気づまりな報連相をスムーズにするための時間稼ぎ

おはようございます！　「時は金なり、とも稼ぎ」根太幸吉です。

報連相（報告・連絡・相談）をしなければならないとき、特に気まずい内容だったりすると、つい気が重くなってしまいますよね。そんなとき、どうしても先延ばしにしたくなりますが、それでは状況が悪化することもあります。今回は、気づまりな報連相をスムーズに行うためのちょっとした時間稼ぎの工夫を紹介します。

報連相の重要性を再認識する

まず、報連相がなぜ大切かを思い出してみましょう。報連相は、チームの情報共有や問題解決に欠かせないものです。うまく伝わらないと、さらに大きな問題につながることもあります。だからこそ、報連相をする意義を再確認し、気持ちを整えることが大切です。

分単位の期限を決める

報連相をスムーズに進めるためには、具体的な期限を設定するのが効果的です。「後でやろう」と思うと、どうしても後回しになってしまいますが、「5分後にやる」「10分以内に終わらせる」といった分単位の期限を決めることで、すぐに動けるようになります。これで先延ばしのリスクを減らせます。

少しずつ準備を進める

報連相の準備を一度に全部やろうとすると、気が重くなることもあります。そんなときは、準備を小さなステップに分けて進めると良いでしょう。まずは報告内容を簡単にまとめてみる、その後で重要なポイントを絞り込む、といった具合です。こうすることで、段階的に準備が進み、報連相がしやすくなります。

フレームワークを使う

報連相をわかりやすく伝えるには、一定のフレームワークを使うのがおすすめです。「現状の説明→問題点→解決策→今後の対応」といった流れで話を組み立てると、相手にとっても理解しやすくなりますし、自分も話しやすくなります。これを取り入れることで、報連相がよりスムーズに進むでしょう。

相手の状況を確認する

報連相を始める前に、相手の状況を確認するのもポイントです。「報告（あるいは相談）したことがあるのですが今お時間よろしいですか？」と一言うかがうことで、相手が今対応可能かどうかを確認します。もし相手が「後にしてほしい」と言われた場合は、要件の緊急度を考えて「○○が□□で発生し、現在××の状態です。急ぎ対応しないと××になると思われます。お時間できましたらこの件で連絡（相談）させてください」とだけ伝えます。もし相手がずっとお客様と電話中であれば、上記内容を紙に書いて渡すのも手ですね。
ポイントは相手が忙しいかどうかをこちらで判断しないということです。仕事しているのですからたいていの人間は忙しいのは当然です。「相手が忙しそうだったから」という理由で報連相を先延ばしにすることはやめましょう。

というとこで、幸吉でした。
今日もご安全に、時間とお金をともに稼いでいきましょう！