Google Apps Scriptで実現する予算管理と予実分析の自動化

予算管理と予実分析は多くの企業にとって重要な業務ですが、手作業で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすい課題があります。Google Apps Script（GAS）を活用することで、これらの業務を効率化し、正確性を向上させることができます。本記事では、GASを使って予算管理と予実分析を自動化する方法を紹介します。

GASで実現できる予算管理と予実分析の自動化

GASを使用することで、以下のような予算管理と予実分析の自動化が可能になります：

1. 複数のスプレッドシートからデータを自動収集

2. 予算と実績の差異を自動計算

3. 予実分析レポートの自動生成

4. 定期的な予実分析結果の自動通知

5. 予算超過時のアラート設定

これらの機能を組み合わせることで、手作業による煩雑な作業を大幅に削減し、より戦略的な意思決定に時間を割くことができます。

GASの具体的な活用例

1. データの自動収集と集計

複数の部門や拠点からの予算・実績データを自動的に収集し、一つのマスターシートに集計します。これにより、データ入力の手間を省き、リアルタイムでの全社的な予実状況の把握が可能になります。

2. 予実差異の自動計算

予算と実績の差異を自動的に計算し、パーセンテージや金額での差異を表示します。これにより、予算達成状況を即座に確認でき、必要に応じて迅速な対応が可能になります。

3. 予実分析レポートの自動生成

収集したデータと計算結果を基に、グラフや表を含む予実分析レポートを自動生成します。これにより、経営陣や各部門への報告資料作成の時間を大幅に削減できます。

4. 定期的な予実分析結果の自動通知

毎週や毎月など、定期的に予実分析の結果をメールで自動送信します。これにより、関係者全員が最新の予実状況を常に把握できるようになります。

5. 予算超過時のアラート設定

特定の項目や部門で予算を超過した場合、自動的にアラートメールを送信します。これにより、予算管理の問題を早期に発見し、迅速な対応が可能になります。

GASを使用することの利点

1. コスト削減：追加のソフトウェア購入が不要

2. 操作の簡便性：Googleスプレッドシートの延長線上で操作可能

3. カスタマイズ性：企業独自の要件に合わせて柔軟に調整可能

4. 自動化による時間節約：定型業務の自動化により戦略的業務に注力可能

5. リアルタイム性：データの更新と分析が即時に反映

GASの記述例

以下は、予算と実績の差異を計算し、結果をメールで送信するシンプルなGASのコード例です：