業務改善に向けて、デジタルツールを使って省力化についてチームで考えてみた
お疲れさまです。
某小売業のデジタルな部署で日々奮闘を続ける脱アナログを目指す84式まっちゃんです。
今回の記事は4回目の投稿です。早いものでnoteに最初の記事公開をしてから1か月強が過ぎました。夏真っ盛りのお盆に、初めての記事を書投稿しました。例年のように残暑は厳しい日が続いていますがもうすぐ10月も近くなり朝夕にようやく秋らしさを感じています。
過去3回の記事では、自己紹介や業務上の課題を解決するための取り組みなどを考え話し合ってきた記事を投稿してきました。
今回の記事投稿では、今まで考えてきたアイディアや職場の課題をもとに実際に取り組み始める前段階として3個抽出し、その中からこの2か月で取り組んできたことをもとにどんなプロトタイプを制作するかについて話し合いをもとに決定する過程を記事にいたします。
今回も最後までお付き合いください。
一番最初に記載した自己紹介記事を以下に掲載いたします。筆者について書いていますのでよろしければ以下の記事もご覧ください。
チームの業務改善のために
私の所属している部署は、店舗主体の小売企業が運営するネットショップの本部です。その中で私は販促企画のグループで働いています。
前回の記事では、チームのメンバーと今目の前で抱えている業務の困りごとを仕事以外での困りごとも含めてヒアリングしました。
今回の記事でも前回の記事に登場した、Sリーダー、Aさん、Bさんが登場します。合わせてご覧いただければ幸いです。
私の所属するチームはネットショップでのセールスの企画運営が、主な業務となっております。その際に発生する作業の効率化をデジタルツールを使ってどう解決していくかについてアイディアを自分で考え、その後チームメンバーと話し合いました。課題解決に向けて意見をブラッシュアップする目的で、この前学んだ「スパークリング」の手法を用いました。
チームメンバーでの話し合い2回目
今週は休みがバラバラでメンバーがまたしても一堂に会さず、Sリーダー👨との個別での意見だし、Aさん👼Bさん👩との意見だしとなりました。
アイディア１：数値集計の効率化したい
私の所属している部署は毎月数本のセールスを行っております。
ビジネスとしてセールスを行っておりますので当然ですが数値報告が必要となります。
実は数値集計のために自部署では毎回、ローデータ（Raw Data）を期間設定し、ダウンロードの後に加工して集計しています。
その際は、それぞれの異なるシステムから情報をダウンロードして加工します。
組織の複雑な成り立ちなどから、いくつものシステムが残っているのですが単独ですべてを網羅するものが無いことが要因です。
セールスの数値集計作業では大まかに以下のA、Bのシステムから数値をダウンロードします。
おもにフロント機能のシステムAと後方機能のシステムBを使って作業を行っていきます。それぞれにA、Bにしか入っていない情報があるためそれぞれに抜き出します。
以下が簡単な手順です。手順自体はシンプルですがあらためて見てみるとかなりの時間を費やしています。
システムAとシステムBから同一の日付で受注データをダウンロード
それぞれに存在する注文IDをフックとして両方のデータを紐づけます。
不要な行を削除して必要な情報のみを抜き出して抽出します。
チームではほぼ、エクセルでの集計作業が得意なSリーダが実施報告書の作成を行っています。
膨大な時間を、この数値集計と資料作成に費やしているのを隣で見ていることから、この作業を自動化することが重要だと認識しています。
使用予定ツール：PAD
Sリーダー👨との打ち合わせ。
数値集計などの報告業務をメインで行っていますので、数値集計の効率化について意見を交わしました。
🙋♂️（この絵は以下私です）Sさん、今受けている研修で学んだことを生かしてSさんが行っている数値集計の自動化をPADを使ってやろうと考えています。週でどのくらいの時間を数値集計にかけていますか。
👨数値集計にはだいたい15～20時間程度。
週のあたまに必要になることが多いから日曜日も出勤して対応している。
🙋♂️数値集計を自動化するにあたって障害になることって何があるのでしょうか？
👨本社として数値集計して出す数値は、最終的には会社の数値として社内だけでなく社外にも出る数値になっていくこともあるから確実性が一番。
自動化して工数が削減されるのはとても大切なことだけど、その数値が正確であるかを慎重に見る必要があると思う。
🙋♂️まずは自動化したものを実装しつつ、手作業での数値集計との差異が無いかを検証していく流れで問題ないでしょうか？
👨まずやってみて、検証結果をもって作業手順の変更をMGRにも判断を仰いでPADの導入をしていこう。
作業の削減につながる案で、制作したものがうまく挙動するかどうか次第との結果となりました。
アイディア１の導入で得られる削減時間：15H×4W→月約60H
