「会議の極意」～その参 プランナー編～
「会議の極意」を現場のプロフェッショナルにお聞きするシリーズ第３弾。
最後となる今回は「プランナー」がテーマ。経験豊富な大橋さんに３年目の浅井さんと一緒にお話を伺いました！
大橋さんが日々感じ、実践していることとは何か。プロジェクトメンバー側から会議やプロジェクトを動かす工夫が満載です。
ぜひ最後までお読みくださいませ。 （進行・編集｜ 高比良）
高比良｜浅井くんが大橋さんに聞きたいことはどういったことですか？
浅井｜あえて失敗した会議を定義すると、予定より時間が超過する、結論に着地しない、せっかくみんなの時間をとったのに何も生まれない会議などになると思います。
大橋さんにお聞きしたいのは、会議成功のために主導権を握るとしたら何をやっているのかということと、そうなってしまったらどうするか、という事前事後の対策です。
高比良｜浅井くんの質問を頭におきながら話を聞いていきましょう。まず、大橋さんは会議の主催と参加、どちらの役割が多いですか？
主催者に「絶対にこうする」という意思がある時が、嬉しい
大橋｜まず前提として言っておきたいのが、「主導権を握るのは苦手」ということ。性格的に自分が人を導くことが好きではないし得意でもないという認識がありまして。
チームが組まれた時、プロデューサーに導いてもらうことを望んで、導いてもらう中でプランナーとして最大限の力を発揮しようという考えで動いています。だから、浅井くんの質問だと今日は事後対策が多めになるかもしれませんね。
高比良｜導いてもらうことを望む、とありましたが、大橋さんとしていい導かれ方とはどういった状態ですか？
大橋｜それは、自分が管理コントロールされているということではなく、主催者が会議に対して「この時間で○○を着地させるぞ、プランナーやデザイナーに絶対にアイデア持ってこさせるぞ」という意思を感じる時でしょうか。そういうものが決まっていると嬉しいです。
浅井｜それには同感です。「自分に何を求められているのか？」主催者の意思が明確である方が力を発揮しやすいですよね。
こんな会議は成功とは言えない① 成功の定義が共有されていない
高比良｜なるほど。成功する会議やパフォーマンスの高い会議にはそういった意思が重要なんですね。では、一方でこういった会議は成功とは言えない「NG会議」って経験ありますか？
大橋｜まず「会議の成功とは何か」という定義を全員で共有していない会議ですね。
例えばブレストの場面で、とにかく気楽に集まりましょう、というのは好きではなくて。全員が好き放題言ったり、アイデアを出すだけ出して、いろんな意見出たね、で終わってしまい、次に誰が何をするのか決めきれず会議の時間が延びてしまう。
会議が成功するかどうかは、主催者だけの責任ではないと思います。主催者だけで会議をしているわけではないので、話が散らかったり、結果を出せなかったりしないように「この会議の成功とは何か」を参加者全員で握っておくことが重要だと思います。
こんな会議は成功とは言えない② 人数が「無駄」に多い
大橋｜2つ目に、人数が無駄に多い時。「人数が無駄に多い」会議って、主催者が話したいことを1時間に詰め込み過ぎていて、その会議に関係の薄いメンバーまで招集したりします。
会議内容によっては前半30分プランナー、後半30分デザイナーというように別々でもいいかもしれない。必要な時間を設定すればいいのに無意識に「1時間」をデフォルトにしている方って多い印象です。
外資系クライアントとの打合せで経験したのは、参加者の中でしゃべらない人がいないし、しかも博展の2倍速で話している会議。参加者一人ひとりの会議への意気込みが感じられたし、とても前のめりな姿勢だった。そういった適切な姿勢を意識したい。
浅井｜適切な人数と適切な姿勢が集まると会議の質も展開も早い、ということですね。
大橋｜そういう時に参加する側としてできることは、自分がその会議に必要ないと判断したのなら「欠席してもいいですか？」と聞くだけでも改善できると思う。必要なのか不必要なのかわからないならば一言聞けばいいだけ。会議に招集されたから出席するのではなく、自分で判断することがまずできることだと思う。適切さをつくるのは主催者だけではない。参加者だって同じこと。
こんな会議は成功とは言えない③ いればいいと思ってない？「身体」だけ参加
大橋｜一番思うのは、「身体だけ参加」している会議。
これは参加しているけど発言しないということではなく、この時間に自分がいればいいという姿勢のこと。会議に必要なのは参加者がミッションやタスクの結果をもってくることであり、その準備ができないのであれば身体もなくていいと思う。
高比良｜これは。。。。耳が痛いです。
大橋｜一方で、出席できなかったからと言ってその人のミッションが消えるわけではない。出席できていればやれていたことを会議の前後のどこかで補わなければならない。その「会議の時間」と「他のタスクでの忙しさ」は明らかに「別の話」なのに、それを理由に出席せずに状況を知らない、追わない、確認しない、というのはよくない。
責任を果たすために自らアクションしなければならないと思う。
「責任者」より「判断者」を決めることが、物事を前に進める
