模な集まり」、「ミーティング＝小規模な集まり」といったニュアンスに分類ができます。
1-3.カンファレンスとセミナーの違い
また、カンファレンスと同じような意味合いで使われるイベントに「セミナー」があります。「セミナー」と「カンファレンス」を定義すると次のようになります。
・セミナー
既に確立された分野について、専門家やエキスパートが受講者に教えるもの。参加者は知識習得・スキルアップ・トレーニングを目的に受講します。10人以下の小規模なものから100人を越える大規模なものまで、参加者数に幅があります。
・カンファレンス
テーマに対して関係者、識者が集まり特定の事項について情報交換や意見を出し合うもの。または、審議をして最良の方向性を見出す会合や組織のこと。参加者は数十名から数百人、大規模なカンファレンスは数千人の規模まであります。
セミナーが「話者／スピーカー」が「参加者／聴講者」に伝えるという、ある意味参加者にとっては「受動的なイベント」になりがちですが、一方でカンファレンスは参加者の中で情報や意見の交換がある「双方向型のイベント」だと言えるでしょう。
1-4.Conference・コンファレンス・カンファレンス
読者の皆様の中には、テレビや雑誌、新聞などで「コンファレンス」という言葉を耳にしたことがある方もいるかもしれません。「カンファレンス」と似た響きですので、使い方や、意味の違いに戸惑った方もいるかと思います。
実際には、「カンファレンス」と「コンファレンス」は同じ意味、単語「Conference」を表しています。各国の発音上、違うように聞こえることから両方の単語が各方面で利用されています。
そのため、あらゆるシーンで使われることがありますが、カンファレンスとコンファレンスは同義語と理解しておくとスムーズでしょう。
1-5.業界によって意味合いが異なる「カンファレンス」
さて、「ミーティング」や「セミナー」との明確な違いを説明して参りましたが「カンファレンス」という一単語でも業界や環境によっては少し異なる意味を持っています。
ここでは、業界用語としての「カンファレンス」の意味について説明していきます。
ビジネスや医療・介護、スポーツなどの業界では「カンファレンス」意味合いが変わって参ります。業界の違い、用語の使い方によって認識の齟齬が生まれないように注意しましょう。
・ビジネスで用いられる「カンファレンス」
ビジネスの場面で利用される場合は、会議や協議といった意味合いが多く、「〇〇カンファレンス」と使われることが多くなります。(例：ITカンファレンス、投資カンファレンスなど)
またこのような使い方をする際は、「〇〇」に入る単語やテーマに特化した、又は近い分野の会議や協議のイベントが行われることが一般的となります。そのためビジネスの際にカンファレンスという単語を用いる際は、一定のテーマに基づいて行われる会議を指すことが一般的と言えます。
・ 医療・介護業界で用いられる「カンファレンス」
ビジネスシーンだけでなく、むしろ医療や介護の現場では、より身近な言葉としてカンファレンスという言葉が使われています。
学会や病院の経営に関する際(言い方は様々あり、ストラテジーカンファレンス)、患者の病状や治療方針について医師や看護師、その家族が話し合う際(ケアカンファレンス)、退院時に主治医と在宅医療を担当する医師で情報共有を図る際(退院時カンファレンス)など、どの業界よりも一般的に使われています。
また介護業界では、要介護者本人の状態、変化を共有し、現状の介護サービスが適切かどうかを検討する際に、カンファレンスという用語が使用されています。
・その他の業界で用いられる「カンファレンス」
スポーツの場面でもカンファレンスは使用されています。こちらの場合は、会議や協議といった意味合いではなく、同盟や連盟と言った意味として使われています。
「イースタンカンファレンス」や、「ウェスタンカンファレンス」などといったように地区割りなどで使われることがあります。
一点注意が必要ですが、日本では同盟や連盟だからといって「カンファレンス」という言葉が使われているわけではありません。有名な連盟ですと、「高野連(日本高等学校野球連盟)：Japan High School Baseball Federation」や「日本将棋連盟：Japan Shogi Association」がありますが、表記から見てわかる通り「Conference」は使用していません。
そのため全てに同じカンファレンスが使われるわけではなく、意味や内容を加味してカンファレンスという言葉が用いられていることがお分かりいただけるかと思います。
1-6.企業がカンファレンスを開催するメリット
冒頭でも申し上げましたが、近年ではITサービス、金融、不動産などのサービスを提供する事業会社が、自社サービスの認知やリードの獲得やユーザー同士のネットワーキングを目的としたカンファレンスを多く開催されています。
この段落では「企業がカンファレンスイベントを開催することで得られるメリット」についてまとめました。
事業会社がカンファレンスを開催するメリットとして次の項目があげられます。
■既存顧客に対して
・先行情報の提供による、顧客ロイヤリティの向上
・セミナー参加をトリガーにした新規商談の生成
・既存顧客ネットワークづくりによるエンゲージメント向上
■新規顧客に対して
・商談前のリードナーチャリング
・新規リード獲得
・商談後のクロージング（例：成功事例共有）
メリットをそれぞれに解説していきます。
■既存顧客に対して
・先行情報の提供による、顧客ロイヤリティの向上
