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Marketing Study Jam イベント開催に使用したツールについて

GDSC阪大支部

はじめに

こんにちは。GDSC大阪大学支部 Event Team の Lead を務めている松田光司です。

GDSC大阪大学支部では2022年3月にMarketing Study Jam（通称MSJ） というイベントを開催しました。このイベントでは、私はイベント開催の裏側のサポートを担当しました。
本記事ではMSJを開催するにあたって私が取り組んだことをご紹介します。


GDSC・MSJとは

GDSCは「Google Developer Student Club」の略称で、Google Developersのサポートを受けた学生向けの開発者コミュニティです。GDSCは大学毎に支部があり、2021年の9月頃に大阪大学支部が立ち上がりました。GDSC大阪大学支部では「身近な課題をテクノロジーで解決する」というスローガンもと部活動のDX化のサポートや勉強会の開催などを行なっています。

MSJは、マーケティングの勉強を目的としたGDSC大阪大学支部主催のイベントです。主にMarketing Team が中心となって企画しました。第一回である今回のイベントでは、「部活動・サークル活動における新歓を成功させるためのWEBサイト作り」がテーマになります。具体的には参加団体に向けて「マーケティングに関する講演会（DAY1）」と「参加団体のWEBサイト開発のサポート（DAY2）」に分かれており、私は主に前者を担当しました。

GDSCとMSJについてのより詳細な説明は他メンバーの note に記載してあるのでそちらをご覧ください。


イベント開催に必要なもの

本イベントはDAY1・DAY2に分かれておりますが、基本的にはどちらもオンラインでのLIVE配信にて開催することになりました。イベントの目標参加者数は100人だったので大人数に同時に配信できるツールが必要でした。また、DAY1は講演者を招待した講演会形式となっているため、講演者と参加者がインタラクティブにやり取りできる環境を整える必要がありました。さらに、イベント参加者に向けてメッセージを送ったり、イベント後のアンケートを送ったりするためにイベント参加者を管理する必要がありました。

以上をまとめると、MSJの開催には以下のツールが必要でした。

  1. LIVE配信をするためのツール

  2. 投票やQAをするためのツール

  3. イベントの参加者を管理するツール

これらについてどのようなツールを使用したのか、詳しく説明していきます。


LIVE配信をするためのツール

今回のイベントにおいて「LIVE配信をするためのツール」としての条件は

  1. 使用が簡単

  2. 大人数が視聴できる

  3. 後日動画として公開するために保存できる

でした。

そこで、ZoomとYoutube Liveを組み合わせて使用することにしました。Zoomにイベント運営メンバーと講演者が入り、その様子をYoutube Liveにて配信を行います。そして参加者はYoutube Liveにて視聴するという方法です。
Zoom＋Youtube Liveには

  1. 比較的簡単に配信できる

  2. 視聴者数に制限なし

  3. 配信したものはアーカイブとして自動で保存され、後日簡単に公開可能

という特徴があったので採用しました。

より具体的な方法についてはこちら（https://www.asobou.co.jp/blog/bussiness/zoom-live）を参考にしていただきたいのですが、簡単にまとめると以下の手順になります。

イベント前の準備

  1. Zoom上で「ミーティングのライブストリーム配信を許可」を有効にし、カスタムライブストリーム配信サービスにチェックする

  2. Youtube上でアカウントの本人確認をし、LIVE配信できるようにする（数日かかる）

  3. Youtubeでタイトルなどを設定して配信画面を作成する

  4. Zoomでミーティングを予約し、ストリームURL、ストリームキー、ライブ配信ページのURLを入力する


イベント当日

  1. 予約したZoomを開始する

  2. ３点リーダーから「Zoomでカスタム配信サービスにてライブ中」をクリックする

  3. Youtube上で配信開始をクリック

しかし、この方法にもデメリットが2つあります。1つ目はお金がかかる点です。この方法にて配信するためにはZoomで課金をしてproプランに加入する必要があります。2つ目は配信画面の見た目を変更することができない点です。あくまでもZoomの画面をそのまま配信するだけなので、タイトルを左上に挿入したり、複数の人を同時に画面に映したりすることができません（僕の調べた限りの話なのでもしかしたらできるかもしれませんが...）。
そのため、無料かつ柔軟な配信をしたい場合にはOBSを使用する必要があるみたいなので、興味がある方はこちら(https://note.com/mc_kurita/n/n746885abb8fc)を参考にしてみてください。

