ゴールを目指して！！チームメンバーの困りごとはどこにある？？
お疲れさまです。
デジタルな部署で日々奮闘を続ける脱アナログを目指す84式まっちゃんです。
今回の記事投稿が3回目になります。
前回の記事では自分のモチベーションの源泉や、仕事・プライベートにこだわらずデジタルツールを使うことで、こんなことを解決してみたいという思い（妄想）を記事にしました。
今回は、仕事面で今の課題は何だろう？ということを考えてみたいと思います。まずは自分で現状の課題を考えました。そのあと所属しているチームのメンバーとも話し合いながらでてきた課題やそれについての解決について書きたいと思います。
初回投稿の記事を以下に掲載します。
自分が今の部署に来た経緯など自己紹介をまとめました。筆者がどんな人間か、また所属しているチームの紹介について記載しています。以下の記事もあわせて読んでいただけると幸いです。
チームメンバーは何に困っているか考えてみた
自分はある小売企業のネットショップで働いています。その中で販促業務を主に担当しています。
今回、自部署の業務の課題を解決するにあたり、実際にやってる業務を簡単に棚卸して、PDCAにあらためてシンプルな形で作業やアウトプットするものを書き出してみました。
Plan (計画）
企画書の作成。会社全体のセールス情報や過去の自部署の実績をもとに、達成数値を設定しそのため、キャンペーンや販売商品について企画します。
Do（実行）
計画した内容をもとに、販促を行う媒体ごとにコンテンツを作成していきます。コンテンツごとに納期の管理。商品を掲載するものについては商品担当の部署と商品原稿の管理、校正などを行っていきます。商品のセールがある際は、販売開始から販売終了まで運営に問題がないか確認します。
Check（評価）
制作したコンテンツの数値情報の分析、対象期間での全体の数値情報や、販売した商品の数値情報の分析などを行います。
Action（改善）
Checkで分析した数値と計画のギャップを確認し、優先度の高い項目から次回のセールで改善を実施します。
困っていることはなんだ？
自分が普段向き合っている業務の中で、チームのメンバーが困っている（しんどい思いをしている）ことなにかと考る前に自分が困っていることは何かと考えました。
１．情報の整理が追い付かない
セールスやサイトの機能が日々更新される情報を管理しきれない。
２.締め切りが守られないことが日常的に発生する
商品情報などコンテンツ作成に必要な商品原稿のやり取りの際に、締め切りが部署によって守られない。
３.集計作業に時間がかかる
複数のシステムからデータをダウンロードして、必要な情報だけを選んでまとめた後、集計しデータを抜き取る作業を行わなければいけないことがルーティーンとして発生している。
自分がさらっと思いついたところだとこんな感じでした。3番目については決まった情報で行うのであれば自動化できるのでは？と感じでいます。
チームメンバーに伝えてみた
先ほど記載した、自分の考えをチームメンバーにいざ伝えてみました。自分の考えとチームメンバーの考えにずれが無いのか、他の人たちはどんなことに困っているのか？組織としてのゴールはどこにあるのか。そのうえでゴールにむかうため、現状とのギャップをどう埋めていくのか。おもにその視点でヒアリング、話し合いを実施しました。そのまえに。
自分の所属する組織はこんな感じです。
自分の所属する組織についての説明です。
自分の所属する組織はネットショップを運営しています。部長のもとシステムや物流、後方管理を行うMGR、そして自分の所属する販促チームのMGRがいます。
自分のチームはMGRの配下グループの中に３個あるチームのうち、Sリーダーチーム（仮称）として動いています。
今回はの記事ではそのチームでの話し合いについてです。
話し合いで、自分の考えを伝えたところおおむね表現の違いや、見方の違いはあるものの概ね認識は共通のものでした。
会話の中でもらったFBをこの後に書き出していきます。
ｓリーダー（55歳チームリーダー）
リーダーとは、1対1で今回の課題について伝え、話し合いました。
早速ゴールについての話をもらいました。普段から会話もあるので、ほぼ自分も共通認識でした。
チームのゴールは
業務において課題や困りごとについては、その都度発生すると思うし今回の出してくれた課題や困りごとは解決できるものもあると思う。ただし会社の決められたルールや組織ごとの役割や風土から難しいこともあると思う。けれどゴールは共通のものとしてチームで共有したい。チームとしてはチームの与えられた数値責任を果たすこと。そのうえでその進め方がお客さまの喜ぶ方向で進めていきたい。
