チーム作業にこそいきる、リマインダ機能の活用法

こんにちは！髙木咲希（ぎっさん）です！

今日は明日から使える業務改善のノウハウについて書いていきたいと思います。テーマはタイトル通りリマインダ機能の活用です。

いきなりですが、皆さん業務でリマインダを活用されていますか？

様々なサービスに備わっている機能ですし、業務効率の指南書にはよく取りあげられている手段なので、個人のレベルでは活用している人も多いのではないでしょうか。

このリマインダ機能、実はチームで仕事を進める上でとても役立つのではないかと私は思っています！

私の会社ではRemottyというコミュにケーションツールを利用しているのですが、そのツールにはとっても強力なリマインダー機能が備わっています。まずはその様子を御覧ください。

Remottyでは返答がほしい内容にメンション(「@〇〇さん」というように誰宛のものか)を書いて、相談内容を書きます。

（例）@高木  　月曜に渡した書類今月末には記入終えて下さい。

自分宛てに来た内容に関しては返答をするまで催促の通知がきます。

ちょうど下の画像の感じ。

(@takaagii というのが 私宛のメッセージです。しつこく回答を求められていますw)

早く対応できるのがベストなんですが、他の仕事が忙しいとついつい優先度が下がってしまう場合ってありますよね。

そんな時に懲りずに催促してくれることは、作業の漏れを無くすのに役立ちます。

懲りずにと書いたのですが、この点がシステムでやることのメリットだと私は感じています。

（Remottyの場合は催促が来ますが、大抵のリマインダは通知は１回だと思います。しかし、受け取った人がなんらかの完了処理をするまで、懲りずに通知が表示され続けられていると思います。）

誰かに何かをお願いしたい時、どのように相談しようかと悩むことってありませんか？

「忘れてないかな？」と心配になりつつ「しつこく言うのも悪いかな。」と周りに気をつかってなかなか言えない。

そんな時間がもったいないと分かっていても、だからって気にしないことが出来るかというと、きっと無理だと思います。

でもシステムは違います。当たり前ですが誰かの状況に関係なく通知し続けてくれます。

通知を受け取る側から想像してもシステムに「こちらどうでしょうか？」と機会的に言われることは随分と気が楽です。

対人であれば感じる「この人に言われたくない。」なんて腹立つことことも、システムには腹立っても仕方がないと諦めがつきます。

人に頑張らせない方法で業務が進められるようにする。これは業務改善の大切なポイントだと思っています！！

具体的にどうやってリマインダーを設定していくか。色んなサービスがあると思いますが今回はgoogleカレンダーで考えてみました！

【営業先へ行く際の持ち物確認通知】

これは営業に行くことを想定としたカレンダーの登録例ですが、毎度「〇〇持った？」なんて確認したくないのでメッセージに持ち物を登録しておきます。

通知の日時を１日前にしておけば、前日に準備中に思い出したくれて良いかもしれません。

【経費申請の依頼通知】

こちらは経費申請の依頼リマインダー登録例です。毎月の繰返し設定をしておけば今後忘れずに通知してくれるので便利です。

申請するのに作業時間が必要だと思うので通知は一週間前に設定してみました。

通知対象が大人数の場合、一人ひとりゲストに追加するのは大変です。つい先日教えてもらったのですがゲストにはメーリングリストを登録できるので通知したい対象でメーリングリストを作成しておくと便利です！

(メーリングリストは複数のユーザをグループ化させた様なものです。上の画像であれば「ソニックガーデンテイルス」がグループ名そこに下の５名のユーザが登録されています。*1)

今回はgoogleカレンダーを例にとってみたんですが、進めたい業務の内容によって活用できるツールは様々だと思います。

今回の例があまりピンと来なかった方のためにも、今後どんどん別の方法も紹介していきたいと思います！

もっと良い方法あれば是非教えてください！

最後にリマインダーの注意点

なんでもかんでも通知設定しないようにしましょう。

通知が増えすぎると、通知をまとめて見てみないふりをし始めちゃいます。これはあるあるです。

最初は色々設定してみて無視したくなり始めたら、設定を重要なものに絞っていくというのが良いかと思います。

ぜひ参考にしてみて下さいー！

では〜。

*1 メーリングリストの作成方法

とても分かり易くまとめられているサイトがありまいたので、参考ページとして紹介させて頂きます。

UX MILK (2016/06/17更新) 『Gmailでメーリングリストを作成する方法』