マルチなタスクをスムーズに切り替えてシングルタスクとして専念するための時間稼ぎ

おはようございます！　「時は金なり、とも稼ぎ」根太幸吉です。

月替わりの朝、新しいプロジェクトが今日から始まるという人もいらしゃるのではないでしょうか。既存のプロジェクトと並行して新規プロジェクトもスタート、場合もしばしば。複数のプロジェクトを同時に進める状況では、タスクの切り替えが頻繁に求められ、混乱や効率の低下につながりやすいです。今回は、マルチなタスクをスムーズに切り替えてシングルタスクとして専念するために「時間稼ぎ」を取り入れて、混乱せずに各業務を進める方法を解説します。

1. 思考パーキングノートを活用する

プロジェクトの進行中に別のタスクやアイデアが頭に浮かんだ場合、それをその場で処理しようとすると集中力が途切れ、今進めている作業の効率が低下します。このような時に、思考パーキングノートを使ってその考えを一時的に「駐車」することが有効です。ノートにタスクやアイデアを記録しておくことで、後で適切なタイミングで対応できるようにし、今は目の前のタスクに集中できます。

2. 小さな「バッファ時間」を挟む

タスクの切り替えの際には、いきなり次の作業に取り掛かるのではなく、短いバッファ時間を設けることが推奨されます。例えば、2～3分ほど軽いストレッチや目を閉じて深呼吸するなど、短い休憩を挟むことで、脳をリセットし、次のタスクに適応しやすくします。この小さな時間稼ぎによって、スムーズに新しいタスクへと移行でき、結果的に集中力が高まります。

3. タスクの準備作業を先に進めておく

各プロジェクトのタスクを細分化し、その準備作業を事前に行っておくことで、切り替え時の混乱を減らすことができます。たとえば、次のプロジェクトで必要な資料をすぐに取り出せるように整理しておいたり、メールの下書きを先に作成しておいたりすることで、作業に入る前に大きなエネルギーを使わずに済みます。これも一種の時間稼ぎであり、タスク切り替えの心理的負担を減らす効果があります。

4. タイムブロッキングを利用する

一日に取り組むべきプロジェクトが多い場合、タイムブロッキングという手法も効果的です。各プロジェクトに専用の時間枠を設定し、その時間内では他のタスクに手を出さないようにします。これにより、各業務に集中でき、タスク間の切り替えに無駄な時間がかからなくなります。時間枠の設定においても、移行時間を少し長めに設定しておくことで、余裕を持った切り替えが可能です。

5. タスクの終了ルーチンを作る

タスクを終える際に、次の作業にスムーズに移れるように終了ルーチンを設けることも有効です。たとえば、終わったタスクのメモを残しておく、次に必要なステップを整理しておくなど、簡単な作業でそのタスクを締めくくるルーチンを決めておくことで、次のタスクに移る際の混乱を最小限に抑えられます。

複数のプロジェクトを抱える際には、マルチタスクは極力避けるべきです。無理にすべてを同時に進めるのではなく、時間稼ぎのテクニックを活用して、意識的にタスクを切り替えるための余裕を作りましょう。各プロジェクトをシングルタスクとして進められるように管理することで、混乱せずに進めることが可能です。

というとこで、幸吉でした。
今日もご安全に、時間とお金をともに稼いでいきましょう！