【NotebookLM×取引先DB】で社内チャットボット作成
名刺登録・管理の目的
取引先に社内の取引先コードを付与し、システム間のデータ自動連携を行うためです。
名刺データ登録・管理方法
当社ではYoomで作成した「名刺登録BOT」を活用して名刺登録→「スプレッドシートに自動記録」の流れで、いただいた名刺を管理しています。
登録した取引先・名刺のデータ参照→「NotebookLM Plus」
従来のスプレッドシートからの直接参照ではなく、チャットボット形式での検索を検討していました。Difyなども検討しましたが、導入・構築の学習コストを考慮し、見送りました。
当社はGoogle Workspaceユーザーであること、社内用の簡易的なツールであることなどを考慮し、NotebookLM Plusを活用することにしました。
NotebookLMとは
Googleのサービスで、「パーソナライズされた AI リサーチ アシスタント」です。
以前より当社では、役所関連の規定資料、サイトをNotebookLMに読み込み、リサーチ業務や根拠の確認等に活用していました。
NotebookLM は、ユーザーがアップロードしたドキュメントに基づいてパーソナライズされた情報を生成します。つまり、特定の資料やプロジェクトに対して深く関与した回答を得ることができます。
参照する情報が限定されるため、AIが嘘をつく「ハルシネーション」が起きにくいAIサービスです。
NotebookLMのソース取り込みは、スプレッドシートは未対応、ドキュメントはOK
弊社の名刺データは、スプレッドシートに格納していますので、スプレッドシートのままではNotebookLMに取り込むことができません。
スプレッドシート→ドキュメントにコピーするGoogle App Scriptのコードを実装→問題解消
そこで、スプレッドシートのデータを、Googleドキュメントに自動コピーするGoogle App Scriptを実装しました。トリガーで毎日1回GASを自動実行し、ドキュメントに自動コピーするよう設定しました。
NotebookLM Plusに作成した「取引先DB」ノートブックに、取引先データの入ったドキュメントを関連付け、データをインポートしました。正確に検索できますし、スプレッドシートを直接開く必要がないため、取引先データが誤って編集されることもありません。
さらに使いやすく
ノートブック「取引先DB」のURLのリンクを、使うであろう場所（Yoomの名刺登録の画面）等に設定。
使いやすくなりました！
今回、スプレッドシートのデータをGoogleドキュメントにコピーするGASのコードは、Gemini Adbancedに書いてもらいました。
written by D