既存顧客に対し、新たな情報やサービスを提案して顧客に付加価値を与えられます。カンファレンスを開催することで既存クライアントとの関係性を深めて自社に対するロイヤルティを高めることができます。
・セミナー参加をトリガーにした新規商談の生成
カンファレンスに参加してくれた既存の顧客に対して上位サービスのメリットを提案して、既存のサービスからのアップセルを狙います。顧客単価を上げることで売上の増加につながります。
・既存顧客ネットワークづくりによるエンゲージメント向上
意見交換会や商談スペースの設置、ネットワーキングパーティのようなコンテンツを盛り込むことでクライアント同士に交流をうながします。
うまくいけば、新規顧客の獲得や新しいビジネスのアライアンス構築、商談化などの機会創出にもつながり、顧客満足度を上昇することができるでしょう。業界において信頼できるクライアントがいる場合は、登壇して頂くことでリファラルマーケティングも可能になります。
自社の大事な顧客同士がリアルの場でつながりを持つ機会とはそう多いものではありません。カンファレンスイベントの開催で自社を中心とした企業の輪が広がることでビジネスのネットワークが強化され顧客同士のつながりが強くなれば、必然的に自社と参加した企業群とのエンゲージメントが向上します。
■新規顧客に対して
・商談前のリードナーチャリング
通常では、商談化までにはある程度リードタイムの日数が必要になりますが、カンファレンスイベントでは、サービスを通じた成功体験などが共有され、商談に対する熱意が高くなっているめに、即日で商談に進むことも珍しくありません。
・新規リード獲得
カンファレンスに参加いただいた新規顧客に対して開催後にメールや電話などのコンタクトによって新規リード獲得を狙います。
・商談後のクロージング
ロイヤルティの高いクライアントに成功体験を語ってもらうなどして新規顧客への認知を広げることも可能です。カンファレンスイベントでの商談は、リードジェネレーションやナーチャリングにとって有効な施策です。クロージング（商談成立）までが短期間でスムーズになります。
また、副次的な効果として「社内のエンゲージメントが向上する」ということもメリットとしてあります。
カンファレンスは企画段階や開催当日に社員がスタッフとして動きます。カンファレンス運営を通じて社内に一体感が生まれる学園祭のような効果に期待する経営ボートの方もおられます。
カンファレンス担当者の方から誘導や受付などのオペレーションを通じて社員の結束が高まったというお話はよく耳にします。
・事業会社のカンファレンス開催事例
主催企業：シックス・アパート様
CMSサービスMovable Typeを提供するシックス・アパート様は自社製品のエンドユーザー様や多くのエンドユーザーのお客様を抱えるパートナー様に向けて有益な情報を届けて製品の新機能やメリットの認知を広げていくためのカンファレンスを開催致しました。
詳しくはこちらをご覧ください。
2.カンファレンスの計画
前置きが長くなってしまいましたが、ここからは実際のカンファレンス開催について解説をしていきます。この章ではカンファレンスの計画段階について解説して参ります。
カンファレンス開催までの大まかな流れ、スケジュールから開催の目的、企画段階について述べていきます。
2-1.カンファレンス開催のスケジュール
カンファレンス実施までの大まかな流れとして、下記の項目があげられます。
開催までにどの程度の準備が必要なので確認してみて下さい。
① ~7ヵ月前（目標設定）
集客目標策定
企画概要作成
予算検討
②6ヵ月-5ヵ月前（手段検討）
スポンサーセールス用意
登壇者出演交渉
会場押さえ
協力会社検討
集客方法策定
③4ヵ月-2ヵ月前（手段実行）
集客準備（サイト作成、広告メディア選定&抑え）
事後フォロー体制用意
登壇者対応
スポンサー対応
④2ヵ月-前日（具体化）
イベント告知（サイト&招待状）
各種問い合わせ対応
映像制作
オペレーション設計
スタッフキャスティング
⑤当日（運営）
受付
誘導
ステージ進行
機材オペレート
スタッフキャスティング
飲食手配
資料配布
アンケート回収
⑥事後（フォロー）
アンケート集計
インサイドセールス
メルマガ
カンファレンスを運営する際には一般的に~7ヵ月前から準備が始まると言われています。
もし、実施予定が差し迫っていてイベント会社のサポートをお考えになっておられる場合は、まずはご相談下さい。実施可能な具体的なプランニングを提案させていただきます。
※お問い合わせはこちら
次の段落からはカンファレンスの準備段階について解説していきます。
開催が決定したのならば、カンファレンスの目的を設定しましょう。
「とりあえずやってみよう」では集客は厳しいでしょう。次の章ではカンファレンスのコンセプトをどうするかについて書いています。
2-2.カンファレンスの目的
カンファレンスの開催が決定したら目標設定をしましょう。
目標は、事業内容によって変わってきます。ただ漠然と計画して運営するだけではカンファレンス開催で求める成果を得ることはできません。
事業会社がカンファレンスを開催する目的としては
主に次のような項目があげられると思います。
■既存顧客に対して
・先行情報の提供による、顧客ロイヤリティの向上
・セミナー参加をトリガーにした新規商談の生成
・既存顧客ネットワークづくりによるエンゲージメント向上
■新規顧客に対して
・商談前のリードナーチャリング
・新規リード獲得
・商談後のクロージング