チーム間の業務バランスについて
自分の課題感を肯定したうえでリーダーは、課題として組織間の業務バランスを強く考えておりその課題について話していました。
各リーダーごとに与えられているミッションは異なることから仕事の内容や時間軸が異なります。ｓリーダーチームでは業務上、調整や手を動かす実務が多くなりがちです。そこに対して部下の作業量、業務量のバランスについて強く意識していました。ありがたい限りですが組織のバランスはなかなかに難しい。MGRとも別途調整が必要だが解決策はすぐには自分も思いつかない、今後の課題感として持っておかねばと思います。
同僚A（32歳フルタイム）同僚B（33歳フレックス）
リーダーとの話し合いとは、別に時間を設けて同僚の2人にも現在の課題や困りごとについて話し合いをしました。自分やリーダーはプロパー社員、入社してから自社で現在まで社歴を重ねています。自部署に配属されるまでは、お店で働いたりもしてきました。
Aさんは1年前に入社し自部署に配属されるまではWEBディレクターとして、今までのキャリアを重ねてきました。Bさんは半年前に入社するまでは他社で事務のキャリアが長く、現在はお子さんが小さいことから短い時間でフレックスの勤務形態で働いています。
私の考えている課題は、実際に実務を一緒にしているメンバーなので普段から困りごとであることは同様でした。そのうえで別な意見ももらいました。
職場環境について
別な会社や業界を経て最近入社した２人からは、困りごとなどの話を聞くうえで最初に出てきたところは、自社の常識・他社の非常識というような意見でした。「毎朝の朝礼に昭和を感じました。もう慣れましたが最初は驚きました。」自社に入社した際に違和感を感じたことで、象徴的なことが朝礼なのかなと感じます。
弊社は店舗を主体とした小売業がメインビジネスです。毎朝9時にアナウンスが流れ、「いらっしゃいませ！～ありがとうございました！」までの社内用語の５大挨拶をしたうえで案内事項が数点、全体に連絡されます。その後各部署で簡単な数値報告を行います。
全員が手を止めて毎朝始業時に儀式的な時間を割くことのコストをかける意味があるのか？正直、判断が難しいところです。自分は長年いることで慣れていることでした。
課題の発見は当たり前のことを、新しい目で見ることが必要だなと再認識しました。別な業界から入社してきた部下やメンバーを迎える際に、会社のアイデンティーとして行っている儀礼にストレスを感じさせないため、受け入れ時に丁寧な説明を行う必要がある。と現状取り組んでいる業務上の課題とは別な段階で対応も必要であることを実感しました。
現状の課題について
話し合いの冒頭で伝えた自分の考えた課題についてAさんBさんも同様に感じており、業務のさまざまな具体例が出てきました。
「日々多くの情報、さまざまな資料がくる中で必要な情報ファイルを探すのに時間がかかっている。」
会話の中で普段から持っている課題を再認識しました。
そもそも、業務マニュアルのような明確なルールや決め事が無いこと。その整理がなされていないことが大きいと感じました。
まずは、チーム内で情報を共有する場所を再度決め直し保管する際のファイル名も再度ルール化して共有することから始めていくこととしました。
その際、整理する作業やリネームはPADを使って少しでも省力化する方向で進めていきたいです。
振り返り
今回課題や困りごとを考えるにあたり、会社の組織の在り方など全体にかかわることは自分ではすぐ解決できないので、チームで解決していけること。そして今自分が学び始めている、導入に多大なコストを必要としないデジタルツールなどで改善できることは何か、という視点で普段の業務を見直していたのかなと反省しました。
デジタルツールはあくまでも課題解決の方法の一つであって、その答えにいく方向だけでファシリテートしたら今回、チームメンバーと話しているなかで出てきた課題は話してもらえなかったと考えています。
自分の今回上げた課題はチームメンバーでも共有の課題としてあるものなので今学んでいるデジタルツールを活用し取り組んでいこうと思います。
それに限らず、今後もチームメンバーとはコミュニケーションを続けまずはチームの持つ課題を出し続け、解決方法について自分で考えチームメンバーにも意見を求めるを繰り返していきたいと思います。
最後までお付き合いいただきありがとうございました。
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