Google Apps Scriptで実現する経費精算の自動化と承認フロー

経費精算と承認プロセスは多くの企業にとって時間のかかる煩雑な作業です。Google Apps Script (GAS) を活用することで、これらのプロセスを大幅に効率化し、生産性を向上させることができます。本記事では、GASを使用して経費精算の自動化と承認フローを構築する方法を詳しく解説します。

GASで実現できる経費精算と承認フローの自動化

GASを使用することで、Google FormやGoogle Spreadsheetと連携し、経費申請から承認、精算までのプロセスを自動化できます。これにより、手作業による経費処理の煩雑さを軽減し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

GASによる経費精算と承認フロー自動化でできること

• 経費申請フォームの自動作成

• 申請データの自動集計と記録

• 承認者への自動通知

• 承認状況の自動追跡

• 承認完了後の自動処理（経理部門への通知など）

• 経費レポートの自動生成

具体的な活用例

1. 経費申請プロセスの自動化

従業員がGoogle Formを使用して経費を申請します。GASがフォームの回答を自動的にSpreadsheetに記録し、上司に承認リクエストのメールを送信します。承認後は、経理部門に自動で通知が送られ、処理が進められます[1][2].

2. 複数承認者による段階的承認フロー

大規模な経費や特定のカテゴリーの経費に対して、複数の承認者による段階的な承認プロセスを実装できます。GASが各承認段階を自動的に管理し、次の承認者に通知を送ります[3].

3. 経費レポートの自動生成

月末や四半期末に、GASが自動的に経費データを集計し、部門別や従業員別の経費レポートを生成します。これにより、経営陣や経理部門は迅速に経費状況を把握できます[4].

GASを使用する利点

• コスト削減: 専用の経費管理システムを導入する必要がありません[5].

• カスタマイズ性: 組織の特定のニーズに合わせて柔軟に調整できます。

• Googleサービスとの統合: Google Workspaceのツールとシームレスに連携します[6].

• 自動化による時間節約: 手動での経費処理に比べ、大幅な時間短縮が可能です。

• エラー削減: 人的ミスを減らし、経費処理の正確性を向上させます。

• リアルタイム処理: 申請から承認、集計までリアルタイムで処理されます。

GASの記述例

以下は、経費申請フォームからの回答を処理し、承認者にメールを送信するGASの基本的な例です：