ビジネスコミュニケーションに悩んでいる私がやること
初めに
初めまして、地方でエンジニア兼地方創生をしているなんぷうと申します。
今回の記事では、ビジネスコミュニケーションに悩んでいる私が抱えている課題、課題の原因、原因に対して行った対策について振り返りました。
ビジネスコミュニケーションに悩んでいる方の力になれば幸いです。
課題・原因
私はビジネスコミュニケーションで以下の課題を抱えています。
伝えたいことが相手に伝わらない
伝えることに時間を要する
文章に対して指摘されることが多い
私はあるプロジェクトチームの一員でエンジニアとして働いています。
チームメンバーとコミュニケーションをする機会が多いのですが、自分が伝えたい内容が正確に伝わらず誤解を招いたり、伝えることに時間を要し相手の時間をとってしまったり、文章に対して指摘を受けることが多く自分のビジネスコミュニケーション能力に対して悩んでいました。
そこで私は、毎月行われる支社長との1on1でビジネスコミュニケーションの課題について相談しました。
1on1を通じて上記の課題の主な原因が、「相手に伝わりやすい文章構成が何か気づいていなかった」ことだとわかりました。
対策
「相手に伝わりやすい文章構成が何か気づいていなかった」ことが主な原因だと認識した私は以下対策を行いました。
読み手がメンタルモデルを作りやすい文章を書く
読み手がメンタルモデルを作りやすい文章とは、読み手が作る自分なりの理解の世界を具体的に作らせ、そのモデルを壊さないように文章を展開できる文章だと考えています。
これは、会社の同期が勧めてくれた「書く技術・伝える技術」（参考文献に記載）に記述がありました。
読み手が情報を自分なりに理解してメンタルモデルを作り、予想通りに情報が展開されれば高速に処理ができる。つまり、理解しやすいと感じることができるのです。
では具体的にメンタルモデルを壊さない文章を作るにはどうしたら良いのでしょうか？
私はメンタルモデルを壊さない文章を作成するには、下記点を踏まえて文章構成を考えています。
１パラグラフにつき１トピックで構成
パラグラフの先頭は要約文（伝えたいこと）から
要約文の後に補助情報で意味付け
各パラグラフに関係性を持たせる
各パラグラフが同じ構成
無駄なく簡潔に記載
１パラグラフに１トピックを意識することで、全体像が把握しやすくなったり、読み手が文章を取捨選択できるようになります。
複数のトピックを１パラグラフで展開することで長文になってしまいます。そのため、言いたい事が何なのか読み取りづらかったり、読み手が欲しい情報を素早く取得できなかったりします。
なので、１パラグラフ１トピックにすることで読み手が時間をかけず理解しやすい文章構成を作る事ができると考えています。
パラグラフ先頭に要約文を記載することで、読む必要があるか早期に取捨選択でき、読み手が時間をかけず文章を読めます。
パラグラフ先頭に要約文がなければ、その文章は読む必要があるか早期に取捨選択できないですし、最後まで読んでみたが結局伝えたい事は何か分からない文章になってしまいます。
なので、パラグラフを要約文からはじめることで読むべきかどうかを早期に決定できたり、伝えたい事や文章の展開をはじめに予想できるため、伝わりやすい文章を作ることができると考えています。
要約文の後に補助情報をつけることで、要約文に意味付けができ相手が納得できる文章を作成できます。
要約文として伝えたいことを記載するだけだと、相手が納得し難い文章になります。
なので、根拠や論拠などの補助情報を加えることで、相手が納得できる文章を作成できると考えています。
各パラグラフに関係性を持たせること、文章展開が分かりやすく読み手に伝わりやすい文章になります。
パラグラフの関係性には、縦の関係と横の関係が存在しています。
縦の関係とは、パラグラフ間で前後関係が存在していることです。
例えば、ある課題があり、その原因、対策実行、結果のように各項目をパラグラフごとに分け文章を展開していくことです。
横の関係とは、初めに主張が箇条書きで記載されそれぞれの主張を各パラグラフで説明することです。
例えば、私の趣味は下記3点です。まず１つ目は~、２つ目は〜、３つ目は〜のように文章を展開していくことです。
関係性を持たない文章だと、ロジカルな文章を展開できず相手のメンタルモデルを壊してしまいます。
なので、各パラグラフに関係性を持たせることで相手に伝わりやすい文章を作成する事ができると考えています。
各パラグラフが同じ構成だと、読み手が早く読み進められます。
例えば各パラグラフの展開が要約、根拠１、根拠2、結論となっていれば展開が予測でき、処理速度を上げることができます。
なので、各パラグラフが同じ構成だと読み手が展開を予測でき、早く読み進めることができると考えています。
無駄なく簡潔に文章を作成することで、読む内容の量を削減でき相手に伝わりやすい文章を展開できます。
不要な単語が混じっているなど長ったらしい文章を書くことで相手の読む時間を増やしてしまったり、理解を妨げる原因になります。
例えば、「作成することが可能」ではなく、「作成できる」に変換するなど文章にある動きを名詞ではなく動詞で表現することで分かりやすい文章を展開できるという工夫もできます。
なので、無駄なく簡潔に文章を作成することで相手に伝わりやすい文章を作成できると考えています。
以上を踏まえて、読み手のメンタルモデルを壊さず、伝えやすい文章を意識していこうと考えています。
まとめ
今回ビジネスコミュニケーションの課題対策について記事にしましたが、まだまだ自分も改善の余地があると思っています。
ビジネスコミュニケーションに関わらず、自分の課題を１つ１つ克服できればなと思います。