【脱残業note1/5】毎日定時あがりする現役IT管理職が実践する13の時短術（前編）
「残業が嫌だ！でも、無くしたいけど無くせない」
そんな会社員のあなた、最後までお読みください。
きっと解決の糸口が見つかるはず。
ぼくはIT企業で働くセールスのプレイングマネージャーです。
管理職って「忙しい、残業だらけ、休日出勤が多い」と思われがち。
しかしぼくは、毎日定時あがりです。
休日出勤はありません。
ぼくは無駄なことが好きではありません。
できるだけ効率的に仕事をして定時で上がります。
もちろん、成果は人並み以上に出します。
歴代最高のセールス記録を持っており、セールスエキスパートという特殊称号を与えられています。
仕事が終わったら家族のアレコレをします。
例えば息子スイミングの送り迎えをしたり。
（週7回！）
発信者としての活動も注力できています。
X、Voicy、Threadsは基本毎日発信。
Zoomでフォロワーさんのお悩み相談にのったりもします。
コンテンツも作ります。
KADOKAWAから書籍を出版したり、こうやって、あなたへ向けてnoteを書いたりもします。
※ 活動にご興味あるかたはこちらを↓
では、昔から定時上がりだったか？
いいえ、違います。
正直、昔のIT業界はひどいものでした。
月の残業時間は100時間越え。
終礼のあいさつは「今日もお疲れ様でした」ではなく「引き続きがんばりましょう」でした。
会議が休日に行われるのも普通。
徹夜することもあり。
会社に寝袋がありました。
※ IT業界、今はホワイトですよ。
こういった昔話をすると、ぼくと同年代以上の方はこう言いがち。
「あのときの経験があったから今がある。今の若者も同じ経験をすべき」
ぼくはまったくそう思わない。
負の歴史は繰り返してはならないのです。
残業だらけの苦い想い出から、できるだけ効率化することに注力してきました。
ぼくは本業で、大企業の業務効率化支援もしています。
そんなぼくが考える「残業を無くす方法」
5回に分けてお届けします。
題して【脱残業note5部作】
発信スケジュールとタイトルは、
① 11月2日 ★本記事
毎日定時あがりする現役IT管理職が実践する13の時短術（前編）
② 11月9日
毎日定時あがりする現役IT管理職が実践する13の時短術（後編）
③ 11月16日
コミュニケーションが苦手でも大丈夫！業務がはかどる会話術
④ 11月23日
なぜ残業がなくならない？本音で語る原因と解決策
⑤ 12月1日
トップ0.5%社員が密かに実践する「禁断の時間術」
※解説動画付き
シリーズ1回～4回は無料、第5回は有料記事です。
実は第5回「禁断の時間術」の内容は、以前Voicyの有料放送でお届けしました。
「禁断の」と銘打っているぐらいなので、かなり生々しい本音をお届けしました。
とても好評でした。
note版では、単に文字起こしするだけでなく、バージョンアップさせた内容をお届けします。
12月1日をどうぞお楽しみに。
では、本題にうつります。
毎日定時あがりする現役IT管理職が実践する13の時短術（前編）
今回は13の時短術のうち「1～7」をご紹介します。
ぜひお役に立つと嬉しいです。
1. 不要な仕事を無くす
今行っている仕事、本当に必要ですか？
ちょっと立ち止まって見なおしてみましょう。
物事を効率化するとき、まずは「止めることを決める」のです。
「何かを始める」のではなく、「何かを止める」のです。
足し算ではなく、引き算からスタートします。
両手に荷物を持っていたら、他の荷物を持てないですよね。
まずは手放すことを見つけます。
例えば、定例で行われる会議。
本当に必要でしょうか？
案外、資料を共有するだけで済みませんか？
試しに定例会議を止めてみましょう。
おそらく悪影響にならないはず。
さらに資料共有するときの「資料」
見映えにこだわりすぎてませんか？
例えば、Excelのセルの色はどうしよう。
線の種類は点線？二重線？
社内資料であれば、そこまでこだわらなくて大丈夫です。
目的が伝わればOK。
「資料」というと、その資料は一から作っていませんか？
前回資料を流用し中身を変えるほうが効率的です。
このような視点で、まずは不要な仕事を無くしましょう。
ポイント
・止めることを決める
2. 段取りを整理する
例えば、会議で考えてみましょう。
会議をするとき、事前に議題を参加者へ展開していますか？
これをしないと、参加者は当日に意見を考えることになります。
会議が長引きそうですね。
そこで段取りを考えます。
会議であれば、事前に議題を参加者へ展開し、共有ファイル等に各自の意見を書かせましょう。
参加者各位の意見を認識したうえで会議に臨むわけです。
実りある会議になりそうです。
会議時間もグッと短くなります。
もしかすると会議をしなくて済むかもしれません。
このように、段取りを考えるのです。
今行っている仕事を見なおしましょう。
段取りを変えるだけでより効率化できませんか？
ポイント
・段取りを見なおす
3. システム化する
「システム」というと難しい印象です。
しかしそこまで構えなくて大丈夫です。
まずは身近なところから見直します。
例えば、毎日使っているExcelファイル。
同じような処理をしていませんか？
マクロを使うと自動化できますよ。
社内のIT得意な方（情シス）や、システム会社に相談してみてください。
ほかにこんなこともできます。
基幹システムからデータをダウンロードし、必要な情報を別システムに「人手でコピペ」する。
これらを毎日何時間も行っている人、心の中で、正直に手をあげてください。
ありがとうございます。
あなたは悪くありません。
業務改善しない組織に問題があります。
これはRPAというツールを使うと自動化できます。
