One for all, All for one～目標に向かってできることを考えてみた～#protoout
業務改善のアイディアを具現化するにあたり、手を付けてみたいところを3つ書き出してみました。
「all for one」は「みんなは1人のために」ではなく、「みんなは1つの目的のために」だと考えるべきだと言われています。
業務改善の精神
業務改善に向けて、周囲の困りごとを抽出して、テクノロジーを使って解決していく。一人の力に頼るのではなく、誰もが参画できて、多様なアイディアを持ち寄って、それぞれの達成感で、誰もがハッピーになれる改善をしたいと思っています。
周囲の困りごと
1.労働実績管理
毎月月末に発生している作業で、派遣労働者の労働時間の集計表を作成する作業があります。この作業は、各派遣会社（約50社）から送られてくる、約220名のデータを集計する作業となります。また、この作業は1週間という期間で正確に計上、完結させなけらばならない、ストレスフルな作業となっています。
解決すべき課題
1. 取引先からの書式はＰＤＦでの提出になりますが、その中には、請求書と労働時間実績データが含まれています。一旦、分割をして請求書と労働時間実績データに分ける処理をしている。
2. 請求書、労働時間実績データの書式は多様で統一されていない。（各社のポリシーで作成されている）
3. 当社では、外部とgoogle drive の共有は許可していないため、一旦、受付しなければ、処理できない。
使用するツール
Google Spredsheet
AppSheet
GAS
組み立てのイメージ（構想）
GASを使って、ＰＤＦを分割しページごとの中身をスプレッドシートに落とす。請求書と労働時間実績を種分けして処理をする。請求書は、種分け後請求書は自働印刷をして、経理処理に回す。
労働時間実績は、書式の違う各社のデータを吸い上げる方法を現在も模索中（ここが一番の難関）
2.派遣人員管理
個別契約書が更新するにあたり、派遣社員社員台帳を作成するとともに、先方に抵触日通知書とし、所定の書類を作成する。
解決すべき課題
各社契約書の書式はバラバラではあるが、基本的な項目は記載してあるため、この基本項目を自動に取り込むことで作業の軽減が図すことが出来る。また、メール配信、テンプレートを利用した書類作成を一括実行することで、作業短縮が見込まれる。
使用するツール
Google Spredsheet
GAS
組み立てのイメージ（構想）
スプレッドシートに派遣社員マスターを作成する。ＯＣＲ機能を使い、ＰＤＦから会社名、氏名抜き出す。もう一方で、派遣取引先マスターを作成し、メールアドレスを登録する。ＧＡＳで所定の書類を作成し、メール送信を行う。
3.店舗実習管理表
多様な働き方を推進するための店舗作業体験実習（インターンシップ）の管理を一括化し、記録を共有することでその後のサポートを円滑化させたいと考えます。
店舗実習の際には、学校との連絡と店舗との連絡をこまめに行う必要があります。また、実施承諾書などの会社から学校に提出する書類や実習評価表のような店舗から学校に提出する書類があります。
時期によっては複数店舗が実施し、それぞれの対応をしていかなければなりません。
実績を十分に把握することで、継続的に受入が可能となります。加えて、就労（入社）に至った場合に、サポートするためのデータとして有効なツールとなります。
解決すべき課題
現在は台帳がなく新たなフローの作成となります。受付窓口の開設を行い、ＷＥＢ上での管理を中心に組み立てます。
使用するツール
・Google Form
・ＧＡＳ
組み立てのイメージ（構想）
応募の受付をＷＥＢ上で行い、GoogleFormで集計する。ＧＡＳで必要書類を作成し、案件ごとのフォルダー管理に振り分ける。
小さな積み重なが出来るように
解決策はまだまだ煮詰まっていませんが、ツールを学んでいると、出来るかもしれないという、根拠のない感覚が湧いてきます。これから、トライ＆エラーが続くと思いますが、その小さな積み重ねが集まって、成果につながると思います。
自分のような初心者でも出来るような、誰もが関わりやすく、シンプルで簡単なアクションで実行できるような成果物を模索していきます。