新任上司がきた！スケジューリングで気をつけること

そろそろ４月で新しい上司が着任するところも多いかと思います。

前回は新しい上司がきたときに、まずは上司を知ることから始めましょうという話でした。では、上司は新しく着任した時に何をするのでしょうか。部下との関係構築です。そして、周りとの関係構築です。そのためには時間が必要！スケジュールの組み方も変わっていきます。

上司が既にいるところに秘書が入った時は考える必要がないことです。部下や、関係者との関係構築はある程度できていることがほとんどでしょうから。では、反対に、秘書が既にいるところに上司が入った時には気をつけなければなりません。

スケジューリングについて最初はお互いの歩調を合わせるのに大変だと思いますが、それについてはTime TicketでもPDFの資料を作成して誰でも購入できるようにしました。そのうち、noteでもみなさんに買っていただけるようにする予定です。

今日は、新しく着任した上司が何をするのか？

ただでさえ、引継ぎや新しい職務で忙しく、他の部署の人たちも新任の上司と少しでも話したいと思っています。一緒に働く相手の人となりを知っておきたいというところでしょう。縦だけでなく横のつながりも大切ですので、前の上司が重要視していた役職の方がいらしたら、さりげなくミーティングをセッティングできるようにすることも大切です。向こうからお誘いいただくのが一番ありがたいですが、こちらから打ち合わせを依頼しても良いでしょう。

社外の人でも同様です。同業他社の人たちと意外にも情報交換している役員の人たちは多いものです。私自身、同業他社の社長同士での定期的なランチ会の設定をしていたこともあります。担当が輪番制で、それなりに美味しいところでランチをします。レストランがグループ内にある会社などは、自社のレストランを使います。

前置きが長くなりましたが、上司が新しく着任したら社内的な動きとして部下との関係を築くために何をするのか？

１　One 2 Oneを設定します。自分の直属の部下と面談を設定します。ランチョンが良いという人もいれば、夜飲みに行くという方もいます。業務中に会議設定してほしいという方もいらっしゃいます。時間は1時間程度でしょうか。この会議を最初だけでなく定期的に実施する人もいます。なかなか会えない上司と1時間も定期的に話せるチャンスがあるというと皆さん少し安心します。安心しすぎで、相談する案件が時間以上に長引くこともありますので、終わりの時間は少し余裕を持ってバッファーを取っておきましょう。

２　次によくあるのがタウンホール。自分のチームを集めて月一回、四半期に一度にタウンホール、チームミーティングを開きます。役職が高くなってチームのサイズが大きくなると頻度は下がります。初回は、上司のミッション、ビジョン、バリューの共有。チームとして、何を目標にするのか、どういうチームにしたいのかなどを話します。組織改編、新規採用の背景などを共有してくれることもあります。会議の主催者が上司であるため、秘書が資料を作成することがあるかもしれません。（大変ですが新しい上司の信頼を勝ち得るためにも助けてあげましょう。前に書いた”上司のことを知る”で資料作りが得意な上司にあたると自分で作ってくれるかもしれません。ね、やっぱり上司を知っていることって仕事の先読みをするにも役立つんです）

３　そして、もう一つ新任上司が着任した時に考慮することが会議スケジュール。不必要と思われる会議がなくなったり、統合されたり、メンバーを縮小したり、議題の対象範囲が変わったりします。数ヶ月たって上司が少しずつ変えていく可能性もあるので、その場合は関係者からの反発があったりもするでしょうし、何よりスケジュールの変更は秘書も大変！うまく周りの理解を得ながらスムーズな移行ができるようにしましょう。

新しい上司がきた時のスケジューリングで気をつけることは

１　One2oneの実施と頻度、時間帯や場所

２　タウンホール

３　今後の会議体の変更の可能性

急に言われてうろたえないように、事前にどういうことがあるのかわかっているだけでも心の余裕ができます。”あ、そういえば、読んだことあったな”と言われるような記事を今後も書いていきたいと思います。そうすることで、どんな上司がきても対応できる優秀な秘書の方が増えるかな♪