【脱残業note3/5】コミュニケーションが苦手でも大丈夫！業務がはかどる会話術

「また残業か……」
「今日も報告のやり直しか……」
「会議が長すぎて本来の仕事ができない……」

こんな悩みを抱えている方は少なくないでしょう。

ぼくは41歳のIT企業プレイングマネージャーです。
社会人経験20年の中で、残業の原因は「コミュニケーションの非効率さ」に起因していることに気づきました。

ぼくは普段SNSで「伝え方」の発信をしています。
コミュニケーション発信をしているぼくが言うのも変ですが、

「業務において余剰なコミュニケーションは不要」です。

そのままでは、いつまで経っても残業沼から抜け出せません。

この記事を読めば、あなたも明日から実践できる具体的な方法が見つかるはず。
どうぞ5分ほどお付き合いください。

・執筆者はるゆきについて

今回は「脱残業note5部作」の3本目です。
発信スケジュールとタイトルはこちらです。

① 11月2日

② 11月9日

③ 11月16日　★本記事です
コミュニケーションが苦手でも大丈夫！業務がはかどる会話術

④ 11月23日
なぜ残業がなくならない？本音で語る原因と解決策

⑤ 12月1日
トップ0.5%社員が密かに実践する「禁断の時間術」
※解説動画付き

それでは記事をお楽しみください。

1. 会話する前に要件を先出しする

こんな会話、よくありませんか？

・状況
A：（突然電話して）「すみません、ちょっとお時間いいですか？」
B：「あ、はい。どうされましたか？」
A：「仕様について確認したいことがあって…」
B：「具体的にどの部分でしょうか？」
A：「えーと、そうですね…（資料を探しながら説明）〇〇についてはどうなっていますか？」
B：「う～ん。それは即答できないです。ちょっと待ってください（資料を探して説明）」

・結果
30分以上通話。
意思疎通ができず再度の打ち合わせが必要になる。
お互いのスケジュールの中断。

こんな会話、ありますよね。
これらが積み重なると「残業」になるわけです。

ではどうしたら良いか。
AさんはBさんに、事前にチャット（メール）すると良いです。
例えばこんな感じ。

・A→Bへチャット
本日の午後、10分ほどお電話できますか？
仕様について3点確認させてください。
① 仕様～～について
② 仕様～～について 
③ 仕様～～について 
ご都合よろしい時間帯を指定ください。

事前に要件を先出しすると、Bさんは回答を準備した状態で会話できます。
会話が無駄に長引くことが無くなります。

相手に回答の準備をさせるのはとても大切です。
こういった配慮が必要ですよね。

今回のケースの場合、チャット（メール）のやりとりだけで解決できるかもしれません。
そもそも会話の時間を取らなくて済む、ということです。

お互いスムーズに仕事が進みます。

ポイント
・要件は先に出す

2. アジェンダを共有しながら会話する

こんなケースもよくあります。

・状況
A：「〇〇〇の件どうしましょうか」
B：「それはそうだけど、そもそも△△△について考えないといけないよね」
A：「ええ、おっしゃる通りですが、今日は〇〇〇の件を話し合いたいのですが」
C：「◆◆◆について来週までに決めないといけないよね」
A：「はい。それは別で会議設定していますので」
D：「そもそも会議の量を減らしたいよね。前職では会議をするときに…（演説がつづく）」
A：「……」

・結果
会議予定30分だったはずが90分に。
結局何も決まらず。

思い当たる方、いらっしゃいますよね？
こういったコミュニケーション、多くの会社で行われていると思います。

テーマが横道にずれてしまっています。
軌道修正しようとしても難しい状況。
どうしたら良いでしょうか？

完全に防ぐのは難しそうですが、このような方法があります。

・アジェンダをその場で共有しながら会話をする

今回の例でいうと、まず、Aさんはこう伝えます。
A「今日は〇〇〇の件、次のアクションを決めます。他の議題は本日の会議では扱いません」

そう伝えたら、会議のアジェンダをプロジェクター等で表示します。
リモート会議なら、アジェンダを画面共有します。

もちろんアジェンダには、終了時間をしっかり書いておきます。
参加者が常にアジェンダを見ていると、意外と、アジェンダ以外のことへ話がずれていかないものです。

ちょっとした工夫で会議が長びくのを防げたりもします。

ポイント
・アジェンダを共有しながら会話する

3. メールで済むことを言葉で伝えない

さっそく具体例で考えます。

・状況
A：「すいません、今よろしいですか？」
B：「あ、ごめん。ちょっと今忙しいのだけど」
A：「分かりました。では後ほど」
その後
A：「あのすいません」
B：「ああ、ごめん。もう少し待ってもらって良い」
A：「分かりました」
その後
B：「ごめんね。何だったかな？」
A：「〇〇商事へのアポ日程が〇月〇日〇時になりました」
B：「……（それだけ？？）」

