（研修担当者向け）zoomのブレイクアウトセッション設定方法とトラブル対応

zoomで少人数のグループワークやディスカッションを行う際に便利な、「ブレイクアウトセッション」について、効率的な設定方法やトラブル対応についてご説明します。

研修開始前に：参加者をグループ分けしておく

zoomの場合、当日その場で近くの人とグループを組んでもらったり、好きな人とグループを組んでもらうことができません。事前にきちんとグループ分けをしておき、人数や属性のバランスを整えた状態でスタートしましょう。これは、通常の研修でも準備されている企業様が多いと思います。
可能であれば参加者へ周知しておきましょう。

研修開始直後に：研修開始後に名前の表記を変更してもらう

参加者がzoomに集まったら、各自に「名前の変更」をしてもらいます。変更する際には、『グループ名＋氏名』という表記とします。例えば、『1.山田太郎』、『3.鈴木花子』といった具合です。この際、自身のグループ名がわからない場合があるので、名簿を画面共有で映すなどしましょう。
細かい話ですが、デフォルトのルームの名称は数字表記なので、グループ名はアルファベットより数字がオススメです。たまに「①」とする人がいますが視認性が悪いので避けるのがベターです。

研修開始直後に：講師やスタッフに共同ホストを付与しておく

共同ホストは、ブレイクアウトセッション中に各ルームを移動できる権限を持っています。これを、ブレイクアウトセッションが始まる前に付与しておきましょう。付与したい参加者の画面にカーソルをもっていき、「・・・」を押すと設定できます。
万が一、設定し忘れてブレイクアウトセッションに突入してしまった場合、メインルームに戻ってきてもらえば付与することができます。

グループワークが始まるまでに：ブレイクアウトルームを割り当てる

最初のブレイクアウトセッションが開始される前に、ホスト権限をもったスタッフが割り当てを行います。手動で割り当てる、を選んで氏名のナンバリングに沿って作業します。3分も掛からずに楽ちんで設定できます。

いよいよグループワーク：ブレイクアウトセッションスタート！

ここまで設定できたら、いよいよセッションをスタートさせます。タイマーで時間の設定をした方が、参加者が残り時間を把握することができるので便利です。ワークの時間を延長する可能性が高い場合は、時間設定無しにしても良いと思います。
全員がルームへ入室したことを見届けるまで、ホストはメインルームへ残っておきましょう。
始まってしまえば一安心なのですが、起きがちなトラブルと対応を載せておきます。

トラブル①　参加者がメインルームへ戻ってきてしまった

参加者自身でブレイクアウトルームを退出してメインルームに戻ってきてしまったことがありました（割り当てが間違っていた）。再度ルームを割り当てれば戻れるはずですが、その時は割り当てを行うことができず、共同ホストを一時的に付与してルームへ移動してもらいました。

トラブル②　未割り当ての参加者が出てしまった

途中から入室した参加者や、誤って一度退出してしまった参加者は、ルームへ割り当てがされていません。ブレイクアウトセッションメニューを開くと、一番上に出てくるのでルームへ割り当ててください。

参考①　事前に割り当てるのはアリ？

参加者のメールアドレスがわかっていれば、事前にグループ分けを割り当てる方法もあります。一方で、作業的に、慣れるまで少し掛かりそうな方法なので、あまりオススメはしません。4,50名くらいまでのグループ分け作業であれば、5分程度でできますので、開始後に設定する方式で十分だと考えています。

参考②　事務局ルームを作っておくと便利！

参加者用のルームとは別に、事務局ルームとして、講師・スタッフが集まるルームを作っておくと便利です。ちょっとした打合せや、全体の進捗の確認などを話すとよいでしょう。

本記事ではブレイクアウトセッションそのものの説明は端折りましたので、詳細は下記のご参考にしてください！

ZOOMパーフェクトマニュアル

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