スポーツイベント主催(初心者)の苦労話
定期イベントももう3周年
ざっくり経緯
皆さん、こんにちは。HADO公認チームOK/KOのK-Rabbitです。
OK/KOは私K-Rabbitとucanさんを主催として、初心者向けHADOエンジョイ会を毎月実施しています。
実は今年の4月でこの会が3周年を迎えました！
2022年11月に私とucanさんがこの会の主催を元ShimSham(OK/KO)のリーダーのぶさんから引き継いだので、もう1年半になるんですね！
自分が今まで定期イベントを継続的に実施することがほぼ無かったので、色々と勉強にもなっています。
ちなみに、今月のHADOエンジョイ会ですが、参加者15名満員になり、内6割がリピーターというありがたい参加状況ですが、それに至るまで結構しんどかったことがありました。
そんなわけで、イベント運営苦労話を書いていこうじゃありませんか！
自分も運営2年目で少しだけ「こういうことかな？」という仮説・考察が出てきたので、中間セーブを残す意味合いで書いていきます。
※「HADO」と「OK/KO」とは？
HADOを知らない方に少しだけ紹介しますと、VRゴーグルみたいな物を被り、バーチャルな弾を撃ちあう3 on 3のバーチャルドッジボールみたいなやつです！
また、戦う前に設定するパラメーターで弾の強さが決まるため、筋肉量が少なめな女性も子供も一緒に混ざって楽しめるのがポイント！
そして、OK/KOは個性派HADO公認チームとして、毎月大会に出場してアツい戦いを見せています。
OK/KO - HADO｜BEYOND SPORTS (hado-official.com)
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数々の事件と対応方法
事件その① 会場が遠くなった！
この会の1年目は日比谷という都心から比較的アクセスがしやすかったのですが、途中でお台場に移転。今まで日比谷の時に会えていた参加者とも会うことがなくなったり、参加者が少ないために開催見送りもあって継続が難しい状況でした。
対応その①：マイナス点あっても行きたくなるぐらいの魅力を作る
場所が遠いのはこちらではどうにもならないので、できる限りの工夫を仕掛けていきます。その際に下記の点を重視していきました。
参加者同士で「楽しい」を作ってもらう
親切な対応
賑やかし要員
個人的にHADOの良いところとして、戦う前にパラメーターを設定変更できるというところにあります。このパラメーターは弾のスピード、大きさや連射力、さらにはシールドの強度を変えて相手に有効な戦い方を考えられるので、味方同士で作戦会議ができちゃいます。
これを活かせば自ずと参加者同士での交流が生まれやすいので、お互いに話しやすい環境を作っておけば、残りは参加者同士で楽しくプレイできるよう作戦会議をしてくれます。
次に、参加者がルールをまだ把握できず上手くプレイできてなさそうな感じがあれば、「やってみて分からないことありましたか？」と聞いてみてヘルプが必要か確認します。この辺は視野が広くて気遣い上手な人に頼めると良し。
また、人のプレイを観ている他の参加者には何が起きているかを解説してあげると、何が起きているか分かりやすくなったと言ってくれます。初めてやることには情報量が多くて大変ですからね。
これらの親切な対応によってモヤモヤさせない工夫は大事です。
ただし 無用なアドバイス テメーはダメだ
あと、会がワイワイ楽しい雰囲気を出せるよう、できる施策は取り入れていきましょう！私の場合は実況するというチョイスでしたが、人によって得意分野が異なるので、主催や仲間が得意な領域で魅せ方を作りたいですね。
事件その② リピーターが生まれない
私が色んな人に誘われて飲みの場に行くことが多いので、話の流れでHADOのイベントやっているよと集客することが多いです。しかし、以前は「コンテンツが楽しければまたやってくれる」という誤解があって、会自体に工夫が足りなかったことと前述の場所が遠いということもあり、「HADOを1回経験できて納得」という感じで次からはもう来ないという方を続出してしまいました。
結局「何をやるか」よりも「誰とやるか」が大事！！
対応その②：参加者を一人ぼっちにさせない
まず、参加者にとって知っている人がいない場合、行った先で他の参加者と楽しくやれるか気がかりです。そのまま人見知りを発動させたまま会を終了させると、その会の満足度は低いと言えます。
まずは参加者に人見知りを発動させないよう、参加者の人となりが少しでも伝わるよう自己紹介タイムをプレイ前に入れます。ここで本人の人柄が分かりそうな質問もするといいです（例：無人島に1つだけ持っていくなら？）。
また、チーム名決めタイムで3人1組で話し合う時間を作ることで、人見知りしやすい方も話しやすい雰囲気になるので、自然と参加者同士で楽しめる仕掛けを用意します。
