問題解決には【５W１Hの思考法】を活用せよ！！
皆さん、おはようございます！！
木曜日は、日常の中で気づいたことや、普段の会話から得た小さな学びを振り返る日です！ 読者の皆さんと共有することで、新たな発見が生まれ、問題解決に繋がれば幸いです！ ぜひ最後までお付き合いください。
（文字数：2299文字程度 所要時間：約７分）
先日、私の働く施設で、正社員2名と補助担当職員の業務について話をしていました。
内容は、
「午後のおやつ時間の準備をするために、職員が午前中の超忙しい時間にキッチンで利用者に提供するコーヒーを準備し始め、ホールから離れてしまうのです。お風呂から出てきた利用者の整髪をしてほしいのですが、、、」
という、ごもっともな意見でした。
では、この問題を解決するためには？？？
５W１H思考法
問題解決において、物事を論理的、かつ、広く・深く考えることができ、ビジネスにおいて様々な問題解決を効率的に行うことのできるフレームワークです！6つの基本的な質問要素（When、Where、Who、Why、What、How）を用いて、状況や課題を包括的に分析する手法です！！
では、この問題において、まず考えるべきは・・・
「その時間でなければならないのか？」【When】
「その職員でなければならないのか？」【Who】
の、2点が容易に挙げられるのではないでしょうか？
では、ここからは、問題解決のために深掘りしましょう！
「その時間でなければならないのか？」【When】
コーヒーの準備は、様々な業務が混在する午前中ではなく、午後のおやつ前の時間に行えばよいのでは？という仮説を立てます。
そして、現状のスケジュールを見ていくと・・・
当該補助職員さんは、おやつ前の時間に全体体操を行ってくれています。そのため、補助職員さんからすると、「午後の時間にコーヒーの準備は難しい」。という結論に至りました。
では、次！！
「その職員でなければならないのか？」【Who】
この思考については、
①コーヒーの準備をする職員は、補助職員でなければならないか？
②午後の体操をする職員は、補助職員でなければならないか？
【Who】に対して、さらにこの2点が挙がりました。
①コーヒー準備は、誰がするべき？
この問題に関しては、他にも補助職員はいますが、年配である当該補助職員が最適である。と言う結論が出ました。勤務を組むうえでも、必ず配置しているラインであり、毎日2名の職員が入れ替わりで勤務してくれており、日ごとに配置の有無が変化しません。
②午後の体操は、誰がするべき？
この問題に関して、午後のスケジュールを見たときに、介護職員は排泄や臥床等の業務があり、補助職員がすべきとなります。他の補助職員も教えれば可能であるが、①でも挙げたように毎日のスケジュールに対して、他職員は配置の有無が存在していしまうため、こちらも毎日配置可能な当該補助職員が最適であろうと。
さて、上記理由から、【When】【Who】からの解決は難しいことがわかりました。
次に私が目を付けたのは・・・
どのように準備をするか【How】
現時点での、コーヒーの準備の仕方を分解。ここで注意する点は、しっかりと「午前の準備業務」と「午後のおやつ提供業務」に分けて考えること。
ここ、結構一緒に考えてしまう人が多いんです。
それぞれのフェーズは分けて考えるほうが良いですよ♪
では、まず午前準備業務。
①当日利用者全員分のコップを準備
②ブラックのみ・砂糖のみ・紅茶 などの特注利用者分を分ける
③インスタントコーヒーの粉を入れる
④砂糖・クリープを入れる
⑤テーブルごとのお盆に上記まで準備したカップを乗せ、終了。
こんな感じの準備段階になりました。
ここで、明らかに時間のかかっている業務は、②③④です。
②については、利用者それぞれの嗜好もあるので、今回はこのまま通します。
では、問題は③④のカップそれぞれに一つ一つ計量スプーンを使用して、入れている作業。ここに着目！
次に午後おやつ提供業務
1⃣準備されたお盆をテーブルに出す
2⃣やかんで準備したお湯を各コップに注ぐ
3⃣お湯をすべて注ぎ終わったら、混ぜる
4⃣各テーブルに配る（配るのはその他職員）
という流れになります。
ここでは2⃣の各コップに注ぐという業務が時間を要しています。
③・4⃣の効率化を考える
このコーヒー粉を1杯分いれる業務に対し、午後のおやつ時間でも
1杯ずつお湯を入れるという業務も付随してきますよね。
もし、これが、大きな耐熱容器を使用し、15杯ずつのコーヒーを一度に作ることができれば、やかん２つ・15杯分の粉のポーション準備さえ出来ていれば、一度に作ることが出来るのではないでしょうか？
当事業所キッチンは3口コンロのため、お湯問題は解決。
ポーションも業務の空いている時間に一気に作ることが出来るため解決。
何ということでしょう！！！
③のインスタントコーヒーの粉をカップに入れる
という業務の入れ方の視点（考え方）を変えることで、問題が解決しそうですよね。
この入れ方なら、
①午前中の準備業務の時間短縮
②午後のお湯を入れる時間短縮
③一気に15杯作ることで、これまでよりも熱いコーヒーを利用者に提供できる←※これ重要！！
ということで、今回の「業務補助職員さんの午前中コーヒー準備問題」
何とか解決の糸口が掴めました！！実践にうつるため、現在準備中です！！
問題解決には、具体から抽象に拡げる思考が必要
その一つの方法として、今回は「５W１H思考法」をご紹介させていただきました！少し長々と文章を書いてしまいましたが、みなさんの気付きになれば幸いです♪♬
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました！！
では、また👋