育休明け前日「仕事復帰に向けた抱負」
育休中のHarryです。
本日で６週間の育休が終了し、仕事に復帰します。
正直に言うと、仕事復帰せずに我が子の成長を間近で常に見守り続けたい気持ちが強いですが、収入がなければ子育ても難しいのが現実です。
この育休期間中、生後3~4ヶ月の我が子の成長を日々見守ることができました。
初めてのハンドリガーディング、寝返り、両手で物を掴むようになる瞬間など、数々の「初めての〇〇」に立ち会うことができ、それが最高の幸せでした。
今後も初めてのお座りなど目白押しですが、仕事をしていると見逃すかもしれません….
そこで、家庭での時間をなるべく確保するために、仕事の業務効率化を図り、定時退社を心がけることに決めました。
以前に、これまでの仕事の経験と自分の仕事の流儀を以下の記事で振り返りました。
今回は、さらに仕事効率を上げ、早く帰宅するために、育休明けから実践したいことをまとめます。
1.メールチェックの効率化
(1)朝イチのメールチェックは件名のみ、5分以内
1日の中で最も集中力が高い時間帯は「朝」 です。
そのため、朝に高い集中力が必要な仕事を行うことが、一日のアウトプット量に大きな影響を与えます。
メールチェックは、集中力を必要としない仕事の一つですし、休憩時間にもできる作業です。
したがって、朝に長時間メールチェックに費やすのは、時間の無駄と言えます。
もちろん、緊急のメールがあることもあるでしょうが、全てのメールを朝に処理する必要はありません。
朝のメールチェックでは、件名のみサッと確認し、自分が返信しないと相手の仕事が停滞してしまうような、緊急性の高いメールのみ対応します。
それ以外のメールについては、出社後1時間か2時間、集中して仕事に取り組んだ後に休憩の一環として確認するようにします。
(2) メールチェックはまとめて行う
メールチェックの頻度は、3時間おきくらい、1日数回にまとめて処理するようにします。
おそらく多くの人が30分おきまたは15分おきにメールをチェックすることがありますが、これははっきり言って時間の無駄です。
特別な状況でない限り、1日に10回以上メールをチェックする必要はありません。
緊急であれば電話が掛かってくるはずです。
メールをまとめて処理することで、集中力を保ちながら仕事に取り組む時間を増やし、効率的な業務遂行が可能になります。
(3) メール返信は 「今」 終わらせる
不思議なことに、メールを多くチェックする人ほど、返信が遅くなりがちなんだそうです。
なので返信を後回しにするつもりなら、メールをチェックしないほうが良いでしょう。
なぜなら、後で返信しようと思った場合、メールを再度開いて読み直す必要があるため、結局2倍の時間を費やすことになります。
同じメールを二度開くのは非効率的です。
したがって、メールを開いたら、できる限り即座に返信してしまう習慣を身につけます。
これによって、メールの返信を先延ばしにせず、スムーズに業務を進めることができます。
(4) 確認メールを今すぐに送る
メールを送っても、返信までに 24 時間以上かかるようなら、 相手からは「返信が遅い」と感じられることがあります。
ただし、返信に時間がかかる理由として、熟慮や調査が必要な場合もあります。
その場合は、
「○日以内に詳細をお送りします」
「明日まで検討させてください」
「担当の者が戻り次第返信します」
といった返信を今すぐ送り、詳細を後日送ります。
メールの最大のデメリットは、相手が読んだかどうかわからないということ。
確認メールを送れば読んだことがわかり、先方の安心度がまったく違います。
まとめ：メールの上手な使い方
① 朝イチのメールチェックは件名のみ、5分以内
② メールチェックはまとめて
③ メール返信は 「今」
④ すぐに返事できないものは、今すぐに確認メール
2.仕事を円滑に進める潤滑油：日々の雑談
良好な人間関係を築くために、ちょっとした会話をすることを意識。
「週末どこか行きました？」「今日も暑いですね」など、常日頃からコミュニケーションを取ることで、良好な人間関係を構築、よって仕事のスムーズな進行が可能です。
それに社内に友達を沢山作ることで、仕事の効率化と楽しい交流が両立し一石二鳥！
心理学的にも人間関係を深めるための雑談は内容より回数の方が重要なんだそうです。
3.会議で自分の意見を通す心理学的工夫
自分の意見を通す心理学的工夫：議論で最初に発言する
心理学実験によると、議論の流れは「最初に発言された意見」に大きく影響されるそうです。
最初に自分の意見をズバッと述べるだけで、議論が有利に進められます。
会議で率先して発言する人は少ないので、実は簡単に最初に発言できるかもしれません。
4.自己成長と客観評価につながる素直な謝罪の重要性
素直に謝ることで、周囲からの評価も高まり、自己成長も加速します。
逆に謝らない姿勢はフィードバックのサイクルを妨げ、同じ過ちを繰り返す傾向に。
謝罪は自己成長の糧であり、評価を高めるものであることを理解し、積極的な姿勢で謝るように心掛けています。
5.説明には写真や図を積極的に用いる
視覚情報の処理速度は文字情報の6万倍だそうです。
文字情報だけで伝えるよりも、視覚情報を併用したほうが、情報伝
達するうえで圧倒的に有利です。
人に納得してもらうのに、 絵や図を描いてビジュアル的に説明するのは必須の方法といえます。
手書きでも良いので説明したい事柄を、図にして説明します。
さいごに
今回、列記したことは今までできていなかったことなので、少しずつ改善していきます。
また、育休中に妻から叱られたことの根本原因は「Youの視点」相手の立場で物事を考え、相手を楽にしてあげたいと思考を巡らせることができていないことに起因したことばかりでした。
反省するとともに、家庭でも仕事でもYouの視点を持てるよう意識していきます。