2次会は必ずしも無くてもいいのですが、2次会で飲むorご飯で交流をより深めるのも有効です。同じスポーツをやって楽しんだ後に飲んでより仲良くなって、丸1日楽しかったと思ってもらえる空間を作るのも良いですね（これを楽しみに来る方もいる）。
※こちらでは現在参加者を不特定多数への募集で集めていないので、今のところ目立ったハラスメント的なことは起きないで済んでますけどね。
事件その③ コート空いてない…だと？
イベント参加者は社会人が多く、通常1ヶ月前から予定の告知をしないと集まらないものですが、予約可能日になって特定の日時のコートが空いておらず、日時変更するというイレギュラーも多々経験しました。
対応その③：予約可能日前から店舗に確認&2段構えの告知
大規模な店舗貸し切りがある場合は、大体が予約可能日よりも先に場所を押さえていることがあるため、コート予約開始日よりも先に店舗に確認しておくと、既に空いていない日時の確認ができることがあります。その情報を基に予定を作って
1) 大雑把な告知（コート予約前）
2) 正式な告知（コート予約後）
という2段構えにするのがお勧めです。
事件その④ インフル流行でキャンセル
風邪流行の季節でのイベント企画は参加者や主催までも体調悪化のリスクが高く、会自体が流れる可能性が上がります。やるとしても、キャンセル見越して動くことをお勧めします。
対応その④：集まりやすい季節を知ろう
定期イベントの種類ごとに集まりやすい季節があるのを把握しておきたいです。過去にデータがあればそれを利用していきたいですが、もし前例のない定期イベントの場合は2年目に入る当たりで参加者数の傾向がより浮かびやすくなるかのかと思います。
また、参加者が所属する会社のイベント（決算期、新年会、忘年会）が被りやすい時期の開催はその点を考慮して計画を立てます。
その他運営する上で分かったこと
参加者からフィードバックを求めよう
結局リピーターが生まれない原因を特定できたのは、参加者のフィードバックがあったからです。
「参加者が皆大人しかったよね」という陽キャ友人の言葉がなければ、参加者が人見知り発動していたことに気づけなかったと思います。なので、1度でも来てくれた参加者に口頭でもいいので、フィードバックが聞けると次に繋がるのは間違いありません。
集合写真や動画を撮ろう
これはのぶさんから言われたことですが、楽しそうにしている写真を見て、人は次は参加したいと思うような気持ちになるということです。
また、参加者にプレイ動画を持ち帰らせて、その友人にシェアしてもらえれば、その人も「次は私もやってみたい！」という下地ができるようです。
口コミ大事！
過去を思い出して真似する
私がマイクを持って実況するようになったのは、昔元主催だったのぶさんがマイクを借りていたのをふと思い出したからです（実況はしてなかったですけど）。
未経験のことは再現性がないけど、過去のことなら再現性がある。少しでも良かったことや気になることを思い出したら、真似して取り入れるのがすぐにできるし有効です。
※2024年5月現在、マイクを借りられるのは東京ではお台場店のみでした。
一斉送信<個別に声掛け
主催によって、オープンチャットやグループラインを通じて一斉に会の告知をすることがあると思います。一方、人によっては個別に連絡した方が参加してくれることがあるので、既読スルーも気にせず連絡する地道な行為が必要だと思っています。
協力者と手を組む
去年から同じくHADO仲間であるチームEinPrositのとーるさんと手を組んで一緒に会の集客＆サポートをし始めた頃から、会の盛り上がりが安定するようになったので、協力者の存在は本当にありがたいと思ってます。
※最近土曜にコートが取れず、大会のある日曜にしかコートが取れないことで、とーるさんが来れない状況が続いているので申し訳ないと思っています。
まとめ
以上のことをまとめると、定期イベントを継続するにはただ体験させるだけでは不十分で、参加者が参加前の不安を思わず忘れてしまう仕組み作りであったり、「何らかのマイナス点を超える魅力」や「仲が深まるコミュニティがある」といった付加価値を少しでもいいので作り出します。
そのために参加者からフィードバックを求めたり、過去の事例で真似できることを取り入れること、また自分にはない得意分野を持つ人と手を組むことが大切だと思いました。
余談ですが、定期イベントの数をある程度やるようになると、少しだけやりたいことが増えていくことがあります。というのも、最近「HADOやってみたいけど、意外と機会がない」という人と会うことが増えた気がします。いつもアプローチしている大人層は当然として、お子さんのいる家族層もいるようです。今後はお子様HADO会の追加を検討した方がいい？と思うことがあります。
別に子供は好きではないんだけど←
おわり
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