RPAは無料から使えます。
マイクロソフトのこちらなどおすすめです。
クラウドアプリ間の業務自動化なら、iPaaS（アイパース）と呼ばれるツール類がおすすめです。
会社の環境によりますが、MS365環境ならPower Automateが良いですね。
Google環境ならGAS（Google Apps Script）という技術を使うと自動化できます。
他には、こちらを試すのも良いと思います。
少しITのお話が多くなりました。
例えば、業務マニュアルを整理する。
これも一つのシステム化です。
要は「仕組み化」しましょう、というお話です。
こんな流れです。
① 面倒な仕事を一覧表にする
② それぞれ工数がどれくらい掛かっているか書く
③ 工数が多い仕事から効率化できるか検討する
効率化するためにITが必要であれば、プロに依頼するなりして、自動化しましょう。
しかし、ITが不要なことも多々あると思います。
オペレーションを見なおしたり、マニュアルを整備したりで、効率化できる事もあります。
まずは自分や自分のチームで出来ることからはじめましょう。
ポイント
・面倒な仕事は仕組み化する
なお、マニュアル化についてはこちらで詳しく解説しています。
4. ショートカットキーを覚える
結論、ショートカットキーを覚えましょう。
業務スピードが段違いに変わります。
しかし覚えるのが苦手な方多いですよね。
そこで、例えば、毎朝3つだけ新しいショートカットキーを覚えてみてはいかがでしょうか？
出勤したら必ず3つだけ試してみる、という習慣を作るのです。
習慣化できると覚えていきます。
ショートカットキー一覧は、ネット検索してみてください。
いくらでも出てきます。
それらを愚直にコツコツと覚えていきましょう。
ショートカットキーを覚えると時間が生まれます。
ポイント
・ショートカットキー習得時間を習慣に組みこむ
5. 先送り癖をなくす
先送りはいけない。
誰しもが分かっていますよね。
おすすめは、タスク管理表を使うことです。
ツールは何でもOK。
Notion、Evernote、紙の手帳でも良いです。
新しいタスクが入ったら、まずは管理表に書きます。
そして考えるのです。
先送りしたらマズいことは何なのか？
大抵、先送りするとトラブることって決まっています。
何でしょうか？
それは「人に依頼、相談すること」
上司から怒られる理由って決まってますよね。
「なぜ早く相談しないのか！」
他部署からクレーム付けられる理由も決まってる。
「なぜもっと早く依頼しないのか！」
タスクをタスク表で整理する際、先送りしたらマズいことを考えましょう。
このとき「他者の立場にたつ」わけです。
そうしないと想像できません。
先送りして他者に迷惑をかける人、だいたい、決まっていますよね。
いつも同じ人です。
厳しい言い方ですが、そんなタイプは、他者の立場への想像力が欠けている。
そう言わざるをえません。
タスク管理表を使い、先送りを無くしましょう。
ポイント
・タスク管理表を使う
6. 集中力の使い方を工夫する
あなたが、最もパフォーマンスを出せる時間はいつですか？
人によって違うかもしれませんね。
ぼくの場合、朝が最も頭が働きます。
なので、大切な仕事はできるだけ朝に寄せます。
朝はほとんど休憩しなくても作業がはかどります。
思考スピードがアップします。
難しい問題の対処法は朝考えます。
夜考えるといけないですね。
疲れからか思考がネガティブになってしまいます。
昼になると、少し集中力が落ちてきます。
朝に比べて作業スピードが落ち、思考スピードも遅くなります。
そんなときは、軽くストレッチしたり、散歩したりします。
するとリフレッシュして、集中力が増します。
これらは、ぼくの場合、です。
あなた自身が集中できる時間を知り、それに合わせて仕事の順序を調整しましょう。
ポイント
・自分が集中できる時間に合わせた仕事をする
7. コミュニケーションを見なおす
例えば、メールやチャットで考えてみましょう。
ぼくはIT企業で働いており、メールやチャットでのやり取りが非常に多いです。
考えるべきなのは「即レス」
即レスは基本的に大切ですが、いつも即レスしていると自分の作業が滞ります。
急ぎの要件ならまだしも、そうでなければ、まとめて返信する時間を作ってはいかがでしょうか。
残業が多い人って、こんな感じですよね。
作業Aをやる
チャットが入る
作業Aを止めてチャット返答文をつくる
メールが入る
チャット文作成を止めてメール返答文をつくる
同僚から話しかけられ会話する
作業Aにもどる
あ、チャット返してなかった
メールも返さないと
パニック
仕事終わらない
残業
解決法はこうです
作業Aをやる
チャット、メールが来ても返答は後
同僚から話しかけられ会話する
作業Aにもどる
作業Aが終わったらチャットとメール返答する
落ち着いて仕事できる
定時上がり
結論、メールやチャットはまとめて返信しましょう。
ポイント
・コミュニケーションも段取りを考える
まとめ
いかがでしょうか。
本日は前編です。
13の時短術のうち「1～7」をご紹介しました。
ポイントをまとめます。
ポイント
1. 止めることを決める
2. 段取りを見なおす
3. 面倒な仕事は仕組み化する
4. ショートカットキー習得時間を習慣に組みこむ
5. タスク管理表を使う
6. 自分が集中できる時間に合わせた仕事をする
7. コミュニケーションも段取りを考える
次回は生成AIなどもご紹介します。
後編もどうぞお楽しみに。
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はるゆき
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