Salesforce【データ編：重複管理】

2024年6月12日 08:34

今回は重複管理についてまとめていきます。
営業活動で重複したデータが存在することで、思わぬミスが発生したりします。
データの重複を防ぐことで、これらのミスを防ぎ営業活動に集中する事ができます。

重複管理は、Salesforceのデータをクリーンに保つ目的で使用します。
重複管理には、「一致ルール」と「重複ルール」の2つが存在します。
一致ルール、重複ルールにはデフォルトで標準のルールが存在し、取引先、取引先責任者、リードに対して有効です。

・取引先
・取引先責任者
・リード
・カスタムオブジェクト

・重複レコードの参照　⇒　参照権限
・重複レコードのマージ　⇒　削除権限
・重複の検索　⇒　すべて表示（Classicのみ）

重複するレコードを判断するために、オブジェクト内の項目を指定し、ルールを定義します。

項目に対して、完全に一致またはあいまいで一致、空白も一致など、どのように一致とみなすか決めることができます。

一致ルールで定義したルールを使用し、重複となったレコードに対してどのような対応をするか定義します。

重複したレコードが作成された時に、作成を許可するのか？それとも作成を無効にするのか？などを決めることができます。
また重複ルールを適用するレコードの条件も設定する事ができます。

一致ルールと重複ルールを作成します。
今回は取引先に対して、重複管理をしたいと思います。

まず一致ルールを作成します。
取引先の地域が重複していたら、重複レコードとみなします。

次に重複ルールを作成します。
取引先の地域が重複するレコードは作成できないようにします。
また重複時のメッセージも決めました。

一致ルール、重複ルールを有効化し、取引先で地域（県）が重複するレコードを作成します。
すると、すでに地域（県）が千葉の取引先が存在するため、レコードは保存できません。

ちなみに重複レコードを許可すると、このようになります。

作成した重複レコードは、「潜在的な重複」で確認することができます。

今回は重複管理についてまとめました。
デフォルトの重複ルールだけではなく、カスタムの重複ルールを設定することで、重複レコードを厳密に防ぐことができます。
重複レコードを防ぎ、データを綺麗に保ちましょう！！
次回は重複したレコードのマージをまとめたいと思います。

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