提案書・企画書を書くときに気をつけていること

提案フェーズで、「伝わる」提案書をつくるにはどうすればいいか？について、僕自身が気をつけている内容と、すすめ方をまとめてみました。
これは提案作業だけではなく、チーム内部での情報共有などでも、気をつけておきたいところです。

①背景を考える

主として、以下のようなことを考えます。
この軸が通っていないと、中身がどんどんズレていくので注意しています。

今回作成する提案書は、誰が、どの様に使うための資料なのか？
　・自分が、社内で説明する資料？
　・自分が、クライアントに説明する資料？
　・クライアントが、その上司に説明する資料？
　　etc...
今回の提案書によって、何を達成したいのか？ 
　・ 意見を貰いたい
　・説得したい
　・行動をおこして貰いたい
　・決断してもらいたい
　　etc...
この提案書を読む人は、どのようなことが気になっているのか？
　・そもそも、取り組みの意義を理解できてない？
　・実際に効果があるかどうかが不安？
　・上司を説得できるかどうかが心配？
　・かかる費用が多いことを気にしている？
　　etc...

②ストーリーを考える

①の背景を説明できるようになった上で、
テキストベースで、どのようなことを相手に伝えたいのかを書き出していきます。
最初は箇条書きで、大切なポイントから書き始め、
少しずつ、補足するためにはどのような材料があれば良いか？などを付けたしていきます。

③以下のフォーマットで整理する。

①②の内容を、定形に落とし込んでいきます。このとき重要なのが、
必ず　全体　＞　詳細　の順になっていることだと思います。

このフォーマットが、基本のアジェンダになっていきます。

●内容整理
　○与件の整理（弊社の理解）
　　・目的
　　・現状
　○目指すゴール
　　・ゴールの設定
　　・現状との差分　=課題
●課題の整理
　○課題の定義
　○解決の方向性
　○解決へのプロセス
●方針
　○基本方針
　　・プロセスのすすめかた
　　・プロセス内のタスク定義
　○企画の概要（★キラースライドになることがおおいです）
　○具体的施策
　　・施策内容
　　・懸念点
　　・懸念点の解消方法
●効果
　○実施による効果
　○課題と解決方法の対応（★網羅性に気をつけましょう）
●方法
　○施策を実施するスケジュール
　　・タスク分解（★プロジェクト開始時、WBSの元になっていきます）
　　・スケジュール（★タスクと矛盾がないことを確認します）
●施策を実施する体制
　○体制図
　○会議体
●見積もり
●Appendix

先にも書きましたが、提案書が「プロジェクト開始時のキックオフ資料・WBSのインプット」にもなることを意識して、書いていきます。そうすれば、あらためてキックオフ資料やWBSを起こす必要がありません。

さらには、提案書に書いたタスクリストから、プロジェクト中に設定されるべきそれぞれの会議体がわかり、その会議体でどんなことが議題になるか、議事録の見出しまで、書けてしまうかもしれません。最初は難しいですが、そのようにイメージすると、プロジェクトのコントロールに余裕が出てくると思います。

④キラースライドを作る

ストーリー全体の中でも、特に強調したいこと、今回の目的達成のために重要になる点を伝えるために、キラースライドを用意していきます。

キラースライドは
　- メッセージがシンプル
　- そのスライド1枚だけで伝えたいことが伝わる
　- 誰が見ても納得できる
ことを意識して作成しています。

⑤シートの順番を考える

すべてのシートをストーリーに沿って書き終わったあと、キラースライドや結論を冒頭に持ってくるなど、プレゼンテーションの流れを考慮して、シートの順番を入れ替えていきます

⑥シートを書いていく

個別のシートは、以下のような構成をとることで作成者側が思考が整理でき、相手に伝えやすくなると思います。

基本構成

以上、僕がおこなっているTipsを記載しました。