自社の開催目的は何なのかをしっかりと定義しましょう。
企画段階から目的をできる限り明確に定義しておきましょう。カンファレンスの目的を明確にすることで、求める成果に則した具体的な企画を作成することが可能になります。
カンファレンスの目標設定が企画段階で一番検討すべき大切な要素になります。
例えば、「既存顧客に対しては、自社の新サービスの認知してもらって活用してもらい。クライアントのネットワーキングの場を作り上げてエンゲージメントを高める。新規顧客に対してはカンファレンスの内容を記事にして拡散して潜在層にアピールして認知拡大を狙う。」などのように具体的に目的を設定する事が重要です。
目標を設定した上で、商材の単価、引き合いからの顧客転換率、必要なリード数から集客に必要な人数を設定していきます。
集客の目標設定をするときは、以下のポイントを押さえておくと良いでしょう。
・集客率を把握しておく
過去にセミナーやカンファレンス開催の実績がある場合は、ターゲット層の集客率や歩留まりを把握しておくことで改善点が見えてくるはずです。過去のデータがあると目標設定がしやすくなります。
・ターゲットの解像度を上げる
ターゲットを明確にすることでどのようなサイトやサービスを提供すれば良いのか分かり、カンファレンスの目標設定がしやすくなります。
例えば、「自社サービスの認知を既存の顧客だけではなく潜在層にアピールしてリードにつなげたい」という目的の場合は「潜在層」をさらに細分化して「リプレイスを考えている競合サービス利用者」などのように定義していきます。
ターゲットの解像度を上げることが重要です。ターゲットを明確にすることで、そのターゲットに刺さるコンテンツの企画や集客方法が考えることができます。
集客率を把握してターゲット層を決めることで、予算を有効に使ったリード獲得が可能になります。このようにカンファレンスの目的を定義してターゲットの選定していきましょう。
・目的
・ターゲット
・指標
この３つのポイントを明確に設定しましょう。これらのポイントにプラスして「最近のトレンド」「バズワード」などと掛け合わせてカンファレンスのテーマを固めて行きましょう。
このようにカンファレンス開催に向けて詳細なターゲットうやペルソナを作成し、どのようにターゲットに興味関心を持ってもらうかを設定することで成果を達成するための「カンファレンスの企画の立案」の下準備になります。
2-3.カンファレンスの企画、予算検討
目的・ターゲット・指標の3つを決定したら、次に企画・プログラムの概要を決めていきます。
企画を立案していく際には次の点を参考にしてください。
・企画／コンテンツの作成
目的・ターゲット・指標が設定できたら、カンファレンスのテーマに合ったコンテンツを作成していきます。「ターゲットである参加者が喜ぶようなトレンドのテーマは何か？」、「登壇者として最適な識者はいないか？」「登壇者や参加者が交流する場は作れないか？」というような観点から立案していきます。
過去に自社でカンファレンスやセミナー開催があるのならば、アンケートから参加者の感想や要望を1つ1つ丁寧に読みこみ参加者のニーズを掴むことができます。
参加者の要望をもとにコンテンツを作成していけば、ターゲットのインサイトを掴むような有効なコンテンツを企画することができるでしょう。
企画を立案するにあたってアイデアが浮かばないことも時にはあると思います。そんな場合は、異種業界のコンテンツを参考にするのも良い方法です。
もちろん、完全に真似をするのは企業倫理的に問題がありますが、現在注目されているトレンドテーマを見つけるのに有効です。自社のサービスと組み合わせてオリジナルの企画を立案することが大切です。
2-4.予算検討
おおまかに企画を立て終わったら、実行することができるかどうか予算を検討しましょう。
カンファレンスを開催するために大きくわけて次の４つの費用が必要になります。
・広告費（LPやWEB広告、カンファレンスの案内状をつくるための費用や郵送費）
・事務局費（カンファレンスに関する問い合わせに対応するためにかかる費用）
・運営費（外部からスタッフを依頼した場合の人件費、交通費、昼食代）
・会場費（人数規模、交流パーティ、ケータリングの有無により大きく変動します）
これらを総合的に考えて予算を検討していかなければいけません。予算を検討するときにはトラブルが起きたときのことも考え、15〜20万円は予備費として残しておくことをオススメいたします。
次の章から企画を実現するために必要なことをご紹介していきます。
3.カンファレンスの事前準備
この章では企画を実現していくための事前準備について解説していきます。
企画を実現させるためには、企画の段階で以下のことを行っていく必要があります。
3-1.講演登壇者の打診
カンファレンスのテーマや内容に合った講演登壇者に出演を交渉しておきましょう。テーマに合った出演者を探す際には、似たようなテーマのカンファレンスに出席して調査するのも良いでしょう。タイミングがあえば直接オファーする機会にも恵まれるかもしれません。
打診のタイミングですが、スケジュールの関係もありますので最低でも２ヶ月以上前にはオファーをしましょう。
交渉するときにはできる限り相手の希望に沿えるように「カンファレンスの目的」「ターゲットの課題感」「なぜ登壇してもらいたいか」などを説明しましょう。
また、登壇してもらいたい方の都合が悪く、出演を断られた時には「代わりにどなたか紹介いただけませんか？」とお願いしてみたらどうでしょうか？代案として良い方を紹介してくれるかもしれません。
