社内ツールの紹介と、推しポイント
こんにちは。かごしまぐるり デザイナーのまつばです。
今日は社内で取り入れているツールについてご紹介したいと思います。
ぐるりでの使い方や個人的推しポイントも踏まえてお話ししていきますね。
▼現時点で使用しているツール
タスク・ドキュメント管理：notion
コミュニケーションツール：slack
スケジュール管理：google calendar
その他：Google Workspace
タスク・ドキュメント管理：notion
「notionを見れば大体の業務手順が分かる！」という場所にすべく、
タスク管理はもちろん、基本的な業務マニュアルなど置いた
社内Wikipediaを作成中です。
私がお手伝いを始めた頃のぐるりは、
社員1人でまだまだスタートしたばかり。
情報もまとまっているわけではなく、手伝おうとすると、
誰かに1から説明してもらう・・・という状況でした。
今後は「この仕事は○○さんしか分からない！」という業務の属人化を避けるべく、全てのマニュアルをnotionにまとめることにしました。
これで、誰がいつみても「あ、こういう業務の流れなんだな」という全体像が分かる場に出来ればと思っています。
ちゃっかり欲しいものリストも作成しています。
（リストに入れておくと社長が必要なものを買ってくれます。笑）
コミュニケーションツール：Slack
ぐるりはまだ人数が少ないのでやり取りは多くありませんが、
業務連絡はもちろん、情報共有の場にもできたら良いなと思って使っています！
余談ですが、私、Slackを初めて使った時めちゃくちゃ感動したのを今でも覚えています。
IT業界ではSlack等を使ったオープンなコミュニケーションが当たり前になっているかと思いますが、以前働いていた会社は、メールでのやり取りや対面コミュニケーションがほとんど。
（地方の企業では、まだまだ多いのではないでしょうか？）
そのせいか、当時は部署間での無駄な
「言った・言わない論争」や
「どこに責任があるのか分からないミス」が多発していました。
（ミスが隠蔽されることもしばしば・・・・笑）
Slackを使えば、
・社内全体で誰が何の業務をしているかが分かる
・新入社員や中途社員でも、業務の経緯や蓄積された情報を確認できる
など、コミュニケーションがオープンになることで、透明性が高くなり、
ミスコミュニケーションが発生しづらくなります。
タイムラインで困ったことや知りたいことを呟くと、
思わぬところから誰かがアドバイスをくれたりするのも
オープンなコミュニケーションの良いところ。
スケジュール管理：google calendar
主に社長のスケジュール管理です。来客予定や社外の打ち合わせなどを確認します。
その他：Google Workspace
今は主にGoggleフォームの作成に使っています。
生産者様とのやり取りで使用しているフォームをSlackと連携し、フォームに送信があったら、Slackに通知が飛ぶようにしています。
対応完了した人が✅のリアクションをすれば、どこまでが処理済み・未処理なのかも分かりやすくなっています。
以上、長くなってしまいましたが、ぐるりでの使用ツールの紹介でした。
NotionとSlackへの愛が強い。笑
スタートアップだからこそうまくツールを使って、
これからも作業の効率化をどんどん進めていこうと思います！