👀身近な課題探偵になって聞き込み調査を実施⁉#protoout

2024年5月9日 22:52

小売業の本社において、人事部門を担当する我が部署の「課題」調査を実施しました。働く仲間は、全社で20,000人を超え、365日24時間で運営する店舗もあります。
日々の業務において、イロイロ言いたいことはあるのではと思い。ランダムに捕まえて「どうなの」「どうなの」と掘ってみたところ、なんとなく「元は一緒かも」って思ってしまいました😅

課題収集開始😎

👩Aさんの困りごと。「紙」が毎月溜まっていく💦

　Aさんは、我が部署の事務関係を担当しているパートさんです。

　我々のチームは、4グループで構成され、それぞれのグループで社員が専門業務にあたっています。
　その4つのグループに発生する、書類のとりまとめと経費関連の処理をAさんが一手に担っています。当初は、短時間（4時間）で行っていましたが、ボリュームが増すに応じて勤務時間も長時間（7時間）に変更となりました。
　なにせ4グループから流れてくる業務が膨大ですから、Aさんの活躍は目覚ましいもので、テキパキとこなしています👍

　そんなスーパー事務員のAさんに増員のお知らせが来たのです。Aさんは大喜びでした。しかしながら、新規採用予定の方には、別のタスクが容易されていました。

　そこで、Aさんにアプローチしてお話を聴くことにしました。
　すると、何とか業務はこなしているものの、後回しになっている案件を告白してくれました😓
　「実は、毎月各支店から送られてくる報告書があって、整理する暇がなく溜まっています。気になっているのですが、手付かずです。」
　よくよく聞くと、その数は毎月250枚が手書きで送られてきて、承認印の有無を確認の上、所定のファイルに綴じておかなければならないとのこと。

　「紙」「紙」がストレスになってしまっている様子です💦

👨Bさんの困りごと。バラバラの書式をまとめるのが大変💦

　Bさんの担当は、派遣社員管理の担当です。

　毎月の経費処理に加えて、法令に基づいて書類の作成と取り交わし、保管を行っています。また、月ごとに集計表を作成し、どの支店でどのくらいの費用と投入時間が発生しているかを一覧にしています。
　かなり、煩雑な事務作業のようなので、フローを聴いてみました😎

　取引契約のある派遣会社から派遣社員の供給を受けるには、「派遣個別契約書」の取り交わしが、契約期間ごと、案件ごと締結します。
　おおよそ3ヶ月に1回更新をかけるので、そのたびに手続きを行います。加えて、抵触日通知書・労働情報提供・派遣先管理台帳を作成します。いろいろ大変です💦

　また、経費管理一覧表の作成のためデータを収集するのですが、それらの請求書は、郵送・PDF受診・WEBからDLと各社バラバラの送付方法で届きます。しかも、そのフォーマットがバラバラなのです。
　データを読み解き集計するには3日～4日かかっている状態です💦
　
　慣れたBさんだから、このくらいの時間ですが、慣れていない事務員さんだと＋2日はかかると思います。ひたすら、マニュアルでエクセルに入力してます😅

👩‍🦱Cさんの困りごと。問い合わせ電話に忙殺💦

　Cさんは、教育・採用・労務・企画のグループに分かれている部署の中で、労務関係の業務にあたっています。

　朝9時～夕方18時までの業務中で、いちばん費やす時間は、なんと「電話対応」です📞
　毎日計画的に処理したい業務はあるものの、不定期（予測不能）に舞い込んでくる「問い合わせ」に対応することで計画が進まず、残業もしばしばです😥　　
　緊急もあれば、「今じゃなくても・・・。」「それは労務以外の質問です。」ってこともあります。しかし、電話の相手は、「すぐに解決したい」からかけてくるので、気持ちの優しいCさんは、なるべくその場で解決しようと調べて回答します。

