Google Apps Scriptで従業員スキルマトリックスを自動更新し業務効率化を実現

Google Apps Script(GAS)を活用することで、従業員のスキルマトリックスを自動的に更新し、人材管理業務を大幅に効率化することができます。本記事では、スプレッドシートとGASを組み合わせて従業員スキルマトリックスを自動更新するシステムの構築方法を解説します。

GASでできること：従業員スキルマトリックスの自動更新

このGASスクリプトは、以下のような機能を実現します：

1. スプレッドシートに記録された従業員情報とスキルデータを自動的に読み取る

2. 各従業員のスキルレベルを評価し、スキルマトリックスを更新する

3. 定期的に実行されるトリガーを設定し、常に最新のスキル情報を維持する

4. スキルの変更履歴を記録し、従業員の成長を可視化する

5. 部門や役職ごとのスキル分布を自動集計し、レポートを生成する

具体的な活用例

1. 人事部門での人材配置最適化

   • 各プロジェクトに必要なスキルセットを定義し、最適な人材をマッチングさせる

   • スキルギャップを特定し、効果的な研修計画を立案する

2. 従業員のキャリア開発支援

   • 個人のスキル成長を可視化し、キャリアパスの提案に活用する

   • 目標とするスキルレベルを設定し、達成度を自動追跡する

3. 組織全体のスキル分析

   • 部門ごとのスキル分布を自動集計し、組織の強みと弱みを把握する

   • 将来必要となるスキルの予測と、人材育成計画の立案に活用する

4. 評価・昇進プロセスの客観化

   • スキルマトリックスを基に、公平で透明性の高い評価システムを構築する

   • 昇進・昇格の基準をスキルレベルと連動させ、明確なキャリアパスを提示する

5. 採用戦略の最適化

   • 組織に不足しているスキルを特定し、効果的な採用計画を立案する

   • 新入社員のオンボーディングプロセスを、スキルマトリックスと連動させて最適化する

GASを使用することの利点

1. 自動化による業務効率の向上

   • 手動でのデータ入力や更新作業が不要となり、人事部門の負担が大幅に軽減される

   • 常に最新のスキル情報が維持され、リアルタイムな人材管理が可能になる

2. データの一元管理と可視化

   • スプレッドシート上でスキル情報を一元管理し、組織全体で共有できる

   • グラフや図表を自動生成し、スキルの分布や変化を視覚的に把握できる

3. カスタマイズの柔軟性

   • 組織の特性や必要に応じて、スキル項目や評価基準を自由にカスタマイズできる

   • 既存の人事システムとの連携も容易に実現可能

4. コスト効率の良さ

   • 高価な人材管理システムを導入せずに、Google Workspaceの既存環境で実現できる

   • メンテナンスや更新も内製化が可能で、長期的なコスト削減につながる

5. セキュリティとアクセス制御

   • Google Workspaceの堅牢なセキュリティ機能を活用し、機密性の高い人事情報を安全に管理できる

   • 役割に応じたアクセス権限の設定が可能で、情報の適切な管理と共有が実現できる

GASの記述例

以下は、従業員スキルマトリックスを自動更新するGASスクリプトの一部です：