銀行担当者名は、名刺アプリより表管理がオススメ

こんにちは、jojo太郎です。
未上場企業で、財務の仕事をしています。
今日は、銀行担当者名をどうやって管理してます？って話しです。

こんなこと当社では当たり前にやってるよって方は、スルーしてください。
まだやられてない財務、管理部門の方は、オススメです。

〇〇銀行の担当者って、今、誰だっけ？

銀行の営業担当者って、どんどん変わります。
だいたい２～３年で、短ければ１年で異動になります。
複数の銀行とお付き合いしていると、
今、〇〇銀行で当社を担当している担当者は誰か、次長は誰か、部長は誰かって、分からなくなります。（私だけ？）
名刺管理アプリだと、今の人と過去の人が同列で出てきてしまうから、ぱっと見て分かりにくいんですよ。
それでいて、過去の人のデータを消すのも怖いです。後から「前の担当者名はなんだったっけ？」と必要になりそうな気がして（実際必要になることは無いんだろうけど）。
更に、会長や社長から「私はこの部長さんは初めて会うんだっけ？二回目だっけ？」などと質問されます。これらの記録も、名刺管理アプリはあまり適してないです。メモ機能がそんなに充実してないので。
また、当社の場合は、「この人を当社のホテルへ視察ご招待したか。実際に来て頂けたか」などの情報を記録しておく必要があります。
他にも、銀行担当者へ決算書のPDFデータをメールで送る時がしばしばありますが、その際、パスワードロックをかけます。このパスワードを銀行ごとに変えているので、それも記録しておく必要があるのです。（個人的にこの前時代的なセキュリティ対策は意味ないと思うけど、銀行員はGoogleドライブよりも未だにこのPDFロックを求めてきます）。

んー、どうしよ、と思いましたが、
シンプルに、表にしてみました。スプレッドシートで。
そしたら、解決しました。
表に書いたのは下記の要素です。

銀行担当者シートの要素

１．現担当 / 前任者
２．銀行名
３．支店名・部署名
４．役職
５．氏名
６．メールアドレス
７．TEL
８．TEL（MOBILE）
９．メールで送る際のパスワード
１０．会長が会った日
１１．社長が会った日
１２．担当期間
１３．視察招待したか、来たか
１４．備考

これをレコード形式にして、フィルターをかけます。

レコード形式になるよう、1名につき1行で書く。

それで、
現担当でフィルターをかければ、前任者の記録は見えなくなって、
見やすい表になります。
何かの理由で前任者の名前を知りたい時は、フィルターを外せば出てきます。

会長や社長に「今日お会いする部長さんは会ったことあったっけ？」と
言われても「はい、〇月〇日に〇〇の件でお会いされてます」とすぐに答えられます。

社内の財務メンバーと共有して使用すれば
社内で「あれ？この銀行担当者に送るパスワード、〇〇なの？俺は俺で△△というパスワードでやり取りしてるんだけど」なんていう間抜けなこともなくなります（当社ではこんな事態が発生してました）。

めちゃくちゃ単純な話しなんですが、
非常に使う頻度が高い表になりました。

こんな当たり前のこと、何言ってるの、という方は、スルーしてください。
まだやられてない方は、オススメです。