Asanaのある生活
きっかけ
2020年 会社でAsanaを使い始めました。社の幹部が少し前に製品を見て、これは使えると感じていたようですが、当時忙しかったこともあって私はあまり乗り気でなかったので、説明を聞くのをなんとなく避けていました。しかし、いざ説明を聞いてみるとなんか面白そう！何より、説明してくれるAsanaの方のトークがとてもうまくて、聞いていてなんだか楽しくなってきました。
そこで、とにかく試しに使ってみようということに。実際に使ってみると、よくわからないけれど面白い！よく新しいツールを使い始める時にはどうすれば良いのかわからなくてイライラするのですが、直感的でわかりやすいのか、触っているとワクワクしてきます(^^♪なので、Asanaが用意してくれているサンプルプロジェクトを展開してみたものの、全部終わる前に実際のプロジェクトの情報を入れてみよう！ということになりました。
まずは定型の仕事をAsanaへ
一番管理に困っていた開発・導入プロジェクトをAsanaに入れてみることから始まり、無償期間が1か月で、しかもコロナ禍で色々不便になっていたということもあって、またたく間に営業、品質管理、改善活動と適用の輪が広がっていきました。今振り返ると、このスピード感はなかなか気持ち良かったなと思います。
試用期間が切れるタイミングで、正式運用に向けて有償ライセンスを購入。詳細な運用を各部署・委員会で検討していきました。細かい話になると色々と課題が出てきますが、そこはある程度目をつぶってもらい、とにかく前進。3か月の準備期間を経て夏頃から業務ごとに並行運用→正式運用と進めていきました。
当時一番問題になったのは、連番の付与と検索でした。連番の不要については、特定のプロジェクトを監視して、新しいタスクが登録されたら番号を付与するアプリを社員が作ってくれたおかげで解決。検索についても、APIを使って独自の検索画面を作ってくれたおかげで、既存のシステムと同様の運用ができるようになり、一気に正式運用へと進んだ気がします。Asanaの良いところは、こんな風にAPIを活用して周辺機能を作れてしまうことではないでしょうか。
自分の仕事を管理
正式運用開始後も既存業務の改善は続けられ、さらにいくつかの業務がAsanaでの運用に切り替わっていきました。こうして社内で行う業務の多くがAsanaで管理できるようになってくると、1日の仕事はすべてタスク化して、毎日のやり忘れをなくすようにしたいと思うようになってきます。そこで、個人タスクを登録するプロジェクトを作って管理するようになりました。1日のタスクの中に、サブタスクとしてその日行うことを登録することで、ある日にやらなければいけないことを先に宣言しておくことができます。これは、自分の仕事のスピードを予測することができるようになり、かつ無駄な仕事をやらずにやるべき仕事に集中するという意味で、非常に効果がありました。
プライベートの予定も管理したい
その日にやらなければいけない仕事をあらかじめ決めておけるようになると、仕事の後にある個人的な予定（タスク）も登録したくなります。特に、仕事が終わった直後に予定が入っている場合などは、予定に遅れることができないため時間内に仕事をきっちり終わらせなければなりません。そこで、仕事だけでなく、その後にある個人的な予定もタスクとして登録するようにしました。こうすることで、以前だったら、終わらなければその後の個人的な予定をキャンセルするか、そもそも最初からあきらめて予定を入れないでおくことが多かったのですが、この予定をキャンセルしないために頑張ろう！と思うことで集中力が上がるという効果が得られました（登録して良いかどうかは会社にも確認した方が良いでしょう）。
自分管理
ここまでくると、土日などの仕事がない日の個人的な予定も入れたくなってきます。でもそれは難しくはありません。単純に、休みの日のタスクも登録してしまえば良いからです。先の個人プロジェクトをデフォルト非公開にしておき、公開する必要があるタスクにはコラボレータを登録したり、ほかのプロジェクトと重複登録しておくことでタスクの内容は共有できます。これで、公私ともにAsanaでタスクやスケジュールを管理できるようになりました。
カレンダーとの棲み分け
これまでは、予定はGoogle Calendarに登録してきました。会社も個人もGoogle Calendarなので、カレンダー上で公私の予定がすべて確認できるようになっていました。今回、タスクをAsanaで管理するようになり、今まで登録していないような細かい予定もすべて入力するようになりましたが、カレンダーにはその情報が出てきません。
この問題についても、既に解決策がありました！GoogleカレンダーとAsanaは連携できるのです！早速マイタスクからGoogleカレンダーと同期。おおっ、GoogleカレンダーにAsanaのタスクが表示される！これで、タスクもスケジュールもすべてまとめてGoogleカレンダーで確認できます。
おわりに
Asanaを使い始めてもうすぐ2年になりますが、今となってはなくてはならないツールになりました。使って楽しいアプリってなかなかないと思いますが、Asanaはその中でも貴重な使って楽しいアプリだと思います。是非一度使ってみてはいかがでしょうか？