急なキャンセルのことも考え、社内の人間に講演をお願いするなどして予定より2、3名多く採用しておくと良いかもしれません。
3-2.集客方法の策定
どのように参加者を集めるのかを決めなければいけません。
集客経路としては以下の項目が考えられます。
・メルマガ
・ソーシャルメディア
・LP／WEB広告
・オフライン
・スポンサー企業からの告知
・メディアスポンサーの利用
開催年数が浅い場合は、ハウスリストを使ってメルマガでの告知や、社内で運用をしているならばフェイスブック、ツイッター、インスタグラムやLINEなどのSNSを活用した集客方法が良いかもしれません。
ただし、狙うターゲットによってどのチャネルを選ぶかは考える必要があります。ITやスタートアップ系のターゲットであればフェイスブックやツイッターのSNS広告は有効かもしれません。
また、自社のサービスに対して共感性の高い人たちにリファラルしていただくことが重要です。登壇者や社内の人間で業界でも影響力がある有名な識者がいる場合は、個人のSNSアカウントなどで告知をお願いしてシェアしてもらってバイラルを狙っても良いでしょう。
地道な方法ですが、つながりが深いクライアントには招待状で案内を出す方法もあります。
営業マンに訪問先でカンファレンスの案内のチラシを配布してもらっても良いかもしれません。ターゲットによってはFAXやDMなどのオフラインでの集客が有効な場合もあります。
また、スポンサーセッションを用意してスポンサー企業にも集客をお願いするという方法もあります。協業をお願いしたい企業が求めていることを分析したうえでスポンサーセールスを行いましょう。
オファーを承諾してもらえた場合、スポンサー企業をサポートするための担当者をアサインしてスポンサーと協力してコンテンツを企画します。
この際に気をつけておきたいのが「自由に宣伝する場」を提供するだけではなく「御社のサービスやブランディングにも貢献できるようなプログラム内容を一緒に作らせて欲しい」と伝えることです。
スポンサーセッションが、参加者ターゲット層が興味を持てないような「宣伝の時間」にならないように気をつけましょう。カンファレンスのコンテンツに一貫性を保つように注意が必要です。
自社で集客しようとすると時間がない場合やリソースがない場合は、集客をアウトソーシングに依頼することもできます。
1000人規模のカンファレンス開催を計画される方は顧客データベースが豊富で集客に強いメディアスポンサーに依頼を検討されると良いでしょう。
さて、次の章では会場について解説していきます。
3-3.会場準備
企画コンテンツの内容が固まってきましたら、カンファレンスの日程と会場を決めていきましょう。実は会場選定がカンファレンス開催準備でも非常に重要な要素になります。
予算上で一番の金額を占めるのが「会場費」です。また、会場によって参加者の満足度にも、コンテンツの演出方法にも大きな影響を与えるため、会場の選定は非常に大切な要素となっています。
それでは会場を選定する際は、どのように考えていけば良いでしょうか？
これまで、カンファレンスの開催経験があるならば、参加人数の平均値を割り出して、平均人数の1.5倍程度を集客することができる会場を予約しておくとよいでしょう。
また、日程を決定する時期ですが、少なくとも開催の半年前には決めておくと良いでしょう。
もし、何らかの事情やトラブルで日程を変更しなければならなくなった場合は、速やかに会場の利用日程を変更できるように第2候補、第3候補の会場も空き状況を確認しておく必要があります。
カンファレンスの実施が決まった時点で早期に良い会場を押さえることは必須です。
これには3つのメリットがあります。
1. 良い会場を選定できる
良いアクセス、低コスト、見栄えが良い、といった好条件のイベント会場ほど、先に予約でいっぱいになります。それは巨大なイベント会場だけでなく、小規模な企業イベントにおいても当てはまります。イベントの実施が決まった時点で早期に良い会場を押さえることは必要不可欠です。
2. 運営準備に余裕を持てる
早期に会場を押さえることは、人員や資材の手配、音響や映像といった機材設備の決定に大きな影響を及ぼします。同時にレイアウト・スケジュール・運用方法の立案や登壇者・司会者のスケジュール調整を早く行う事が出来るようになります。
また、会場を早期に決定することで、トータル予算の算出・追加予算の申請などコストに関わる業務が早めに対応ができます。
3. 集客の増減に対応できる
めったにあることではありませんが、集客状況により会場の規模を大きくしたり縮小せざるをえない場合もあります。規模の変動に対応するためにも早期に会場を押さえておきましょう。
会場の音響や映像機材はもとより、Wi-Fiなどの通信環境についてもチェックを行い、早い段階で実務に支障がないか確認しましょう。
さて、ニューズベースのホームページではカンファレンスの会場選びに役立つ「エリア別会場リスト」を無料でダウンロードができます。
会場を探す参考にコチラをどうぞ。
3-4.オペレーションの設計
「受付人員に対して参加者の人数が多すぎて、開始時間までに参加者が入場できない」
「登壇者の用意していたデータのフォーマットが用意していたPCで開けない」
「想定していたよりも会場に人が集まり過ぎて椅子が足りない」
カンファレンス開催当日は、このようなトラブルが発生する可能性があります。
このような事態が起こらないために事前準備はもちろん必要なのですが、重要なのはトラブルが起きた時にどのように対応するかということです。
