秘書の仕事で身につく力３選

フリーの通訳の仕事を受けることがあるのですが、秘書時代に身に付けた力が役に立つなぁと思うことが多々あります。その中で秘書として働いたら身につく可能性が高い能力の中でも、今後のキャリアで役に立つ3つの能力についてお伝えいたします。ずばり！

１　柔軟な土壇場力

２　対人能力

３　先読み能力

一つずつ解説しましょう。

１　柔軟な土壇場力

これは、特に外資系秘書、外国人付き秘書の経験がある人に特に顕著な能力です。そして、イベントプランナーや、営業、ブティック勤務、通訳などでも役に立つ力です。

なぜ、この柔軟な土壇場力が身につくかというと、今の流れの速いビジネス界において、上司が朝言っていたことが夜に変わる、朝令暮改はよくあること。変わったところでどう対応するのか、どうリカバーするのかが大切になります。

上司と一緒に外出して、思いもかけないことが起こってしまったり、珍しい人にあって予定を変更して頂戴ってこともありうるわけです。車の手配など全て完璧に組んでいてもスケジュールが変わりますので、その場でどう迅速に対応するかが秘書の土壇場力の見せ所です。心臓はドキドキしますが、ワクワクもします。これがうまくいったらガッツポーズ！試練に立ち向かうのは、楽しい！そう思えるのであれば、外資系の秘書、外国人付きの秘書に向いていると言えるでしょうし、柔軟な土壇場力に磨きをかけることができます。

次は、２　対人能力

これは秘書として必ず身につけなければならない能力でもあります。横暴な人もいますし、ヒステリックな人もいます。（私の上司ではありませんが、ファイルを投げつける人もいたとか・・・）長話が好きな人もいれば、偉そうな態度の方もいらっしゃいます。実際、えらいことやってきてらっしゃるので当然かもしれませんね。

どういう人が来ても、感情的にならずに、落とし所を見つける。（そういう私も、一度だけ怒ったことがあります・・・汗）癖のある人でも、上司の部下であれば協力してもらわねばなりませんので、協力したくなるような言い回しや動機付け、人を動かす力が必要になります。

日常的に、そういうことをしていると、対人能力が自ずと磨かれます。そうすると、大抵の人には動じずに冷静に対応できるようになります。そこから一歩進んで、Rapportという協力関係を築くこともできるようにもなります。（このRapportについてはコロナが落ち着いた頃にリアルで体験してもらえるようなセミナーを企画したいと思います）

どうでしょう、魅力的な能力ではありませんか？

最後に　３　先読み能力

これは、相手のニーズを読み取る先読み力と、状況を先読みする力のことです。

相手のニーズを先読みすることができると前もって準備ができます。話しながら、これが欲しいのかな、こういう物を求めているのかなとわかったら、こちらから提案もできるので相手も満足することができます。もしくは、過去の傾向から、相手の好みがわかったら、前もって準備しておけば相手も”私のことわかってくれている”と喜んでくれるでしょう。上司の傾向を見ながら、次はこれかな、という求められる可能性がある資料などを準備しておくことでお互いにストレスが少なく働けるようになりますので、ニーズの先読み能力は大切ですし、日々、気をつけていたら、鼻が効くようになる、伸ばすことができる能力です。

状況の先読み力は、天気、交通状況、訪問先企業の業績、上司の傾向、ミーティングの相手、ミーティングの内容から次にどうなるのかということを予想するということです。予想した上で、シナリオがいくつか可能性として浮かび上がりますので、それらに対して対応策を練っておく。常にパターンB、ソリューションBを準備・想定しておくことで余計なドタバタを防ぐことができて落ち着いて秘書らしく対応できます。

以上、柔軟な土壇場力、対人能力、先読み能力が秘書として身に着けることがでいる3つのソフトパワーとなります。もちろん、秘書だから必ずもっている・身につく能力ではありません。ただ、傾向として日々の業務の中で鍛えられる能力でありますので、秘書として常日頃、研鑚していらしたら、この3つを兼ね備えた秘書になることができます。

誰かから聞いたのですが、”秘書は表面上は落ち着いて何食わぬ顔をして働くのよ、でもね、水面下ではバタバタしてるの。白鳥と同じよと。”シンクロナイズドスイミングの選手も同じですね。水面下では、バタバタ。水上を見るだけだったら美しい！何が起こっても、誰が相手であっても、先読み力を使ってできる限りの準備をしておきましょう。

そうしているうちに、秘書から別の職種にキャリアチェンジも可能になります。イベントプランナーや、小売のイベント、マーケティングなどでお客様イベントに関わりたい方々にも求められる土壇場力。秘書から、その辺りの分野への転職も上手に履歴書を作れば可能でしょう。

秘書の仕事が嫌だなって思っていらっしゃる方がいらしたら、今の仕事で身につく3つの能力を活かして、どういうキャリアを進むことができるのか考えてみてください。今の仕事が無駄ではないと思えるようになりますよ。

ちょっと横道に外れてしまいましたが、秘書の仕事で身につく３選：柔軟な土壇場力、対人能力、先読み力についてお伝えいたしました。