フルリモートで採用活動！実際に使っているおすすめツールとoVice流の使い方
こんにちは！oVice HRチームの村上ハナです！
これまで当たり前の様にオフィスへ訪問して対面で行っていた採用面接も、今やオンラインで行うことが主流になってきましたね。oViceはフルリモートワークを導入していることもあり、採用面接に関しても最初から最後までオンラインで完結しています。
今回は約１年間フルリモート下の採用担当として動いてきた中で、実際に活用してみて個人的に「本当に便利！ぜひおすすめしたい！」と思った「無料から使えるツールとその使い方」をご紹介できればと思います。
oViceでのツール選びの基準
それぞれのツールの紹介をする前に、そもそもどんな基準で使用するサービスを選んでいるか？についてお話しをさせていただくと、重要なポイントは大きく２点、「セッティングの時間に対しどれだけ作業時間の短縮ができるのか？」「バイリンガルで使用できるか？（グローバルにメンバーが在籍しているため）」です。
皆様もすでに使っているツールもあるかと思いますので、oVice流の活用方法と併せてご紹介させていただきます！
１：日程調整の工数を削減 ー Spir ー
SpirはURLを共有するだけで社外の方と日程調整ができる「ビジネスカレンダーツール」です！３種類のスケジュールまで無料で登録・無制限で日程調整が可能なので、私はこんな３種類の日程調整URLを用意しています！
① 1時間：面談/打ち合わせ用
② 45分間：面談/打ち合わせ用
③ 30分間：面談/打ち合わせ用
ご応募くださった候補者の皆様には①、②のURLをお送りし面談や面接の調整をしています。スカウトを送付する際にもメッセージ内にURLを入れておくことで、スカウトメッセージに対してのお返事も「日程の調整をしました！」といった内容をいただくことがほとんどで、お会いするまでのメッセージのラリーを短縮できています！
（※媒体によってはスカウト文に日程調整URLを記載することを禁止している媒体もあるので、ご注意を）
２：組織図管理にも活用中 ー Miro ー
複数人で閲覧・編集ができるオンラインホワイトボードツール、Miro。oViceでは、ブレインストーミング時のホワイトボードとしての使用方法以外に、組織図管理ツールとしても使用しています。
現状在籍しているメンバーの組織図は人事管理ツールから確認できるものの、スタートアップという環境の性質上組織の変化も激しく、常に理想の組織形態はどんなものなのか？を社内で握り合える状態でいることが採用側面においてもとても重要な要素になると考えています。
赤/オレンジは採用が必要なポジションで、色ごとに採用緊急度を分けています。
Miroで作成する組織図では、配置する丸の色で採用の緊急度や現メンバー在籍ポジションが確認できるようになっており、3ヶ月後、半年後はこういった組織形態になっていたい！という情報を社内で共有できるようにしています。
Miro上で採用ポジションと求人を紐付けて置くことで、社内メンバーからのリファラル時や採用エージェントとのコミュニケーションもスムーズになります。
３：面談/面接ログの管理と共有 ー Notion ー
多くの企業様でも利用されているかと思いますが、oViceでは、社内情報の蓄積にはほとんどの場合でNotionを使っています！
採用フローにおいては、面談や面接のログテンプレートを用意しているため、面談前のログ準備もワンクリックで完了します！
テンプレートの中には、面談時によく聞かれる質問に対して、スムーズにご案内ができるようアシストできるような情報も盛り込まれています。
oViceのNotion大臣こと森園さん(@morizooo0825)がまとめた、「Notion活用術」では社内全体での活用方法もご紹介しているので、ぜひ興味のある方は併せてご覧ください！
４：リソース不足の解消にも活用できる ー Slackワークフロービルダー ー
使い方色々なワークフロービルダー！
oViceではもともと、新メンバーに向けたオンボーディングの一貫として、ワークフロービルダーを活した”セルフオンボーディングを実施していました。これは採用責任者の宮代さん(@ShunyaMiyashiro)がまだひとり人事だった時代、完全なるリソース不足の中で『伝えたい大切な情報だけど、どこにその情報があってどこまで確認して欲しいのか、新メンバーの一人ひとりにきちんと伝える時間がない・・・・！！！』という課題から生まれたシステムです。
入社初日でも必要な情報を正しいステップごとにキャッチアップできるよう、Slackのワークフロービルダーを使い、ミッションをコンプリートしていくような感覚で情報のキャッチアップをできるようにしていました。
現在はありがたいことにHRメンバーも増え、「ひとりで完結させるのではなく、コミュニケーションありきのオンボーディングが新メンバーの入社後のパフォーマンスを最大化させる」ということが分かってきたため、アップデートしたオンボーディングを実施しています。
