会社や自分の価値を左右するメールリテラシー

「メールリテラシー」は自分と会社の価値を左右する。

大げさかもしれないが、ホントのことである。
私自身、メール（パソコンでのメール）で仕事依頼をいただくことが多く、多くのメールを拝読しているが、メールリテラシーができている方は安心して一緒に仕事ができる。
そして信用できる。

先にお伝えしておく、
メールはLINEやFacebookのメッセンジャーではない。
もう少しかしこまったものである。
それを踏まえた上でご一読いただけたらと思う。

メールアドレスは個人情報と認識せよ

まずメールアドレスも立派な個人情報だということを、認識して欲しい。
個人情報保護委員会のHPにもこのような記載がある。

メールアドレスのユーザー名及びドメイン名から特定の個人を識別することができる場合（例：kojin_ichiro@example.com）、当該メールアドレスは、それ自体が単独で、個人情報に該当します。これ以外の場合、個別の事例ごとに判断することになりますが、他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別することができる場合、当該情報とあわせて全体として個人情報に該当することがあります。
メールアドレスだけでも個人情報に該当しますか。 ｜個人情報保護委員会 (ppc.go.jp)

社内で個人のメールアドレスを共有する場合は、まず相手にことわること。
声もかけずに共有するのは乱暴だし、相手に失礼、非礼である。
私信を含んだメールであればなおさらだ。
社内の誰かにｃｃをつけたいのであれば、私信を含まない新しいスレッドを立てよう。

件名はわかりやすく

メールの件名は簡潔かつ明確にしよう。
件名があやふやだと、迷惑メールと勘違いし、誤って削除してしまう可能性がある。
文章の小見出し同様、依頼内容が２０文字程度でわかる件名が望ましい。

要件が多々ある時は箇条書きのテクニックを使う

要件が多々ある時は、最初に要件がいくつあるかを提示し、１つずつ箇条書きで明記しよう。
例えばこんな感じだ。

――――――――――――――――――――――――――――――
〇〇〇さま

お世話になっております。
今回ご依頼したい内容は３つあります。

１つは～
２つ目は～
そして3つ目は……

―――――――――――――――――――――――――――――――
といった感じだ。

だらだら文章でつなげてしまうと、読み返す必要が出てくる。
「読む相手に負担をかけない」ことがいいメール、わかりやすいメールの必須条件である。

まだまだたくさんあるが、今日はこの辺で。

自身や会社の価値を下げないためにも、メールリテラシーをしっかり身に着けよう。
特に社外の方とやり取りする立場にある方は。