個人情報を利用できる？共同利用とは
皆さま、こんにちは。
弁護士をしております、中野秀俊と申します。
今日のテーマですけれども、個人情報を利用できる？共同利用とは？というお話をしたいと思います。
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個人情報の第三者提供場合には、本人の同意が必要
個人情報については以前もご説明しましたが、第三者に提供する場合には本人の同意が必要で、提供する側も受領する側も記録が必要なります。どういった個人情報をいつ、誰に渡したのか、いつ受け取ったのかといった記録が必要という事かなり面倒です。この第三者提供にあたるとかなり面倒ですし、何か起こった時には個人情報保護委員会にも連絡しなければいけないなど大変という話になってくるわけですが、ここで共同利用というものがあります。これは個人情報保護法で定められているものです。この共同利用には、プライバシーポリシーなどに「共同利用する」と定めておくと、第三者提供にはあたらないという条文があります。つまり、第三者提供にあたらないので、本人の同意や記録も必要ないという話になってくるわけです。では、この共同利用にあたるためにはどうすればいいのでしょうか。
個人情報保護法の共同利用とは
まず、共同利用にあたるためには、プライバシーポリシーに記載をしなければいけません。「共同利用します」という事自体はもちろん、どういう情報が共同利用されるのかという範囲や、誰に対して共同利用するのかという事をきちんと書かなければいけません。では、共同利用とするためにはこれらをただ書けばいいのかというと、そういうわけではありません。共同利用をする理由、必要性が必要になります。
共同利用の想定例
想定される共同利用としては、いわゆる子会社や関連会社などのグループ会社といった形が考えられます。例えば、給与計算については一括して行っている場合や、出向等がありその必要性があるといった場合に限られるかと思います。この場合には、必ずプライバシーポリシーで記載しておくという話になります。同意までは必要ありませんが、きちんと法令に則って書くという事が必要になります。第三者提供にはあたりたくないが、グループ会社である場合や、一緒に研究をしている場合にも共同利用とされます。完全に資本関係がなかったとしても、共同研究をしている場合にも共同利用は認められます。個人情報をやり取りする必要性がというものが必要になるわけです。
共同利用の場合は便利ですが、どこまでできるのかという事はきちんと判断をして、適切に行う事が重要かと思います。
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