Aさん👼Bさん👩との打ち合わせ。
普段から私と一緒に、製作などの実務に携わっている2人と一緒にアイディア２・３について意見を交わしました。
アイディア２：画像のダウンロードを自動化する
自部署での業務の中で、大きく工数を割いている業務の中にLP製作に関係する作業があります。
実際のページ製作は外注しているので、制作会社へのデータの準備と制作指示、戻ってきたコンテンツの校正作業が主な業務となっています。
今回は準備作業の工数削減について考えました。その中でも画像データの準備についての自動化の工数削減を実施したいと考えています。
以前、PADを使って自動化するプロトタイプを作成しました。
原稿から必要な情報を抜き出してシンプル化してたものを作成。少ないフローで実施した際はうまく動いたのですが実際に使っているフォーマットで再度挙動させてみたところ途中で止まりうまくいきませんでした。
こちらを実際に使えるものまでもっていくためには、再度時間をかけて製作が必要となります。
使用予定ツール：PAD
アイディア3：文字校正をでのミスを無くしたい
自部署ではセールスやキャンペーンについての情報を、各所に情報発信しています。
その中で致命的なミスとして、数字の記載間違いがあります。
本来あってはならないことなのですが、商品情報の書き間違い。キャンペーンでの進呈ポイントの記載間違い。日付と曜日の不一致などこれまでにも何度かミス（事故）を発生させた過去があります。
事故発生→修正処理→関係各所への連絡→お客様対応の有無の確認…。
諸々の処理と並行して事故報告書の作成。
そして一気にえぐられていくメンタル状態。
校正ミスによる負は、時間以上に大きなダメージがあります。当然対外的なものですので、サイトの信頼性にもかかわってしまいます。
まずは初歩的な日付と曜日確認を校正するアプリを作成してみてはどうかと考えました。
使用予定ツール：LINEBot,code pen
各自、日付と曜日確認に手帳や、卓上カレンダーなど様々な手段で行っているのをデジタル化してスマホで日付入力してはどうかと考えました。
Aさん👼Bさん👩との打ち合わせ。
普段から私と一緒に、製作などの実務に携わっている2人と一緒にアイディア２・３について意見を交わしました。
🙋♂️今日も、お時間もらってありがとうございます。
以前は現状の業務での困りごとなど教えてもらい、アイディア2・３について、ご意見いただきたいです。
👩アイディア2については前回、プロトタイプでうまくいくところは一緒に見たので、実際のフォーマットで使えるものになったら素晴らしいと思います。
🙋♂️画像を整えるのにかかる時間って大体どのくらいでしたっけ？
👩1回のセールで掲載商品が60～80だとして1つの商品で20秒くらい。
20秒×60個で1200秒 として20から30分くらいです。月にセール4回で
２～３時間くらいでしょうか。
👼まとめて作業できたとしてそのくらいですよね。ただし画像が確実にすべて期日までに登録されているわけじゃないから。実際の作業だと微妙かもしれないですね。
アイディア１の導入で得られる削減時間：月約２～３H
ただしそのまえの地盤づくりのほうが課題。
🙋♂️アイディア３についてはどうですか？
👼先日、ポイントの上限数の記載ミスがあった際はMGR、部長も含めてかなりの人がかかわって、私とAさんで半日作業が止まりましたよね。
👩時間的な工数もそうですが、影響度的にはこちらのほうが進行ですよね。
👼日付と曜日の不一致の解消にアプリを作成するとのことですが、作る工数をかける意味がありますか？
この前、企画の案だしするときに使ってみた生成AIにプロンプト書いて校正させてみるほうが良いような気がします。
🙋♂️確かにアイディア3の製作は取り下げます。この後プロンプト書いてみるわ。
👼アイディア２の製作はできたらいいものだと思いますが、今後業務が年末に向けて忙しくなる中でその時間を、作れるかが問題ですよね。
チームのメンバーで話し合い、今後のやることが見えてきたと思います。
取り組もうとしていた内の課題は、その場で1つは解決してしましました。アイディアとツールの選定含めてメンバーの意見をもらうことの重要性を改めて感じました。
今後の取り組みについて
チームでの話し合いで意見をもらえたので今後の取り組みについて以下の流れで実施していきたいと考えています。
月間で使っている時間の大きな数値集計の自動化をする。
数値集計を自動化したことで捻出した時間で、画像の自動ダウンロードの機能を完成させる。
チームMT内で、業務改善をツールで省力化できるものが無いか提案する機会を定期的に設ける。
今後は以下の流れを作り、チームでの業務改善をさらに進めていきたいと思います。
最後までお付き合いいただきありがとうございました。
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