みんなはコミュニケーションに飢えている、という仮説
私の会社では4月からオフィスが閉鎖され、在宅勤務オンリーになりました。いつだっけ、7月くらいからオフィスに再度入れるようになったのですが、それでも在宅勤務推奨です。私もほぼ在宅で、たまにオフィスに行きます。
そうなると、コミュニケーションが少なくなるよなー、雑談とかなくなるよなー、って思ってます。新しいアイディアを考えたり、資料をじっくり作ったりってのに雑談は不要だとは思っているのですが、関係性を構築するという観点では、雑談は必要だと思っています。
4月以降の期間でも勤務先では社員を採用し続けていて、30人近く新入社員を採用しています。が、オフィスがクローズされたので研修とかは全てオンラインになってるし、新入社員が会議以外で既存社員と会話する機会ってのが極端に少ないんですよね。
この状況を打破していかないと、会社に対する帰属意識だとか、仲間意識だとか、そういうものが醸成できないのではないか、もっと距離を近づけるべきなのではないか、そんなふうに考えて、少しいくつかトライをしてみようかと思いました。
で、社員の中で他人と会話したい人を集めて、ランダムに組み合わせて雑談してもらう、そんな時間を作ってみることにしました。
毎週1回、約30分の枠を用意して、誰かと会話したい人に入ってきてもらい、ランダムに来た人たちを3～4人のチームに振り分けて、そこで自由に雑談してもらいます。
ランダムに振り分けるのは、自社ではZoomを使っているので、そのBreakout Roomの機能を使っています。
これ使うと、ランダムに振り分けてくれるのでこういうときはめっさ便利です。
ここで気をつけたのは下記のポイントです。
・楽な運用にする
これね、運用側が大変だと絶対に続かないので、運用する人間＝私が少しでも楽できる形にしました。なので、「誰と誰を組み合わせて」みたいなのは一切考えず、基本は全部ランダムです。Breakout Roomで適当に振り分けます。
・3～4人の組み合わせにする
Zoomの最大の弱点って、複数人が同時に話せないことだと思っています。となると誰かが話をしているときは、他の人間は聞き役に回らないといけない。それが無理なくできて、かつ全員がもれなく話を出来るのって、多分最大で4人です。なのでどんなに多くても5人にはしません。
・途中参加、途中退席あり
参加するハードルは可能な限り下げたほうがいい。なので当然ながら途中参加、途中退席はありです。ホストは途中参加してきた人をコントロールしなくてはいけないので、そこにも目を配る必要がありますが、これくらいは必要なコストですね。
・参加者からの要望はきかない
どんなに偉い人でも、要望は基本的には聞きません。誰かの要望を聞くと、全員の要望を聞かないといけなくなるし、全員の要望を聞かなかったら不公平感が出るので。
・とにかく楽しく！
雑談の時間は仕事のことを忘れて、とにかく楽しむこと。ホストもどこかのグループに入って参加者の一人として雑談します。
こんな感じで10月からスタートして、3回やりました。評判は今のところ上々ですね。社員の1/3以上が毎回参加してくれてます。業務時間にやってるので、顧客面談とかで参加できない人も多数います。それを思うと、この参加率はかなり高いんじゃないかと。
これをやってみて、やっぱりみんなコミュニケーションに飢えてたんだな、ってのが良くわかりました。仮説は間違ってなかった。
何気ないコミュニケーションって、やっぱり大事だな、と思いました。それで相手を知ることが出来るので。
この取組はもうしばらく継続し、途中で簡単なアンケートを取りつつ更に進化させていきたいと思っています。
今後、情勢がどう変わるのかが分からないので、この取組もどうなるか分かりません。が、何かしらコミュニケーションを活性化させていく取組は続けていきたいですね。