【脱残業note4/5】なぜ残業がなくならない？本音で語る原因と解決策

残業を無くしたい。
おそらく誰もがそう思います。

しかし無くせない。
なぜか？
今回は「心理的な側面」から考えます。

さらに「組織としての解決策」も述べます。
※ 個人の解決策は過去記事をお読みください。

【脱残業note5部作】
今回は「4/5本目」です。

ぼくはIT企業のセールスマネージャーです。
昔は残業だらけだったり…
ブラックな働き方も経験しました。

今は毎日定時上がりです。
もちろんしっかりと成果を出しています。

本業では、様々なクライアントの業務効率化（DX化）をしています。
※ ぼくの詳細はこちらを↓

脱残業note5部作のうち、1本目～4本目は無料記事、5本目は有料記事です。
発信スケジュールとタイトルはこちらです。

① 11月2日

② 11月9日

③ 11月16日

④ 11月23日　★本記事です
なぜ残業がなくならない？本音で語る原因と解決策

⑤ 12月1日
トップ0.5%社員が密かに実践する「禁断の時間術」
※解説動画付き

それでは、記事をお楽しみください。

1. 正直、こんな気持ちありませんか？

1-1. 完璧を求めすぎる

完璧主義な人ほど残業時間が多くなりがちです。
こだわらなくて良い所にこだわってしまったり…。

例えば議事録。

議事録って基本的に社内で閲覧するだけなので、体裁を整えすぎなくて大丈夫です。
フォントサイズや、ドキュメントの余白調整とか、そこまでこだわらなくてOKです。

例えばメール返信文。

「この書き方だと相手は気分を害さないかな」
気をつかいすぎてメール1本作るのに30分以上かかる…。
優しいタイプほどありがちです。

例えば依頼への対応。

お客様から金曜日の終業直前に質問が来る。
「すぐに返さなきゃ」と思い、返答文を作成する。

お客様はその日のうちの返答を求めていますか？
月曜日に対応でも良いのでは？

もちろん、仕事では完璧を目指さなくてはいけない場面もあります。

でも、すべてに完璧を求めると、メンタルやられちゃいますよ。
抜くときは抜きましょう。
メリハリをつけましょう。

完璧を求める場面と、手抜きして良い場面を、見極めましょう。

ちなみに、サッカーのメッシ選手。
超一流の選手ですよね。

しかし実は、試合中に全力疾走している時間が少ないらしいです。

ここぞという時にトップギアで走り、得点を決め、世界トップのストライカーになっているわけです。

ぼく達の仕事においても、メッシのような働き方が参考になると思います。

1-2. 周りからの評価が気になる

「残業しないと周りから変な目で見られる」
そう思っていませんか？

「残業が美徳だ！」という風土の会社にありがちです。

たしかに、周りが残業ばかりだと、1人だけ定時上がりするのは気が引けます。
ぼくがそのような環境に居たとしたとしても、周りの目を気にしてしまいそうです。

ぼくは「周りを気にせず定時上がりせよ！」と言うつもりはありません。
和を重んじる会社が多いので、実際、厳しいと思います。

これはもう、組織として風土を変えなくてはいけません。
※ 後述します。

組織が風土を変える気が無ければ、残念ながら、その会社で残業を無くすのは難しいと思います。

残業時間に我慢ができないのであれば、転職を視野に入れるのが現実的です。

個人（雇われる側）の力で組織の文化を変えるのは、実際難しいです。

よくテレビドラマなどで主人公が組織を変える的なシーンがありますが、これはフィクションの話であり、実際には厳しいと思います。

※ なのでドラマとして成り立ちます

1-3. 自分が頑張らなくてはいけない

残業の原因が、単純に「業務量の多さ」だったとします。

その仕事、すべてあなたが抱えなくてはいけないと思っていませんか？

ぜひ周りに頼ってみてください。
上司や同僚に相談してみてください。

案外、相談したら簡単に解決したりします。
「仕事量が多い。自分がやらないといけない」
そう思い込まないで下さい。

上司に相談したら、あっけなく「そうか。じゃあ〇〇君をサポートにつけよう」となったり

「人を採用しよう」「外部企業に委託しよう」「システム化しよう」となったりもします。

さらに「そんなに忙しい状態だったら、もっと早く言ってよ」と言われることもあるかも。

周りはあなたのことを見ているようで見ていないかもしれません。

警報は自分からあげたほうが良いです。

1-4. 残業すると頑張った感を得られる

正直、昔のぼくはこの状態でした。

同僚と「残業時間自慢」をしたものです。

「先月は残業〇時間だった」
「俺の方が多いよ。〇時間だった」
「いや俺は去年末は〇時間だった」

いや～。恐ろしい。
当時はこんな会話が普通でした。

残業すると頑張った感を得られます。

誰も居ないオフィスで仕事する、休日出社して仕事する、終電無くなったら寝袋で寝る…。

これらに対し「俺頑張ってるな～」なんて満足感を得ていました。

心当たりある方、いらっしゃいますか？
特に、ぼくと同年代以上（40代以上）の方に多いのでは？

残業時間自慢は、今の時代に合いません。
できるだけ短い時間で最大限の成果を出すべきです。

残業時間は、自慢するものではありません。

1-5. 効率よく仕事する自信がない

「私は段取り悪いから…」

そう思い込んでしまい、工夫するのをやめてしまう。
すると、いつまでも残業沼から抜け出せません。

個人で工夫できること、たくさんあります。
具体的には過去記事をお読みください。

少し根性論を語ります。

創意工夫をやめて現状維持の道を選ぶとします。
しかし現状維持って、実は退化です。
周りは進歩しているので、相対的に見て、退化です。

