英文メール

会社で国外向け窓口業務を多少やったり、社内外では英文メール等の添削を頼まれたりして経験した諸々の素人的感想と注意していることを書きます。
内容はすこぶる低レベルです。

明瞭なやりとりにする

「猿も木から落ちる」や「いつもお世話になっております」を英語に直訳して意味が通じるとは思わなくとも、考え方や習慣はどこもだいたい一緒と思思うものなのかもしれない。下記に極端な英文メールの例を示す。

（和訳すると）
＊＊様、
○○をお送りします。
敬具

これに「ご対応をお願いします」が付いたバージョンもよく見る。

「メールを送ったんですが、返事が来ません」と仰る方々の多くはこのタイプのメールを書かれていた。おそらく彼らはビジネスメールを読む際、過去のメールを参照するなりして相手の事情や要求を汲む（＋早いメール返信）のをセットでやっている。
問題は、受信者もその気遣いをする期待を含んだ文面になっていることである。思惑としては「○○については前に書いたし、○○を送るんだから用件はわかってもらえるだろう＆なんであれ普通返信は来るよね」というようなものであろうが、その思いは（書いていないので）通じず、結果メールはスルーされる。

なので、具体的に何をしてほしいか（例：○○の金額に誤りがないかチェックしてください＆△日までに返信お頼み申す）を文字にすることをおすすめしている。何をしたらいいか、受信者に頭を使わせるメールは避ける。
それと締切を必ず設定する。なお設定してもレスポンスがないのが日常茶飯事であるため、何もしなくても返事が来ることのすばらしさをかみしめることになる。
向こうにしてほしいことやこちらがやるべきことがまだわからない場合は「何が必要が教えてください」等書く。

例のようなふわっとしたメールへの反応が鈍かったことに対して、応報とばかりに依頼などの締切をえらい直近にするケースにたまに遭遇する。しかし、先方にしてみれば意図のよくわからないメールが来た後に急にタイトな要求をされた、というようなものかと思う。

Y/Nで答える質問に遠まわしの返答は避ける

例えば「この届出をすると支払う金額は変わりますか？」という質問に対して「はい／いいえ」で答えずに「免税されます」といったような返信をするのは、相手が自分と同じ前知識や思考回路を持つことを前提にしておりよろしくない。

メールの取扱いが案件別になる

ひとりの相手に対して案件が複数あったら、箇条書きにして一通のメールで済ませたい。しかし案件別で分けるようになる。
　→送信先単位でなく案件単位のやり取りになる。
　　→メールに付ける件名がより重要になる。
同じ人に何遍もメールを書くことになり面倒くさいけれども、返信率は高くなるかもしれない。

肝心の返信率（催促をしなくてすむ確率）

日≧米中台>英独他欧南米>>>>伊>>>>>>>>>>>>仏（同じ職業に限定した場合）
……仏に有効なメールの書き方があったら知りたい

勝手な印象：米はときどき初手ほんのり舐められ感がある。質問が多いが最終的に話はまとまるし片方がネイティブなのがでかい。対照的に欧は国によるものの世界の支配層みたいなノリが失われてないなと思うときがある。ただし英は私のいる業界ではそれほど存在感はない。

とくに初めの点に関しては和文でも気をつけるようになった。無意識に相手に手間をとらせる（前に来たメールを確認させる、別に参照する資料を複数つける、etc）ような書き方をしていたり、自分だけがすっきりするような業務の運び方をしていたので。

他にもあるが言語化が難しいのでここまで