テレワークあるあるvol14:見えないから仕事頼みづらい…業務分担のコツさえ抑えれば大丈夫です。
テレワークになると、「〇〇さん忙しそう」とか、「〇〇さん手が空いたみたい」とか、とにかく見えない、読めないですよね。
ゆえに…「〇〇さんあとでちょっと」とか、「〇〇さんそれ終わったら声かけてください」みたいな、軽く声をかけておくのも、やりづらいと感じる人多いみたいですね。
特に仕事ができる人、自分は仕事ができると自信のある人が、そんな風に感じてるみたいです。
「どうしよっかな…」とちょっと迷ってる間に、「ん…もう自分でやっちゃえ！」ということを続けてるとだんだん、誰かに頼もうという考えすら起こらなくなって、“頼む”ということにどんどんネガティブに。
そんなこんなで、自分のストレス増！
「〇〇が休んでも、仕事が止まらんようにしとけ」とよく言われます。
自分でサクサク仕事できるのはもちろん素晴らしいことですが、自分が休まなきゃいけない時、無理せず心置きなく休むためにも、仕事を頼むって大事です。
他のスタッフを育てることにもなります。
ということで、今回はGSCが実践するテレワークならではの業務分担のコツをご紹介します。
＞コツ１：先に作業分担
日本は”和”の文化。だから、“みんなで力を合わせて頑張ろう”というチームワーク意識が高いようです。
無意識のうちに、空気を読んだり、周りの様子を見ながら作業を進めてるってことあるんじゃないでしょうか。この能力のおかげで、業務分担がちょっと曖昧でも仕事が進んじゃうんですね。
チームワークはもちろん大切。
でも、このまんまテレワークをしてしまうと、しんどい、イライラ、モヤモヤがつのります。テレワークは空気読んだり、周りの様子を見たりできないですからね。
テレワークはちょっとした個人プレーです。
だから、業務分担も今までとはちょっと違ったひと工夫が必要かもしれません。
GSCでは、プロジェクトリーダーがメインメンバーを集めて、役割分担をします。
初めから全員集合！ってことはまずないですね。
そして、役割を受けたメインメンバーは、そこからさらに他のスタッフに作業分担をします。
自分でできるところまでして、手に追えなくなってから、誰か探して、仕事を頼むのではなく、役割分担を受けた時に、自分ですること、〇〇さんに頼むことを先に決めちゃうんですね。
みんながある程度、自分を含め、各スタッフの専門や得意分野、性格を把握しているので、これがサクッとできます。
ここがガッツのチームワーク力だと思います。
あ、でも「それやったことないですぅ！」という作業が回ってきたりすることだって、もちろんありますよ。誰かが急遽休んでも、「仕事が止まらんように」しとくには、時にはチャレンジも必要です。
当然のことですが、頼まれたスタッフも、期日に余裕があるうちに頼まれると、自分の作業スピードや、予定の調整もしやすいですね。
GSCでは、誰かに仕事を頼む時の4箇条が挙げられています。
・何を
・いつまでに
・何の目的で
・どこに報告するか
こりゃ当たり前でしょ！って思いますよね。
ところが、これが私はけっこうどれかが抜けます。伝えたつもりになってることがよくあります。確認はとっても大事です。
＞コツ２：共有
誰かに仕事を頼む場合、ことに、それが相手にとって初めての作業であるかもしれないことも踏まえて、GSCでは日頃から、会議の内容や作業工程を共有しています。
テレワンプラスのドキュメントは、“会議議事録”“業務フロー”など、カテゴリーをいくらでも追加できます。そして、権限を付与されたメンバーがそこへ記事を追加していくことができます。
動画も共有することができます。
GSCはWEB制作もしていますから、ワードプレスの使い方なんかは、動きを録画して共有できると、めちゃくちゃ便利です。
スタッフはいつでもそこから情報を収集して作業に取り掛かることができます。説明が必要だとしても、1から10まで説明する必要はないので、時間、労力の節約です。
仕事も頼みやすいですね。
たしかに、情報や作業工程を誰もが読んでわかるように文章にしてまとめたりするには、それなりの時間を取られます。でも、きちんと整理整頓すると、自分の作業効率UPにも繋がります。
＞コツ３：作業の〆切は早めに設定
例えば、納期まで1ヶ月半ある業務は、1ヶ月で行程を割り振ります。
残りの時間は、諸々調整期間です。
〆切までの日数が短いと、すべきことと、自分の予定と能力を〆日から逆算しやすくなるので、自分でできることと、誰かに頼まないといけないことの、割り振りがしやすいと思います。
＞コツ４：定期的にZOOM会議で状況確認
GSCでは1時間ごとの進捗報告をしていますし、テレワンプラスの、プロジェクト管理のガントチャートで、タスクの進捗状況が把握できます。
でも、各役割ごとに定期的にZOOM会議をして各スタッフの状況を確認します。
ZOOM会議はただ状況の確認ができるだけでなく、アウトプットできる場でもあるので、頭の中で詰まっていたものがスッコーン！と抜けて、修正点や調整点に気づけます。必要ならフォローし合うこともできます。
各役割ごとに少人数で集まるので、効率よく会議ができます。
定期的に会議が行われて、会議内容が共有されていれば、リーダーも安心です。それに的確な発破をかけることもできます。
テレワークで一人でモクモクと作業をしていると、発破は、定期的に必要だと痛感します（笑）…。
ちょいちょい登場した“テレワンプラス”、これは、GSC開発のテレワークツールです。ご興味のある方は、ぜひサイトへお越しください♪
テレワンプラスってどんなツール？インスタグラムやFacebookで紹介しています。