Google Apps Scriptで実現する承認フロー自動化: 業務効率化への第一歩

承認フローの自動化は、多くの企業が抱える業務効率化の課題の一つです。Google Apps Script (GAS) を活用することで、この課題に対する効果的なソリューションを提供できます。本記事では、GASを使用して承認フローを自動化する方法を詳しく解説します。

はじめに: GASで実現する承認フロー自動化

GASを使用することで、Google FormやGoogle Spreadsheetと連携し、申請から承認までのプロセスを自動化できます。これにより、手作業による承認プロセスの煩雑さを軽減し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

GASによる承認フロー自動化でできること

1. 申請フォームの自動作成

2. 申請データの自動集計

3. 承認者への自動通知

4. 承認状況の自動追跡

5. 承認完了後の自動処理

具体的な活用例

1. 経費申請の自動化

従業員が経費を申請する際、Google Formを使用して申請を行います。GASがフォームの回答を自動的にSpreadsheetに記録し、上司に承認リクエストのメールを送信します。承認後は、経理部門に自動で通知が送られます。

2. 休暇申請の管理

従業員がGoogle Formで休暇を申請すると、GASが自動的に上司に承認リクエストを送信します。承認されると、カレンダーに自動で休暇が登録され、人事部門にも通知が送られます。

3. プロジェクト提案の承認プロセス

プロジェクトマネージャーがGoogle Formでプロジェクト提案を行うと、GASが自動的に関係部署の承認者にリクエストを送信します。全ての承認が得られると、プロジェクト管理ツールに自動で登録されます。

GASを使用する利点

1. コスト削減: 専用のワークフローシステムを導入する必要がありません。

2. カスタマイズ性: 組織の特定のニーズに合わせて柔軟に調整できます。

3. Googleサービスとの統合: Google Workspaceのツールとシームレスに連携します。

4. 自動化による時間節約: 手動での承認プロセスに比べ、大幅な時間短縮が可能です。

5. エラー削減: 人的ミスを減らし、承認プロセスの正確性を向上させます。

GASの記述例

以下は、Google Formからの申請を処理し、承認者にメールを送信するGASの基本的な例です。