この段落ではカンファレンス当日を円滑に進めるためのオペレーションの設計について解説していきます。
開催の事前準備において「何をいつまでに終わらせなければいけない」というスケジュールを立てておくことで、余裕を持って準備に取り組むことができます。
また、実施計画書や当日の運営マニュアルを作成しておくと、当日のオペレーションが可視化されカンファレンス当日もスムーズに運営することが可能になります。
運営マニュアルは実際にイベントの準備・運営を勧めていく上での指針となる重要なドキュメントです。また、事前に「運営マニュアル」を作成することで、準備段階での抜け漏れを防ぐことができます。
運営マニュアル作成のための重要項目は下記９点です。
1.運営組織図
イベント当日の運営を担当する組織・チームの体制を示すもの。外部のパートナーに一部のタスクをアウトソーシングする場合は、それも含めて記載します。
2.全体タイムスケジュール
イベント当日の各部屋、各セクション担当者の動きを時系列で記載します。進行スケジュール作成時のポイントは、参加者の目線になってスケジュールを設計するということです。例えば細かい話になりますが、セミナーの合間の休憩時間のとり方は、参加者の男女比によって適時調整する必要があります。
男性がメインであれば5分程度の休憩時間でも十分間に合いますが、女性の参加者が多い場合は、お手洗いが混雑して時間がかかる場合があります。このあたりについては、会場の設備などもあわせて検討すると良いでしょう。
3.当日プログラム
当日のプログラム内容を具体的に記載します。
4.施設利用計画
イベントで使用する会場や控室、クロークなどの場所と利用時間を図示します。
5.レイアウト図面
会場のレイアウトに関する情報を記載します。セミナーのようなイベントであれば座席順、展示会のようなイベントであればブースの配置なども明確にしておきます。
6.オペレーション計画
受付や誘導をはじめとする、各セクションにおける運用計画を記載します。誰がどのような作業を担当し、どんな手順で進めるのかを明確にします。
7.サイン計画
会場に設置する案内板（会場への誘導、お手洗いの場所など）に関する情報を記載します。
8.緊急時／トラブル対応
急病人対応や避難計画など想定されるトラブル対処フローを記載します。イベント当日には様々な不測の事態が起こり得ます。そのような場面でいかに臨機応変に立ち回ることができるかが、イベント運営者の腕の見せ所です。
想定することの難しい、あらゆるトラブルに備えて準備しておくことは不可能だとしても、発生の可能性が高い問題については、あらかじめ対応フローなどを検討し対策を立てておくと、安心して当日に臨めます。
例えば、当日の天候や公共交通機関の状況により、受付時間内に来場者が到着できないということはしばしば起こります。台風や積雪のシーズンにイベントを開催するのであれば、そうしたトラブルが発生する可能性が高いことを考慮に入れて、会場の利用時間に余裕を持たせておくなどの配慮をしておくと良いでしょう。
9.備品リスト
イベントで使用する機材や備品のリストを作成します。
この中でも特に重要なのが、「備品リスト」です。というのも、スケジュールやオペレーション上の問題は当日の機転で切り抜けることができても、「必要なものが用意されていない」という失敗をカバーするのは難しいためです。
例えば、来場者受付のオペレーション計画に不備があり多少受付開始時間が遅れたとしても、その後の時間調整などでカバーすることは可能です。しかし、受付で利用する来場者リストがなければ受付作業をすること自体が困難です
また、ニューズベースではカンファレンス準備段階で必要な当日までのスケジュールをタスクごとに整理できる「工程管理表」を無料で提供しています。
こちらからDLください。
また、カンファレンスの2カ月前からはユーザーに向けてイベントの告知をサイト内でするとともに招待状を送っておきましょう。招待状には、当日の流れや会場へのアクセスマップを記載しておきます。
問い合わせに対応しつつ、当日使用する映像がある場合は映像を制作し始めましょう。
4.カンファレンス当日の運営
長かった準備期間を経て、ようやくカンファレンス当日になります。これからが本番です！
この章ではカンファレンス当日の運営について解説してまいります。
カンファレンス当日は、オペレーション運営を心がけるとスムーズにカンファレンスを開催することが可能になります。
オペレーション運営とは、前段で解説いたしました「運営マニュアル」を用いて、受付や来客者の誘導、ステージの進行をスムーズに行うことができるようしておくことです。
オペレーション運営を成功させるためには、事前準備をしっかり行っておかなければいけません。
では当日の受付について解説していきます。
4-1.受付
イベント当日の運営において、非常に重要な位置づけとなるのが来場者受付です。
受付は来場者と主催者が最初に顔を合わせる場であり、イベントの第一印象を決めるシーンでもあるため準備段階から念入りに設置・オペレーションを検討しましょう。
受付のオペレーションを設計する上でのポイントは来場者数と受付に割ける時間から逆算して考えることです。
また、会場のレイアウトを踏まえて受付から会場へとスムーズに人が流れるような導線の配慮も大切です。
近年では受付管理システムを利用することにより、①申し込みフォーム作成、②来場者管理、③決済と集金システムなどを効率的に準備できます。
