＼開催当日まで、あと22日／スタッフミーティングの様子を紹介します！
こんにちは！CRファクトリーの竹下です。
コミュニティフォーラムに関わるコアスタッフは、住んでいるところも本業もバラバラ。当日に向けてたくさん準備することがありますが、ふだんはチャットワークでのやりとりと、zoomを使ったオンラインミーティングで、進捗報告やコミュニケーションを取っています。今回は、オンラインミーティングの様子を少し紹介させていただきたいと思います。なかなか見えにくい運営の裏側ですが、「こんな感じで動いているんだ～」というプロセスをお楽しみいただけたら幸いです。
ミーティングの流れ
ミーティングはGoogleドキュメントでつくられたアジェンダを基に進めていきます。プログラムをざっくり分けると、以下の5つです。
①近況報告
②TODO確認
③各チームの報告
④全体で検討していきたいことを話す
⑤感想共有
①近況報告
いきなり本題に入るのではなく、まずはアイスブレイクを必ず行っています。特にコミュニティフォーラムの運営をきっかけに、今回初めてご一緒するメンバーもいるので、このプロジェクト以外でなかなか顔を合わせる機会が少なくなってしまう分、少しでもコミュニケーションを取る時間があればと考えています。お互いの人となりが分かれば親近感が湧きますし、今の気持ちや状況を把握できれば、相手の楽しさや大変さを慮ることもできるので、結果的にプロジェクト推進の後押しをしてくれることにもなります。「冬に食べたいおすすめグルメは？」や「お休みの日のリフレッシュ方法は？」のように、特定のテーマを決めるパターンもあれば、特にテーマを設けず、「最近の私」として、プロジェクト以外のふだんの状況や気持ちを話してもらうパターンもあります。僕自身も人見知りで緊張しいなので、近況報告のような和やかな雰囲気に慣れる時間が最初にあると助かるんですよね！あまり普段のミーティングで取り入れることがない、という方は、ぜひ一度試してみてください。
②TODO確認
近況報告が終わったら、前回のミーティングで生まれたTODO（宿題）の達成状況を確認していきます。予めコアスタッフのメンバーには「次回のミーティングまでにお願いします」「●月●日までにできると良いね！」と割り振ってお願いをしているので、「できました～」とか「ここがちょっと分からないので、相談させてください」など、現在の状況を軽く共有してもらっています。
③各チームの報告
②のTODO確認では、個々での進捗状況を確認しました。ここでは各チームでより詳細なプロジェクトの進捗状況やこの場を借りて相談したいこと、みんなにお願いしたいことを確認していきます。
④全体で検討していきたいことを話す
コアスタッフ全員で顔を合わせて詰めていきたいことや、具体的なアイデアとして固まっていないので、ブレストをして考えを深めたい、というときに、みんなで話し合いをする時間です。「イベントのコンセプトってこの認識で合っていますか？」とか「ゲストに登壇いただく分科会のテーマをみんなで考えよう！」など、イベント全体に関わる大事なことを話していきます。
⑤感想共有
ミーティングにおいてもオープニングとエンディングは大事！ということで、最初に「チェックイン（テーマを決めて参加者が順番に話すこと）」で近況報告をしたので、「チェックアウト（自分の気持ちを一言ずつ発言してもらうこと）」として、コアスタッフ全員に一言ずつ感想を共有してもらいます。そんなにかしこまらなくても大丈夫です。言葉を無理にまとめる必要もありません。その日のミーティングを経て、「楽しかった～」とか「●●をさらに頑張っていきたいと思いました！」、「□□のアイデアが思い浮かばないので、少し寝かせてもう一回考えてみます。」のように、いまの率直な気持ちを話してもらえたらＧＯＯＤですね＾＾
◆アジェンダをつくるポイント
ミーティングの開催には「アジェンダ」が不可欠！アジェンダをつくるときのポイントを2つ紹介いたします。
①できれば早めにアジェンダをつくってみよう～！
もし自分のエネルギーが余っていて「できそうだ！」と思える状態であれば、前回のミーティングが終わって解散してからすぐに、次回分のアジェンダをみんなに共有できると良いかもしれません。早めにアジェンダを共有することで、TODO（宿題）への意識が芽生えたり、次回までの道のりと次回でみんなと話すことの見通しも、メンバーそれぞれが付きやすくなります。アジェンダはぜんぜん完璧な状態でなくてもOKです。記載すべき内容が未確定な場合もあるので、議題の項目だけ書いた簡易的な状態でも良いと思います。あるいは、ひとまず作成してみた、というたたき台の状態でも十分素晴らしいと思います！アジェンダはGoogleドキュメントなどで型が一回できれば、コピーができます。コピーしたファイルを議題に応じて形を調整していく感じなので、1からつくるよりも大きく時間の節約になりますよ＾＾
ちなみに、アジェンダの共有は、次回のミーティングまでに2回くらいあると良いかもしれません。1回目は作成してすぐ。2回目は3日前～前日あたり。モチベーションが高かったとしても、日々忙しく色々なことをしていると、つい忘れてしまうこともあります。TODOがある場合は特に、少し大変ですが丁寧にリマインドをしてあげるのがおススメです＾＾
②みんなで荷物を分け合おう～！
アジェンダの冒頭には、毎回「司会」と「議事録」という項目があります。ここに今回のミーティングで担当してくれるメンバーの名前を入れます。つまり、みんなの持ち回りでミーティングを運営していくということです。リーダーだけではなく、みんなで少しずつ、役割や作業を分担していくと、一人に荷物が集中しないようにできます。また、役割があることで、メンバー一人一人に当事者意識が生まれてきます。とはいえ、必ずしも司会や議事録が得意な人ばかりではありません。司会係に対しては、人前で仕切ることは少なからず緊張すると思いますので、合いの手やリアクションで盛り上げたり、言い忘れて良そうなことはやさしくフォローしてあげると良いと思います。Zoomであれば、チャット機能やスタンプも積極的に使っていくと良いですね。議事録係に対しては、係じゃない人も、時々気を配って一緒に議事録にメモを取ってあげると、抜け漏れが防止できます。ミーティングもみんなでワイワイつくっていけると、日々の活動が楽しくなります～♪
◆時にはメンバーの「好き」や「得意」がアクセントに！
今回、コミュニティフォーラムのコアスタッフとして集まってくれたメンバーは、いろいろな「好き」や「得意」を持っていて、多様なチームです！野球が好きな人がいれば、サッカーが好きな人もいる。動画編集が得意な人がいれば、絵が得意な人もいる。6人の楽しいチームで、本番に向けて楽しく駆け抜けていきます。そして本番では、みなさんにとって未来への希望を抱けるような明るく楽しいイベントにしていきたいと思います。今回は最後に、コアスタッフの一人、こまちゃんがミーティングの終わりにいつも共有してくれるグラレコ（グラフィックレコーディング）をお見せします！
やさしいタッチの絵がチームの雰囲気を和ませてくれています＾＾これからも、僕たちが話したことが、こまちゃんの目にどう映って、どんな絵に仕上がっていくのか楽しみです！！
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