テレワークあるあるvol15：「うちは中小企業だからテレワークに移行は難しいのかな…」…そうとも言い切れない。
企業が大きいほど、設備投資がしやすかったり、社内にIT担当がいたりしてテレワークへの移行が割とスムーズにできる一方で…
企業が小さいほど、設備投資に迷ったり、会社にあったテレワークノウハウに出会いにくかったりするのは事実…。
でも、内閣府の報告によると一見テレワークが難しそうな、農林漁業、小売業、サービス業、建設業などでも、テレワークが全く実施されてないわけではないようです。
テレワークへの移行が難しいと言われている中小企業で、テレワークを実施しているところに見られる、共通点…それは準備期間。
準備期間って当たり前すぎるかもしれないですが。
それは、ただテレワークツールを導入するために必要な期間だけじゃなく、社内の意識改革のためにも大事な期間です。
「はい、本日システム上テレワークツール導入が完了しました、では明日からみなさんテレワークです」と、簡単に済ませられないのがテレワーク。
中小企業ほど、テレワークの環境整備を少しずつ進めて、従業員にテレワークに対するアレルギーを発症させないことが大事かもしれません。
＞手っ取り早く始めれるのが、出退勤管理。
多くの企業がここから始めています。
GSCもテレワークの始まりは出退勤管理でした。
家庭教師スタッフがガラケーで、出退勤入力ができるようなシステムをパールで作ってもらいました。当時は、今のように出退勤管理ができるITツールがなかったですから。
このシステムのおかげで、家庭教師スタッフは、自宅から生徒さんのお宅へ直行です。
もちろん当時はまだ教材が事務所でファイル保管でしたから、教材の準備のためなど、事務所へ行かなくてはなりません。でも毎日行かないからこそ、行った時に処理すべきことに対する意識が高まります。
自然とテレワークに必要な計画性や、自己管理能力が鍛えられていきました。
今では、スマホで位置情報サービスというものがありますから、スマホで出退勤管理がよりしやすくなっていますね。
全面テレワークにする前から、スマホで出退勤管理をするという、ちょっとしたことでも、従業員も上司も、出勤＝出社という潜在意識を改革していけます。
この前の地震の時のように、自然災害などで急に出社自体が難しい状況になっても、どこでも仕事ができる意識作りができます。
さらに、出退勤データをクラウド管理できるようにすれば、さらに業務削減になります。
＞次にデータの一元管理
顧客、販売や注文データや報告書などの一元管理です。
たとえテレワークではなくても現場から直で情報を共有できるのは、会社全体の業務効率化に繋がります。
これがスマホにも対応するシステムであれば、会社にとって強みです。
GSCでは、出退勤管理、給与自動算出システムに続き、お問合せ管理や、明細自動出力、メール定型文、掲示板、採用管理を徐々に一元管理にしていきました。
それに伴い、一部テレワークができるようになり、社内にテレワークというものを徐々に浸透させていきました。
まだ世の中にテレワークツールたるものが、出回ってなかったので、自社でシステムを構築しながらのテレワークへの移行でしたが、やれば、できるものです。
＞会議、打ち合わせもリモートで
会議や、研修に参加するために、新幹線や飛行機に乗って移動…ってありましたよね。
これはやっぱり交通費、移動時間がもったいないですよね。
交通事情で〇〇駅から動けない！ってこともあります。
今はリモート会議システムが発達していますから、これを使わない手はありません。
リモートにすれば、移動のストレスなく会議や研修に参加できます。
外部との打ち合わせは、なかなか相手様のあることなので、「うちはリモートなので、リモートにしてください」と言い切るのは難しいかもしれませんね。
でもある会社では、顧客にもリモートでのやり取りにしてもらえるように、ツールのレクチャーもされてるそうです。
いい方法ですね。リモート会議が広がると、テレワークのかべが少し低くなるかもしれません。
テレワーク導入は、生産性が向上して、売り上げに還元されるだけでなく、離職防止や採用にも効果があるという統計も出ています。
中小企業こそ必要な取り組みと言ってもいいですよね！
ところでテレワンプラスは、こんな風に徐々にテレワークへ移行した経験を持つGSCが開発したテレワークツールです。
テレワークに必要な65機能を備えた超パワフルなツールですが、使用を今必要な機能だけに絞り、徐々に使用機能を増やしていけるという、フレキシブルさも兼ね備えています。
テレワークの移行準備を始めるには、社内に徐々にテレワークを浸透させるには、このテレワンプラスがぴったりです♪