アルバイトやインターンの勤怠状況を見える化！GASで月次レポートを自動生成する方法

アルバイトやインターンの出勤・勤怠状況を手動で管理するのは、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。本記事では、Google Apps Script（GAS）を活用して、勤怠状況を自動的に集計し、月次レポートをGoogleスプレッドシートに作成する方法を紹介します。これにより、正確かつ効率的な勤怠管理が可能になります。

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構築の全体像

1. 勤怠データの収集
   各スタッフが入力した勤怠データをスプレッドシートに記録します。

2. 遅刻・早退の自動判定
   勤怠データから出勤・退勤時刻をもとに、遅刻や早退の有無をフラグとして自動計算します。

3. GASで月次集計を自動化
   出勤回数や遅刻回数、早退回数、総労働時間を集計します。

4. レポート形式での出力
   集計結果を月次レポートとして見やすく整えます。

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スプレッドシートの準備

1. 勤怠入力シート

   • A列: 日付

     • 勤務した日付を記録します（例: 2024-01-01）。

   • B列: 名前

     • スタッフの名前を記載します（例: 田中 太郎）。

   • C列: 出勤時刻

     • 出勤時刻を入力します（例: 09:10）。

   • D列: 退勤時刻

     • 退勤時刻を入力します（例: 18:00）。

   • E列: 遅刻フラグ（自動計算）

     • 出勤時刻が定時（例: 09:00）を超えている場合に「遅刻」と判定します。

     • 例: =IF(C2>TIME(9,0,0), "遅刻", "")

   • F列: 早退フラグ（自動計算）

     • 退勤時刻が定時（例: 18:00）より早い場合に「早退」と判定します。

     • 例: =IF(D2<TIME(18,0,0), "早退", "")

   • G列: 労働時間

     • 出勤時刻と退勤時刻の差を計算します。

     • 例: =IF(AND(C2<>"",D2<>""), D2-C2, "")

2. 月次レポートシート

   • A列: 名前

     • スタッフの名前を記載します。

   • B列: 出勤日数

     • 勤務日数を集計します。

   • C列: 遅刻回数

     • 遅刻した回数を集計します。

   • D列: 早退回数

     • 早退した回数を集計します。

   • E列: 総労働時間

     • 労働時間を合計します。

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GASコード例

以下は、勤怠データを集計し、月次レポートを作成するGASコードのサンプルです。