大橋｜例えば、プロジェクトメンバーに対して明確に役割や時間が割り振られていれば判断も容易にできるかもしれないけど、良くも悪くも皆でよくしていきたい、サポートしてあげようという思いやりとくっついて、効率の悪さにつながってることがある。
高比良｜責任者があやふやになってるってこと？
大橋｜そうですね。責任者というより、立場や年次関係なく各タスクにおいて判断者を決めることが重要なのかな、と思います。判断者を決めたら他の人はあれこれ言わないことも大事。
浅井｜確かに「君が判断者だよ」って任命されると、腹が決まりますね。
大橋｜例えば、レビュワーは判断者なのか。もしそうであれば、そういう動きが求められる。決めずにあいまいなまま進めると、軸がぼけてしまって会議でも決めきれない。だから自分も周囲も誰が判断者か、という認識がそろっている必要があると思います。
「誰に主導権を握ってもらうか」 を考える
高比良｜では、ここからは、大橋さんが会議を成功させるために最も気を付けていること、意識していることについてお聞かせください。
大橋｜自分が参加者の場合は、
・自分はなぜここによばれたのか、何をすべきか確認し、自分のタスクを準備しておく
・次の予定がある場合、会議の途中で抜けることも伝えておく。その際に事前に何を会議で決着させたいか意思を伝える
自分が主催する場合は、
・目的に沿った場所と人物の選定をする
例えば場所であれば、ブレストの時に真っ暗な部屋はとらない。会話が弾む方法と場所を想像してセッティングするし、人物であれば、目的に到達するために最適な人を選定する。
そういったことを意識しています。
高比良｜浅井くんの質問であった、主導権をもつための事前事後対策という話はどうですか？
大橋｜失敗した会議にならないことを目的とする場合は、「誰に主導権を握ってもらうか？」でしょうか。自分自身が主導権を握ることが大事ではなく、誰に主導権をもってもらうのが良いのかを考えて、その人に動いてもらってもいい。
浅井｜適所適材、この役割にはこの人みたいな。人によってジャッジのしかたや視点は違ったりするから、誰にどういったジャッジをしてほしくて、どうしてほしいかを考えて、選ぶことですかね。
大橋｜そう、そう。単純に「役職」に委ねてしまうだけじゃなくて、意思をもってより良い結果を出すために選ぶこと。
高比良｜例えば、主導権を持つ人が決まっていて、こちら側でその人を動かせない場合はどうするの？
大橋｜その場合は自分の動きの無駄をなくすために、それぞれの主導権を持っている人に自分はどう動くべきかを事前に確認します。自分でこうしたらいいだろうと考える前に、主導権を持つ人には意思があって自分のポジションに望むことがあります。それを人ごとに確認します。
浅井｜振り返ると、大変だった時に、主導権を握れる人を連れてきて乗り切ったケースを思い出しました。
主導権タイプというか、そういった人を動かすことができれば、物事全体を動かし進めることができるんですね。
大橋｜そうそう。主導権を握ってもらったら、握った人の手首を握って連れていくというか。人と人の関係性のパワーバランスがある中で自分はそれができなくても、できる人を通じてなら動かすことってできるよね。
役割を認識する「役割の指さし確認」
高比良｜たくさん話を聞いてきましたが、最後に明日からできるマネしてほしいこと、ありますか？
大橋｜ここまで色々話してきたので、ひとつだけ。
人は変わらないので、自分ができることからやっていく、変えていく。
主導権タイプじゃない人をそう変えることはできないし、後ろ向きな人を前のめりにすることもできないから、適所適材を考えてこっちで動かしていくんだ、という気持ちで自分の武器を変えていくことかな、と思います。
浅井｜なんかAEDの場面を思い浮かべました。
高比良｜え？
大橋｜そうそう！
浅井｜「あなたは人を呼んできてください。あなたは心臓マッサージを、あなたは。。。」みたいに役割を「指さし確認」することが大事なんだなと思いました。
大橋｜例えば、自分が心臓マッサージを担当することになったら、いかに最速で蘇生させられるかを考え実行する。
誰かが主導権を掌握するということではなく、それぞれが役割を認識して、それぞれが全力でその役割を全うしようとする。そういった状況を自分ができることからつくりだし、少しずつ変えていければいいと思います。
編集後記 「会議の極意」 ～プランナー編～
大橋さんの様々な「会議の極意」は、特に会議に参加する側、プロジェクトメンバー側の姿勢としての具体的なアクションが印象的。特に「会議の成功は主催者だけではなく、関わる全員の責任」というのが心に沁みました。
大橋さんは「日々反省し、今日の学びを活かして明日から頑張ろうって思いながら、自分もできていないかもしれないけど、日々考えてやってます。」と最後に話してくれました。
状況に甘んじることなく、今日よりも明日、日々アップデートするために考え、意思をもって実行する。この意思をもって行動することの大事さを感じました。
ぜひ、特にプロジェクトメンバーのみなさんは参考にして日々の動きを変えてみましょう。
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