申し込みフォームを作成することによって、参加者がカンファレンスに参加するための方法を簡便化することができ、管理する側の受付業務にかかる労力を省力化できます。
また、当日に参加予定の来場者の情報の管理についても申し込みフォームからの情報をもとに管理することができるため、管理にかかる時間を大幅に削減できます。
さらに、決済と集金システムも受付管理システムを活用すれば作成することができます。参加料の徴収や管理も円滑に行うことができるようになるので、重要なお金回りの管理も大きなミスをなくこなすことができます。
受付管理システムを利用することによって、当日の単純作業を効率化し、カンファレンスを成功させることに集中することができます。
カンファレンス当日の運営業務の効率化に興味がある人は、受付管理システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
4-2.トラブル対応
イベント当日には様々な不測の事態が起こり得ます。そのような場面でいかに臨機応変に立ち回ることができるかが、イベント運営者の腕の見せ所です。
想定することの難しい、あらゆるトラブルに備えて準備しておくことは不可能だとしても、発生の可能性が高い問題については、あらかじめ対応フローなどを検討し対策を立てておくと安心して当日に臨めます。
実際に起こったトラブルシューティングの例を記載致します。
・交通機関に遅延が発生してしまった。
当日の天候や公共交通機関の状況により、受付時間内に来場者が到着できないということはしばしば起こります。台風や積雪のシーズンにイベントを開催するのであれば、そうしたトラブルが発生する可能性が高いことを考慮に入れて、会場の利用時間に余裕を持たせておくなどの配慮をしておくと良いでしょう。
・機材が合わず、データを投影できない。
会場の備え付けのプロジェクターによっては決まったフォーマットや規格でないと投影が出来ない場合があります。この事態を避けるためには事前に、機材を確認して登壇者からデータを先に貰っておく必要があります。
・トイレの数が足りず、参加者が時間に間に合わなくなってしまった。
想定していたよりも女性の参加者が多い場合にしばしば起こります。休憩時間にお手洗いに行列が出来てしまって次のコンテンツが始まる時間に人数が集まらなくなってしまうトラブルです。カンファレンスのテーマによっては女性の参加者が多いことが予想される場合は会場のトイレの数を確認して会場の選定をしましょう。会場にトイレの数が少ない場合は、休憩時間に猶予を持たせておく必要があります。
・タイムスケジュールが進みすぎて時間が空いてしまった。
時間が押してしまうことはよくあるのですが、思ったよりも進行が早くなってしまったり、次の登壇者が遅刻してしまったりして、逆に時間が余ってしまう場合もあります。この場合は進行中の登壇者にお願いをして「Q＆Aコーナー」の時間を追加したり、長くしたりして対応すると良いでしょう。
このようなトラブルは一例にすぎません。カンファレンスの開催当日にトラブルは付き物とお考えになった方が良いでしょう。
このような事態にも対応できるようなスタッフ対応のオペレーションの準備が必要です。
4-3.カンファレンス開催後のフォロー
カンファレンス後のアクションの実施も大切な要素の一つです。
ここでは開催後のフォローを具体化するための施策について紹介します。
・開催直後のフォロー
開催直後は参加者の顧客管理を徹底し、優先度に応じたアプローチ手法を検討しましょう。ただ漠然と行動するのではなく、営業リソースやMAを駆使して、獲得したリードのナーチャリングの目標や期限を明確に設定してフォローすることが必要です。
カンファレンス開催直後には参加者のお礼メールの配信やアンケートでをスコアリングして確度の高いクライアントには電話でのお礼やアポイントの獲得をしていきます。
・開催後の中長期的なフォロー
中長期的なフォローとしては、検討ステージに合わせたインサイドセールスやコン テンツの作成、NAを駆使した顧客のトラッキングやスコアリングをすることで、顧客のセグメントをより明確にして、マーケティング施策を検討しましょう。
5.カンファレンスの成功事例
ここまでカンファレンスの定義、企画、準備、運営と解説をしてまいりましたが、ここでカンファレンスイベントの成功事例としてニューズベースが運営をサポートしたお客さまの声を3件ご紹介させてください。
あなたのカンファレンス開催の成功のヒントになるかもしれません。
5-1.シックス・アパート様
主催企業：シックス・アパート株式会社様
業種：ソフトウエア／CMS
事業内容：インターネット上のウェブサイト構築・管理のための技術の開発と、関連する製品・サービスやコンサルテーションの提供
イベント名 SAtisfaction 2019
開催日時 2019/10/8 14:00～20:00
会場 グローバルビジネスハブ東京 （東京都千代田区大手町）
参加者 デベロッパー様、ユーザー様 約150名
イベント概要：
シックス・アパート様の製品およびパートナー企業によるソリューションの「今」と「これから」を共有し、Movable Type シリーズや、ウェブサイト構築・運用に関わる知識を深めるための参加者想定150名規模のセミナー／カンファレンスです。
ご担当者の声：イベント課題
業務負荷軽減のためカンファレンスのアウトソーシングを検討
社内の体制ではマンパワーが不足していることからカンファレンスの運営のアウトソーシングを検討しました。