この報告、メール（チャット）で伝えれば良いですよね。

会話を試みる→会話できない→会話を試みる→会話できない…
このやりとりは、無くても良いはず。
お互い時間の無駄です。

AさんはBさんにメールでアポ日時を報告すれば済みます。
しかも、メール（チャット）だと証跡が残るので、認識間違いも生まれづらい。

会話したほうが丁寧、という文化があるのでしょうか。
お互いにとって非効率なので、こういったコミュニケ―ションは止めましょう。

余談ですが、昔。

取引先へFAXを送った後に、送り先に電話をして「さきほどFAXを送りましたのでご確認ください」と伝えなさい。

そのように「研修」で習いました。
今考えるとゾッとしますね。

ポイント
・メールで済むことを言葉で伝えない

4. チャットはスタンプでOKとする

チャットで業務を進める会社、多いですよね。
ぼくの会社もかなり使います。

Teams、Slack、Chatworkあたりが多いですかね。
チャットグループでコミュニケーションをとることもあると思います。

・状況
例えば「7人」のグループチャットがあるとします。

A→全員「報告書を更新しておいてください」
B「かしこまりました」
C「かしこまりました」
D「かしこまりました」
E「かしこまりました」
F「かしこまりました」
G「かしこまりました」

メッセージのラッシュです。
通知オンにしている人は、もう大変。
さらにその後こうなるわけです。

B「更新しました」
C「更新しました」
D「更新しました」
E「更新しました」
F「更新しました」
G「更新しました」

もうね、これ、止めましょう。
こうすればOKです。

A→全員「報告書を更新し、完了したら✅のスタンプを押してください」

これで大丈夫。
Aさんは、誰がスタンプを押したか分かります。
対応が遅れている人が居たら催促できます。

部下の立場からすると、スタンプ報告で失礼に当たらないか、迷うと思います。
なので、上司から率先して「スタンプでOK」と伝えましょう。

あとは、メンション。
メンションする際、ご丁寧に「役職」や「さん」をつけると、入力する時間がかかります。
お客さんとのコミュニケーションならまだしも、社内ならつけなくて良いと思います。

これを決定できるのは、会社の上層部のみです。

メンションに「役職」や「さん」をつけない。
そんなルール、御社でも採用してみませんか？

すぐ出来ます。
効果は絶大です。
やらない手は無いです。

ポイント
・チャットのやりとりは簡素でOKなルールにする

5. 親睦を深めるのは休憩中と業務後

だいぶドライなお話が多くなりました。
しかし、コミュニケーションをとることは非常に大切と考えています。

いつ親睦を深めれば良いのでしょうか？
それは、休憩中と業務後だと思います。

仕事中は不要な雑談、余剰なコミュニケーションを無くしましょう。

ぼくは会社のメンバーと飲みにいくことがあります。
その際には、仕事の話を抜きにして楽しくお話をします。
もちろん仕事の話もOKなのですが、ポジティブな話のみにします。

ぼくは日頃から20代の子たちと仕事をしています。
飲み会で彼らから嫌われる話題は以下です。

・過去の自慢話
・ヤンチャな武勇伝
・ダメ出し
・愚痴
・陰口

逆に好まれる話題は以下です。

・笑える失敗談
・意外な趣味
・マンガ、アニメ

そして、最も好まれるスタンスは

・自分は喋りすぎない
・8割がた相手に話させる

コミュニケーションが苦手な方も大丈夫。
自分が面白い話をしようとするのではなく、相手に話させるようにしましょう。

ポイント
・親睦を深めるのは休憩中と業務後

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回の記事をまとめます。

まとめ
・要件は先に出す
・アジェンダを共有しながら会話する
・メールで済むことを言葉で伝えない
・チャットのやりとりは簡素でOKなルールにする
・親睦を深めるのは休憩中と業務後

次回は、それでも残業が無くならない理由を「心理的な側面」から解説します。
どうぞお楽しみに。

個別相談はこちら

時短術について、はるゆきに個別相談したい方は以下の「はるゆき戦略相談室」からお願いします。

最後までありがとうございます。
お願いが3つあります。

① 記事が面白かった方は「スキ」
② 今後の記事も期待する方は「フォロー」
③ 記事の感想を「Xでシェア」お願いします。
※ シェアする際、メンション（@haruyuki031)を
　文中に入れてください。
　いいね、リポスト、コメント返しいたします。

次の記事もぜひお楽しみに！

はるゆき

次回はこちら