月曜はミーティングが多い
今日は月曜ということで、自社では月曜がミーティングデーなんですよね。チームミーティングが2つ、全体ミーティングが2つ、あと一緒に仕事をする営業との1on1も入れてるし、最近は月曜に顧客との打合せが入ることが多くて、更に全部リモート会議なので移動時間も考えないし、ってなると、今日も9時から19時まで9件のミーティングをこなしたりしています。
多いときは10件とかあったりします。もう何がなんだか分かりませんね。なんなんでしょう、コレ。
こんなふうに隙間なくガンガン入ってくると、逆に効率が落ちます。なので、こんなふうに入れないほうが良いですよ、って話なんですが、私の場合はスケジュールの調整は営業がやることが多くて、そしてなぜか営業はぽっかり空いているところじゃなくて、隙間にねじ込んでくる事が多いんです。
あ、あれか、人間は隙間を見つけると埋めたくなる、という心理か。
その心理学的効果のおかげで、私の月曜はミーティングしかしてない、みたいな状態になるわけです。
そんな中でも資料は作らなきゃいけないし、メールは返信が必要だし、プライベートの電話もしなきゃいけない。あ、自動車税の納付書がないことを税務署に連絡するの忘れてた。明日こそやらないと。
今日はそんな状態でしたが、なんとか無事に資料を2つ作り終えたわけです。
効率的にやる方法ってどうやってんだろ、って自分で考えてみると、ポイントは3つくらいありそうです。
１．取り敢えず手を付ける
中途半端どころか、タイトルを書いたくらいのレベルで構わないので、とにかくなんかしら手を付けるところがスタートです。例えばパワーポイントだったら最初のページにタイトルと名前を書いて、次のページの見出しに「アジェンダ」って書く。以上です。ここまでを一旦やっておきます。
で、その状態で開いたまま、最小化してDock（Windowsだとタスクバー）に置いときます。そしたら時間があるときに気づいて続きをすぐ始められます。
このレベルだったら、多分5分もかからずできるんじゃないかと。後は締め切りまでを逆算しながら、時間を見つけて一気に作ったり、少しずつ作ったり。状況に応じてコントロールしてます。
２．なんだかんだで内職は大事
本来論から言うと、ミーティングしているときに内職するのはご法度です。
内職ダメ、絶対。
てのは建前で、結局うまく内職しないと終わるもんも終わりません。ただ、自分がちゃんと聞いておくべきところは聞いておかないとダメです。
どうやって内職しながらミーティングにも注意を向けるのか。
まあ無理ですね。人間、二ヶ所に同時に意識を振り分けるって出来ないらしいですからね。私も無理です。
なので、ミーティングのアジェンダを追いかけながら、「このパートは自分にはあんまり関係ないな、次のパートでは聞いといたほうがいいな」ってのを先に見ておいて、自分に関係が薄いパートで内職します。
で、内職中はチョコチョコと意識を戻して確認しながら進めますが、内職では資料作成みたいなガッツリ集中するような作業はやめたほうが無難ですね。メールチェックと返信くらいが丁度いいと思います。
メールを1通返信したらミーティングに戻る、くらいの感覚が良いのかな、と。
３．スケジュールを入れてもやらないけど、入れないともっとやらない
やらなきゃいけない作業は時間を取ってスケジュールを入れてます。例えば火曜のAMが空いてたら、その時間に『〇〇様向け資料作成』って書いて。そうすれば、スケジュールは一日に何回も見直すので、そのたびに目に入ります。過去にはToDoでの管理もやりましたけど、ToDoでの管理は無理でしたね。現在はスケジュールを入れるほうが私には合っているみたいです。
スケジュール入れるときに大事なことは、メモ欄に今考えているおおよその構成を記載しておくこと。できれば参考資料などのリンクも。
資料の構成って、資料を作る必要性が発生したタイミングが一番「こんな資料にしよう」「こんな内容があるといいかな」ってざっくりとした構成が思い浮かびます。で、その後すぐに薄れていく。その上「なぜこの資料が必要になったのか」ということもどんどん薄れていく。
そうなると、「さあ資料作ろう」ってなったときに、必要なものが作れなくなる事が多いんですよ。
そうならないために、スケジュールを登録する、そこにメモを書き込む、ってのはめっさ重要だと思います。
で、そのスケジュールを無視して誰かからミーティングのスケジュールを入れられて、資料作成が更に遅れることになるんですけどね。
でも大事なのは適切にサボること
こんなふうにやってると、仕事の抜け漏れはかなり減ると思います。クオリティも多少は上がるかな。
でも、このやり方は自分の隙間、サボる時間をどんどん減らしていくことに繋がるので、あんまりオススメしません。。。
適切にサボることが、仕事のクオリティや仕事に対する意欲を高く保つ一番いい方法だと思います。
ということで、明日はサボる時間をなんとしてでも確保する予定です。