前回のカンファレンスまでは、全て内製で運営をしていました。しかし、カンファレンスの運営業務は、スポットで単発的に発生する業務でありノウハウが蓄積し難く、社内メンバーにとっても通常の業務とは全く異なる周辺業務です。
また、カンファレンスイベントの運営経験のないエンジニアや営業の人間に仕事をお願いして、メンバーのコアの業務である営業活動や開発業務などに負荷をかけたくはありませんでした。
そのような経緯もあり、社内で人員の補強が難しい状況の中で、担当する人間は実質１名になってしまい、社内での人員のリソースがありませんでした。
今回のイベント「SAtisfaction 2019」の開催規模は、今までやってきたカンファレンスと比べて規模感はそれほど変わりがありませんでした。しかし、担当者が１名のみで、慣れない運営の準備作業をしながらマーケティング担当として行っている通常業務を並行して行っていくことに不安がありました。
そこで、今回は運営をしていく上で工数を取られていた業務、会場とのやりとりや備品の手配などの細かな対応などをイベント業者にお任せする事で業務負荷を軽減するためカンファレンス運営のアウトソーシングを検討しました。
ご担当者の声：ニューズベースのソリューション
ニューズベースさんに運営業務をお任せすることによって生まれた時間で通常業務である広告出稿やホワイトペーパーの作成の時間に集中できました。
ご担当者の声：ニューズベースの良かった点
今回のような自社サービスをアピールするようなカンファレンスイベントを運営する際には、来場されるパートナー様、企業様や参加者の皆様にも、洗練されたイメージを伝えられるように、素人仕事ではないプロの知見やノウハウが入った会場装飾をする必要がありました。
そのため、本カンファレンスは受付や舞台に設置するサインやバナースタンドなどのイベント装飾が重要だと考えておりましたが、今までは内製で運営をしてきたため、イベント会場の装飾や施工や造作の経験やノウハウがありませんでした。この部分をイベントの専門会社さんにお願いできて良かったと感じております。
また、ニューズベースさんには開催に向けて、当日の運営に必要な備品やスタッフの手配などを確認して、ヌケモレが発生しないように発注のデッドラインや期日までに用意しておくべきタスクのスケジュールを共有して進行の管理をお任せできました。
円滑な運営のためのサイン計画や来場者を誘導する係員の配置などの導線の整備や人員を動かす指揮系統の形成などのイベントのプロならではの運営サポートは助かりました。
ご担当者の声：改善できた点
これまで、カンファレンス担当を１人でやらなければいかなかった時には、専門分野ではないために、イベントの運営面で判断に迷いを持ったまま決断をしなければならない場面が多々ありました。
例えば、以前までならば、カンファレンスのスケジュールが押してしまったり、逆に早く進んでしまった場合には即座に対応するのが難しかったと思いますが、ニューズベースさんに入って頂いてからは、進行に穴が空いてしまいそうになっても、先回りして対応してくれました。
その際にも「次のコンテンツにまでに予定より時間が空いてしまいますが、どうしましょうか？」という問いかけではなく「次のコンテンツまでに時間が空いたので、今の講演者の方にQ＆Aコーナーをして頂きましょう。」という判断と提案を頂けたことで、イベントの質が向上したと思います。
今回は運営代行をお願いしたことで、運営の細かな判断をプロに任せる事ができた事が良かったと思います。
事例の詳細はこちら
5-2.BEENEXTさま
主催企業：BEENEXT Capital Management Pte. Ltd.様
業種：インベストメント・マネジメント業務
事業内容：シンガポールに本社を置くベンチャーキャピタル。世界中の次世代IT起業家をサポートすべく、起業家の立場に寄り添い、資金提供のみならず、世界に広がる豊富なネットワーク紹介、他国での最新事例共有などを通じて、グローバルな起業家ネットワークを構築しています。
イベント名：Bee Global Camp 2019
開催日時：2019年11月21日.22日 8:00～
会場：八芳園、権八
参加者：海外からのアントレプレナー、スタートアップCXO・CEO・COO・CFO・CDO 約250名
イベント概要：
Bee Global Campとは起業家の起業家による「キャンプ」です。アジアを中心にスタートアップに投資を行っているBEENEXTによるイベントです。世界中の投資先の起業家を一堂に集め、国境を越えたネットワーキングを行います。各国のマーケットプレイス、ペイメント、シェアリングエコノミー領域などのインターネットビジネスを展開している者同士だからこそ、それぞれの国や地域で経験した失敗談や成功事例の共有やディスカッション、交流の場となっています。
ご担当者の声：イベント課題
カンファレンス規模拡大による人手不足、業務過多解消のため運営の業務委託を検討
運営をマネジメントするためのマンパワーや時間がなかったからです。
「BEE Global Camp」を立ち上げてからシンガポール、インドネシア、インド、ベトナムと開催して来ました。開催当初、参加者は40名程度でしたが、回数を重ねるに従って人数が増え、現在は200名を超える方々が集まるようになりました。投資件数の増加に伴い、ご案内を送る起業家やCxOの総数は500近くになっています。
参加者は倍々と増えていっているのですが、イベントは２名で対応しておりました。社内のメンバーにも手伝ってはもらっていたのですが、本業は投資会社であり、メンバーは投資に関わる業務がメインです。イベントに社内のリソースを割くには限界がありました。