投票やQAをするためのツール

講演者が一方的に話すだけだと、講演会の満足度が低くなると考えました。そのため、投票やQAをするためのツールとしては、「インタラクティブにやりとりができること」を重視しました。参加者にも講演会に参加している感覚を提供することで、満足度をあげようという作戦です。

そこで本イベントでは、Slidoを使用しました。Slidoとはコミュニケーションに特化した、イベントをサポートしてくれるツールです。Slidoを使用することで、講演中に講演者から参加者に向けてアンケートや投票を行うことができます。また、QAも気軽に行うことができます。

実際に本イベントでは

  1. 「〜は知っていますか？」といったアンケートの投票

  2. 講演後の参加者から講演者に向けた質問の投稿

に使用しました。

Slidoは無料でも使用することができますが、参加可能人数が100人だったり投票が３つまでしかできなかったりと機能が制限されてしまいます。しかし、大体のイベントだと無料版でも十分足りると思います。また、イベント後のアンケートでもSlidoの評判が良かったので皆さんもぜひイベントを開催する際にはSlidoを使用してみてください。

イベントの参加者を管理するツール

イベント参加者を管理するツールとしては、イベントページを作ることができ参加登録の機能があればなんでも良かったのですが、「イベントページの閲覧数や参加登録数の統計が取れる」ことや「イベントページ作成ツールとして有名である」という点を考慮し今回はconnpassを使用しました。connpassとはエンジニア向けの勉強会やセミナーなどのイベント開催・参加が無料でできるエンジニアをつなぐIT勉強会支援プラットフォームです。

使い方としては、まずconnpassにイベントの詳細を記載しイベントページを作成します。そして作成したイベントページを公開し、参加希望の方に参加登録をしてもらいます。イベントの当日が近づいてきたら参加者にイベント当日についてのリマインドメールを送信します。イベント後は参加者に向けてアンケートの協力を促すメールを送信することもできます。

(参考:https://gdsc-osaka-univ.connpass.com/event/238036/)

connpassでは、参加枠を設定することで参加者の所属を把握することができたり、イベントページの閲覧数や参加登録数などの統計を見ることができます。そのため、イベントのPRの改善や次回のイベントへの反省に活かすことができます。今回のイベントではうまく活用することができなかったのですが、

  • PVが多いのに申し込みが少ない場合は、イベントページをより分かりやすくかつ魅力的に見えるように変更する

  • PVが少なくなると、再度SNS等でPRする

  • SNSでのPRの際にPVの伸びを見てPR内容の改善をする

といった活用方法が考えられるので、今後のイベントイベントの統計情報をフル活用してできるように頑張りたいと思います。


MSJのイベント運営ツールまとめ


Live配信ツール: Zoom + Youtube Live

メリット

  • 簡単に配信可能

  • 大人数が同時に視聴可能

  • 配信した動画を保存可能

デメリット

  • 有料版じゃないと少し使用が難しい

  • 配信の画面構成はほとんど固定

QAツール:Slido

メリット

  • 講演者と参加者がインタラクティブにやり取り可能

  • 投票機能があり、投票結果の可視化が可能

  • 無料使用可能

デメリット

  • 無料版だと機能に制限がある

参加者管理ツール:connpass

メリット

  • 基本的なイベントページが作成可能

  • イベントページ閲覧数などの統計情報が確認可能

  • 有名なツールのためイベントページを見つけてもらいやすい

デメリット

  • 特になし（強いて挙げるなら、参加者の参加登録にはconnpassのアカウント作成が必要なため離脱ポイントが増える）


おわりに

知っているけどこれまで活用したことのないツールを、調べながら使えるようにしていったのはとてもいい経験になりました。今回紹介したツールを当日にスムーズに使用することができ、良いイベントにすることができたんじゃないかなと思います。
ぜひイベントの開催（特にオンライン）を検討している方は、本記事で紹介したツールを使ってみてください。きっと良いイベントになること間違いありません！


Event Teamの新Member募集

Event Teamでは新たなメンバーを募集しています。
以下に興味がある人はぜひご連絡ください！

  • イベントのPMに興味がある

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  • イベント開催に必要な技術的サポートを通して自身の知識を深めたい

応募方法は以下になります。

①こちらのサイトに従ってGDSC阪大支部のSlackに参加

②Koji MatsudaかGetty708 (Yoshimura)  にメッセージ

（ご応募は大阪大学の学生およびOBの方に限定させていただきます。ご理解いただけますと幸いです。）

また、今後開催してほしいイベントも募集しております。
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（ご回答いただいたイベントを必ず開催するとは限りません。ご了承ください。）


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