　AI Chat Botが設置してありますが、まだまだ活用されるまでに至ってないようです😣

🧑Dさんの困りごと。報告書をサクっと終わらせたい💦

　Dさんは、人材採用のグループで日々奮闘しています。

　会社案内や面接会場はテクノロジーにより、距離（ディスタンス）などの物理的問題は解決してきましたが、人の見極めの面接は、「対話」することを外せません。Dさんは、毎日、画面越しに面接を行っています。

　コロナ前のWEB面接がない頃は、移動時間の新幹線で事務処理したり、息抜きしたりできましたが、今はWEB上で移動することなく会場設定が出来きるので、忙しくなったようです💦

　在社することが多くなったので、上司からは、「状況どうなっている」「採用の傾向サマリー出して」など、プチ報告を求められることもしばしば・・・。

　そんな、Dさんからは、進捗データを作る手間を省いて、一カ所に記録管理したデータから、上司の要望するデータを抜き出せる、あるいは、ダッシュボードにタイムリーに掲示されるようなものがあったら嬉しいとの要望が出ました💡

🔍課題から見えてきたもの

　4名のメンバーにイロイロ意見を聞いてみましたが、みんな忙しく「なんか改善できそうなんだけど」と思いつつも、じっくり考え、取り組む時間が捻出できていない「悪循環」から抜け出せていないようです💦💦

🙅‍♂️デジタルで解決して欲しい❓

　「なんか、パパッとできないかな」「デジタルで解決できるでしょ」なんて声を調査中「耳」👂にしました。
　それぞれのメンバーと一緒に業務にあたっていた経験があるので、おおよそのボリュームは推測出来ました。
　一方で、「Help‼」を出している割には、「変えよう」ってマインドがなく、「誰かが変えてくれる」という「待ちの姿勢」が感じられました。
　なんとなく、よくある「上司」的な意見みたいです。誰かが何とかしてくれる時代は終わり、自分でやってみる時代になりました。上司に限らず、同僚にも「学ぶ」「行動に移す」ドライブがかかるようにしたいものです。

💻断捨離

　いままでやってきたことを踏襲して、それをデジタル化することで効率化を進めるのもひとつの方法ですが、その前に整理・整頓があってもいいと思います。

　自分もそうなんですけど、フォルダーに雑多にファイルが置きっぱなしになっていたりする状態。いるもの・いらないものを整理したり、なんとなく踏襲してきたことを「いらないかも」と再点検することも大事かもしれません。

🤖解決策を考えてみた

👍自分だけ知っているよりも、みんな知っているのがイイ

　部署内において、それぞれのグループの各員が業務にあたっているんですが、時として、隣の同僚が何やっているか「知らない」ことがあります💦

　ローカルフォルダーにしまい込んで誰にも分らない状態だったり・・・💦

　デジタルによる解決ではないけれど、誰もが検索できる状態にしておくことも有効です。クラウドに保管して、共有する意識づけからスタートです。

📃やっぱり「紙」削減がポイント

　様々な書類関係は、まだまだ紙が多く、様式もバラバラです💦

　社内における様式統一は、紙提出からデータ入力に移行すれば解消できる問題なので、アプローチの方法を変えるを提案していきます。
　外部が関係する部分は、ハードルが高いです。各社様式がありますので、様式の変更を強要することはできません。優越的地位の濫用になりかねませんので、何らかの処理が当社側で必要になると思います。

　ペーパーレス化の第1歩は、「データ化」が一般的で、印刷しないとか、紙をＰＤＦにするとか提案されています。やはり、紙のやり取りから、データに移行することが手始めだと思います。

　しかしながら、保管場所の住所や中身が見えなくなってしまったりするので、一覧表があると便利です。整理整頓の一役にＧＡＳを組んでみるのが有効かも。またまた、ChatGTPに聞いて見ることにします。上手くいけば、クラウド保管と連動させて、文章管理が進むと思います。
　この辺を継続的に探究していきたいと思います😊

💡大切なことは

自分自身もデジタルリテラシーを高めていく努力をしていきますが、

周囲のデジタル意識を一緒に高めていくこと
そもそもの業務内容をチームで見直すこと
一人で抱えないでデータ共有を推進すること

大切なのは、チームで進むことです。💪