そこで、「餅は餅屋」ではありませんが、やはりプロフェッショナルによる運営のエッセンスが必要でしたし人員も必要でした。そこで運営をサポートしてくれるイベント会社を探す事になりました。
ご担当者の声：ニューズベースのソリューション
業務の負荷を軽減して、カンファレンスのステージの演出やデザイン、指示系統などをブラッシュアップしていただきました。
ご担当者の声：ニューズベースの良かった点
会場側や業者側などのやりとりなどの周辺業務をお任せ出来たことが良かったです。
特に当日のタイムスケジュールと進行管理などが助かりました。
我々はカンファレンスを専門に扱っているわけではありせんので、カンファレンス運営の進行管理がうまくいっていませんでした。
この点でニューズベースさんに運営の進行管理やその他の手配を安心してお任せすることが出来たのが良かったです。
ご担当者の声：改善できた点
運営の面を切り取って頂いたのでイベントの大局が見えるようになった点だと思います。運営の業務は細かなタスクの積み重ねになってしまうので、スケジュールに追われていると担当者は対応が細かくなり近視眼的な思考に陥ってしまうと思います。
ハッと気がつくと、時間が過ぎていて開催スケジュールに取り返せない位の遅れが生じてしまう可能性があします。しかし、今回はニューズベースさんに時間管理や進行管理をしてもらったので、全体として致命的なミスなどがない円滑なカンファレンスが開催できたと思います。
ニューズベースさんの進行管理は準備段階でも開催日でも非常に役立ちました。イベント全体を俯瞰して見る余裕が生まれたと思います。
詳細はこちら
5-3エクイニクス・ジャパン
主催企業概要：
Equinix, Inc.(Nasdaq：EQIX)は、世界で最も相互接続密度の高いデータセンターにおいて、世界中のトップ企業をそのお客様、従業員、パートナーに接続しています。世界5大陸、50以上の市場をつなぐデジタルビジネスのためのグローバルプラットフォームとして、企業の皆様があらゆる場所で、あらゆる人やモノとつながり、デジタル化された未来を実現していくことを支援しています。
イベント概要：
2019年7月19日に開催されましたインターコネクションフォーラム 2019は企業カンファレンスイベントで、今回で通算３回目を迎えられました。案件の発掘、自社サービスの紹介、クライアント様同士のネットワーキングを目的に毎年１回開催されています。
ご担当者の声：イベント課題
業務負荷軽減のためにカンファレンス運営を外注
カンファレンスの開催が近づいていくと、担当者は些末な準備作業に忙殺され業務負荷が増えてしまいます。運営の対応以外にも、コア業務として通常の業務もありますので、緊急に対応しなければならない案件が重なってしまうと、当日の運営にも支障が出てしまう恐れがありました。
また、会社やカンファレンスの規模が大きくなり、それに伴って業務量が必然的に増えてしまっていたので、イベント専門会社のサポートが欲しいと考えました。
ご担当者の声：ニューズベースのソリューション
社内スタッフだけで運営をすると、どうしてもイベントの当日に抜け漏れが発生してしまったり、緊急事態が発生してしまった場合には、事態の対応に追われてしまいます。
今回の業務委託で、当日の運営に余裕が生まれました。本来の目的である大切なお客様とのコミュニケーションなどの重要なタスクに集中して対応することができました。
ご担当者の声：ニューズベースの良かった点
こちらの要望をお伝えしてから対応してくれるまでのスピード感やコミュニケーション頻度が良かったです。
カンファレンス運営は、スケジュールが差し迫っていくにしたがって、企画や内容が固まり、お願いしたい事は変わっていきます。そのたびに、こちらの細かな要望にも臨機応変に対応して頂きました。
ご担当者の声：改善できた点
当日は、担当者が対応するべきタスクに対して対処ができない場面がありました。社内で緊急にブリーフィングをしなくてはならず、当初の予定よりカンファレンス会場への到着が遅れてしまいました。その際には、先を読んで動いて頂いてタスクを代わりに処理して頂きました。この件は非常に助かりました。
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6.イベント会社を選定するポイント
ここまでお読み下さってありがとうございます。
あなたの組織においてカンファレンスのノウハウや実績が乏しい際は、運営のサポートとしてイベント会社に業務委託することで満足度の高いカンファレンスを開催することが可能になります。
イベント会社への運営のアウトそーングをご検討の際には以下の選定ポイントを参考にどうぞ。
業者の選び方：業者を選ぶポイントは次の5つに集約されます。
・カンファレンスの成功事例及びノウハウが蓄積されているか
・目的や成果など、求めていることに対するヒアリングやニーズの把握が行われるか
・質の高い効果測定の手法を心得ているか
・予算に見合ったコストを提示してくれているか
・開催目的を理解し、それに沿った企画立案がされているか
まとめ
最後までお読み頂きましてありがとうございます。
自社で開催するカンファレンスは、マーティング施策として非常に有効な施策でありツールです。本記事を参考にしていただくことであなたのカンファレンス運営についてお役に立てれば幸いです。
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