人手なら2〜3時間かかる調査を、AIが一瞬で完了！
私はマンション管理組合の理事をしています。多くのマンションには管理規約があり、これを適切に運用・改善していくことは、住環境の向上にとって非常に重要です。
一方で、国土交通省が定める標準管理規約というものがあり、一般的にはこの規約が最も望ましいと考えられています。そのため、自分のマンションの管理規約を標準管理規約と比較することで、不足している点や改善すべきポイントが明確になります。
しかし、この比較作業は簡単ではありません。標準管理規約は40ページもあるため、人力で比較すると2〜3時間はかかるでしょう。膨大な時間と手間がかかるため、なかなか手をつけられないのが現実です。
そこで今回は、ChatGPTに2つの管理規約を比較してもらい、相違点のチェックと改善点の提案を依頼してみました。その結果が以下の通りです。
------------------------------------------------------------------------------
[ChatGPT への質問]
あなたはマンション管理のプロフェッショナルです。私は私が住んでいる マンションの管理組合の理事長をしていますが、管理規約について今後改善していきたいと思っています。 現在、私のマンションで使用している管理組合の管理規約と国土交通省が定める標準管理規約とで、どのような違いがあるかを、まず明確に認識したいと思います。
標準管理規約と当マンションの管理契約の違いについて箇条書きにして示してください。
-標準管理規約にはあるが、当マンションの管理規約にないものを明確にする -標準管理規約にはないが、当マンションの管理規約にあるものを明確にする
又、標準管理規約から見て、当マンションの管理規約を、今後どのように 改善していくべきか、アドバイスをお願いします。
なお、「管理規約の違い」とは、文言の一字一句が同一であるか、違うかではなく、あくまで意味合いが同じかどうかで判してください。
[ChatGPT からの回答]
当該マンションの管理規約と国土交通省の標準管理規約の違いを明確にし、改善点を提案します。
1. 標準管理規約にはあるが、当該マンションの管理規約にないもの
管理組合の法人化
標準管理規約では、管理組合の法人化を可能とする条項があるが、 当該マンションの管理規約には見当たらない。
改善提案: 法人化を検討することで、組合名義で契約や訴訟が可能になり、管理業務の円滑化が図れる。
滞納管理費の回収手続き
標準管理規約では、管理費滞納時の措置（催告、遅延損害金の適用、訴訟手続き）が明記されているが、「ABCマンション」の管理規約では遅延損害金の設定はあるものの、回収手続きが明確でない。
改善提案: 訴訟を含む回収手続きを管理規約に明記する。
電子的手段での総会開催や議決権行使
標準管理規約では、オンライン会議や電子投票の活用が認められているが、当該マンションでは明記がない。
改善提案: 総会や理事会をオンラインで開催できるよう規約を改定し、利便性を向上させる。
災害時の対応規定
標準管理規約では、地震や災害時の対応、緊急時の意思決定プロセスが含まれているが、当該マンションには明記がない。
改善提案: 災害時の対応や管理組合の責任範囲を明確化する。
2. 標準管理規約にはないが、当マンションの管理規約にあるもの
特定住戸の駐車場
当該マンションでは、一部の区分所有者に対して、特定の駐車場の権利が与えられている。
懸念点: 特定の区分所有者のみが特別な権利を持つことは公平性に欠ける可能性がある。
改善提案: 長期的に公正性を確保するため、特別使用権の見直しを行う。
1階住戸の専用庭利用の明記
1階住戸の専用庭利用が管理規約に明記されているが、これが区分所有者全体の合意を得たものであるか不明。
改善提案: 使用料の設定や期間の明記など、より明確なルールを定める。
3. 当該マンション管理規約の改善提案
管理組合の法人化の検討
訴訟対応や契約行為をスムーズにするため、管理組合を法人化できるように規約を整備。
オンライン総会・議決権行使の導入
高齢化や多忙な住民に配慮し、オンライン出席や電子投票の導入を規約に明記。
滞納管理費の回収手続きの強化
滞納時の法的対応や、管理費未納者への制裁措置（駐車場使用制限など）を明確化。
災害時の対応規定の追加
地震や火災などの緊急時に備え、管理組合の対応を具体的に規定。
防犯・セキュリティ対策の強化
標準管理規約には防犯カメラやセキュリティ設備に関する記述があるため、マンションの現状に応じて対策を追加。
管理規約を見直すことで、より公平で住みやすい環境が実現できるでしょう。詳細な改定案が必要であれば、具体的な文案を作成することも可能です。
----------------------------------------------------------------------------
[ChatGPT への追加質問]
#標準管理契約の中で、下記の項目について記載してる部分を抽出してください。
-総会資料の電子配布
-出欠確認の電子化
-議決権行使の電子化
-オンライン総会の開催
[ChatGPT の回答]
標準管理規約には、総会資料の電子配布、出欠確認の電子化、議決権行使の電子化、オンライン総会の開催に関する規定が含まれています。具体的には、以下の条文をご参照ください。
第47条（議事録の作成、保管等）：この条文では、総会の招集通知および議案書について、管理規約に定めがある場合には、書面に代えて電子メール等の電磁的方法で行うことができると記されています。
第47条（議決権行使）：この条文では、組合員が書面または電磁的方法（電子メール等）によって議決権を行使できることが明記されています。
第45条（総会の開催）：この条文では、管理規約に定める場合には、組合員が電磁的方法（オンライン会議システム等）により総会に参加できることが示されています。
これらの条文により、総会資料の電子配布、出欠確認の電子化、議決権行使の電子化、オンライン総会の開催が可能となります。ただし、これらを実施するには、管理組合の規約に適切な条項を追加する必要があります。詳細は、マンション標準管理規約をご確認ください。
----------------------------------------------------------------------------------
まとめ
今回、ChatGPTの提案の中で特に参考になったのは、以下の4点でした。
総会資料の電子配布
出欠確認の電子化
議決権行使の電子化
オンライン総会の開催
これらは、今後のマンション運営をより効率的にする重要なポイントであり、今年度の管理規約改正で導入を検討することにしました。
又、災害時の対応規定の追加や、防犯・セキュリティ対策の強化については
検討を始める事にしました。滞納管理費の回収手続きの強化につきましては
緊急性が無いため、優先順位を下げました。
今回の一番の驚きは、人間なら2〜3時間かかるような作業を、ChatGPTが一瞬で完了させたことでした。
文章の比較やルールの整理といった単純作業において、ChatGPTがいかに有効かを実感した体験となりました。今後もこうしたAIの活用を進めていきたいと思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございます！ 今後も皆さまのお役に立つ記事を投稿していきますので、「スキ」「コメント」「フォロー」などいただけると励みになります。よろしくお願いいたします！