あなたは退化したいですか？
創意工夫を続けましょう。

1-6. 家より会社のほうが居心地よい

ぼくは様々なビジネスパーソンを見てきました。

残業が多い人のなかで、どう見ても「家に帰りたくないだけじゃないか？」と見受けられる方もいました。

終業後に若手を捕まえてずっと雑談をしたり…
すぐ終わる仕事をノロノロ進めて残業をしたり…

臨んで残業しているように見られる方もいました。

残業代を稼ぎたいのか…？
いやしかし、管理職だから残業代が出ない立場だし…

組織においては、特に、上層部にこのような人が居たりします。

はやく帰りましょう。

どんな事情があるか知りませんが、あなたが帰らないと、周りも帰れません。

残業することが前提の組織になります。

するとメンバーは、残業時間の仕事を確保するために、日中の仕事をダラダラ先延ばしするようになります。

こんな悪循環を断ち切れるのは、上層部です。

2. 組織としての具体策

残業を無くしたいけど無くせない。
心理的な側面で考えてきました。

では、どうすれば良いか。
「組織としての」具体策を考えます。

2-1. 原因を追究する

残業が多くなっている原因は何でしょうか？

根本原因を探してみましょう。

例えば「受注をする」という一つの業務だけでも、様々な原因が想像できます。

・受注量に対して人員が足りない
・受注情報を営業マンが複数システムに手入力している
・入力ミスが発生して手直しをしている
・クロスチェックする工数が多い
・受注管理システムが自動化されていない
・受注情報を仕入れ担当がリアルタイムで確認できない

こういった根本原因を解決しないと、いくら声高に「残業を無くせ」と現場に伝えても、「いやしかし残業を無くせる状態じゃない」と反発をされます。

まずは残業の原因を探りましょう。

2-2. 成果で評価する

評価軸も見なおしてみましょう。
評価軸が「稼働時間」になっていませんか？

時間で評価すると、長い時間働いた人が高評価になります。
業務を効率化して、短時間で終わらせられる人が低評価になります。

これではいつまで経っても残業は減りません。
生産性は上がりません。

時間ではなく、成果で評価するようにしましょう。

成果主義の導入。

言うのは簡単ですが、すぐにできることではありません。
特に社歴の長い会社ほど、評価制度を変えるのは大変です。

評価制度自体を根本から変えるのは大変なので、例えば、表彰をするなども良いと思います。

要は、短時間で大きな成果を出した人が、評価をされるような制度をつくるということです。

2-3. 上司から変わる

組織の風土を作るのは上層部です。

まずは上層部に対して「働き方改革の研修」を行ってみてはいかがでしょうか。

今の時代、長時間労働は悪という認識が浸透しています。

しかし昔ながらの「長時間度労働が美徳」という考え方の管理職がいると、組織全体がそのような風土になってしまいます。

管理職向けの働き方改革の研修を通じて、世の中の流れ、長時間労働に対しての負の認識を持たせるのは有効です。

まずは上層部の考え方を変えていく、ということです。

2-4. 定期的な研修を設ける

時間管理について、定期的な研修を設けるのもひとつです。

1回だけの研修では定着しないものです。
初回は集合研修、2回目以降は3か月に1回動画研修などと、定着するような仕組みを作ると良いです。

また、研修というと外部研修をイメージされがちですが、まずは内部で実施するのも良いと思います。

社内で時間管理がうまい人に講師になってもらい、研修を行うのも有効でしょう。
（もちろん講師担当にはしっかりインセンティブを付与）

定期的な啓蒙活動は効果が高いです。
コツコツと、残業＝悪という文化をつくっていくべきです。

2-5. 残業時間の見える化をする

若干、粗療法ですが

例えば、幹部が集まる会議などで、残業時間が高くなっている人を提示するのも良いです。

「～～部の～～さんは残業時間が～～時間です。管理をお願いします」

このように部門長へ伝えるようにします。

さすがに個人名を挙げるのが厳しい場合は、

「～～部では残業時間が～～時間以上の方が～～名います。管理をお願いします」

などでも良いと思います。

つまり、組織として残業時間を管理するということです。

管理する責任があるのは「部門長」であることを明示します。
指摘されたくない部門長は、残業時間を減らす為に工夫をします。

責任者に責任があることを明示する。

組織運営で欠かせないと思います。

2-6. DX化を検討する

ここまでは、ITを活用しなくても出来ることを述べてきました。

ITで自動化できること、実は多々あります。

たとえば「2-1」で例に出した受注業務、これらは自動化できると思います。

システム会社に相談してみるのをおすすめします。

相談する際には、下記内容を渡すと精度の高い見積もりが出てくると思います。

・自動化したい業務の流れ（フロー図や動画があると尚良）
・どれくらいの頻度行う業務か
・現状どれくらい時間がかかっているか
・いつまでに自動化できると嬉しいか

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回は残業について「心理的な原因」と「組織としての解決策」を考えてみました。

端的にまとめると、

・残業は個人ではなく組織の問題である。
・残業美徳意識を改革する仕組みを組織がつくる。
・ITで自動化を実施する。

ぜひ取り入れられるところからやってみてください。

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はるゆき