Google Apps Scriptで実現する承認プロセスの自動化と追跡

承認プロセスの自動化と追跡は、多くの組織にとって重要な業務効率化の課題です。Google Apps Script (GAS) を活用することで、この課題に対する効果的なソリューションを構築できます。本記事では、GASを使って承認プロセスを自動化し、その進捗を追跡する方法を詳しく解説します。

GASによる承認プロセス自動化の概要

このGASは、Google FormsとGoogle Sheetsを連携させ、承認リクエストの送信から承認・否認の記録、そして申請者への通知までを自動化します。さらに、プロセス全体の追跡を可能にし、管理者が承認状況を容易に把握できるようにします。

このGASでできること

1. Google Formsを通じた承認リクエストの受付

2. 承認者への自動メール通知

3. 承認者による承認・否認の記録

4. 申請者への結果通知の自動送信

5. 承認プロセスの進捗追跡

6. 承認履歴の自動記録と保存

具体的な活用例

1. 経費申請プロセス

従業員が経費申請フォームを提出すると、直属の上司に承認リクエストが自動送信されます。上司は専用のリンクから承認または否認を行い、その結果が自動的に申請者に通知されます。

2. 休暇申請管理

社員が休暇申請フォームを提出すると、人事部門と直属の上司に通知が送られます。承認プロセスが完了すると、申請者と関連部門に自動で通知が送信されます。

3. プロジェクト提案の承認

新しいプロジェクト提案が提出されると、関連する部門の責任者に承認リクエストが送信されます。複数の承認者がいる場合、順次承認プロセスが進行し、全員の承認が得られた時点で提案者に通知が送られます。

このGASを使用する利点

1. 時間の節約: 手動での承認依頼や結果通知が不要になり、大幅な時間短縮が可能です。

2. 透明性の向上: 承認プロセスの各段階が明確に記録され、誰でも現在の状況を確認できます。

3. エラーの削減: 人為的ミスを減らし、一貫性のあるプロセスを維持できます。

4. データの集中管理: すべての承認履歴が一元管理され、後の分析や監査に役立ちます。

5. カスタマイズの容易さ: 組織の特定のニーズに合わせてプロセスを調整できます。

GASの記述例

以下は、承認プロセスを自動化するGASの主要な部分です：