ですが、会社のフェーズ・目的によってはワークフロービルダーが活躍すること間違いなし！なので、チーム内での日常的な承認フローなど色々な活用方法を考えてみるのもおすすめです！
５：業務自動化（コードがかけなくても大丈夫！）ー GAS ー
人事部で定期的に発生する契約書作成業務や、社内メンバーの一人ひとりのためにカスタマイズした辞令などの通知。（辞令を作った後に、それぞれのアドレス宛に添付してメール送付。といった業務が発生することもありますよね・・・）
それ、GASでワンクリックで完了させられます！！！！
「使えたら楽だと分かっていても、コードを書けないから諦めている・・・」という方がいらっしゃったら、どうか諦めないでください！！！
実はコードがかけなくとも、ネットで検索をすると「コピペで使えるコード」なんかも多く存在しているので（本当に感謝でしかない）、まずは簡単な自動化から始めてみることをおすすめします。
個人的には、同じ作業を3~5回以上繰り返すことが予想される場合は、自動化させてしまおう！といった感覚で、GASを使用しています！
▼実際に活用した、スプレッドシートの情報からドキュメントを作るGAS参考サイト：https://technical.verybestcbp.com/gasdocfromsp2/
番外編：採用メタバースとしての “oVice”
正直、自社サービスではありながらも「oViceがあれば採用業務がものすごい効率化されるじゃん！！」と本当に感じています！
効率化だけでなく、候補者体験としてのメリットもある！と考えています。
効率化の点でいうと・・・
面談用に個別のミーティングURLを用意しなくても大丈夫！
採用面談用のスペースを一つ用意すればOK。という部分はかなり助かっています。
先ほど紹介したSpirにスペースのURLを入れておけば、日程調整をする際に候補者にお送りするのはSpirのURLのみで、日程調整＋ミーティング準備が完了できてしまいます！HR以外のメンバーに面接の依頼をする際も、選考に関わるメンバーも「面接の時はこのスペースへいけばOK！」と認識しており、仮に予定通り面接がスタートしているか気になった場合もスペースを覗くことができるので、安心。
候補者体験の側面でいうと・・・
選考中に確認していただきたい資料をスペースに設置できる点もおすすめできるポイントです。
oViceでは「会社のイメージをより持っていただくためには、この資料を読んでもらえるといいな！」といった資料などの採用関連情報を、スペースの中に設置しています！
そうすることで、面談後に限らずスムーズに情報の案内ができ、様々な資料のURLをブックマークでまとめる必要もなくなります。
（面談前に余裕を持ってスペースに来てくださった方が、資料を見ながら待ってくださることも多いので、初めて会った瞬間から会話が生まれます！oViceの採用メタバースはこちら！▶︎https://ovice-recruiting-jp.ovice.in/）
それから、採用イベントの開催も楽チンなんです！
採用イベント用のレイアウトさえ用意しておけば、イベント開催時の事前準備や会場設営もたったの数分で完了します！
挙手や拍手などのリアクション機能もあるため、パネルディスカッション形式のイベントはもちろん、参加者を巻き込んだインタラクティブなコミュニケーションを取るイベントも開催可能です。
イベント開始10分前からでも十分に準備ができるので、本当に重宝しています。
そしてこれは自分自身の体験談であり、社内メンバーからのフィードバックでもありますが、オンラインでの会話なはずなのにオフィス訪問の感覚を味わえる！というのもoViceを活用した採用空間ならではであると考えています。
自分自身が候補者として面談をした際も「オンライン面談をした」というよりも「バーチャルオフィスへ訪問し、面談をした」という感覚に近いものであったことを、今でも鮮明に覚えています。
実際にoViceはフルリモートワークを導入しておりリアルなオフィスは存在していませんが、面談をするときのステップは、
１）バーチャルオフィスの受付エリアへお迎えに上がり、ご挨拶
２）会話をしながら会議室へ
３）面談開始
といったように、「入室したその瞬間から”オンライン面談スタート！”」というよりも、自然な会話の流れの中で面談をスタートすることができると考えています。
採用担当をされていて、「oViceを活用してみたい！」という方も、トライアルフォームから２週間無料でスペース利用ができますので、ぜひ気になった方がいらっしゃいましたらぜひお気軽にお声がけください！
まだまだ他にも、社内全体として取り組んでいる業務効率化施策もありますので、ぜひご興味のある方はMeetyでお気軽にお話しできればと思います！