コンプライアンスチェックリストの自動生成と監視を実現するGoogle Apps Script活用ガイド

Google Apps Script (GAS) を活用することで、コンプライアンスチェックリストの自動生成と監視を効率的に行うことができます。この記事では、GASを使ってコンプライアンス業務を効率化する方法を詳しく解説します。

GASでコンプライアンス業務を自動化

GASを使用すると、コンプライアンスチェックリストの作成、配布、回収、集計、そして監視までの一連のプロセスを自動化できます。これにより、人的ミスを減らし、リアルタイムでコンプライアンス状況を把握することが可能になります。

GASでできること

1. チェックリストの自動生成

2. 定期的なチェックリストの配布

3. 回答の自動集計

4. コンプライアンス状況の可視化

5. アラートの自動送信

具体的な活用例

チェックリストの自動生成と配布

GASを使用して、予め設定した質問項目からチェックリストを自動生成し、指定した部署や従業員にGoogle フォームとして配布します。

回答の自動集計と分析

提出された回答をGASで自動的に集計し、スプレッドシートに結果を記録します。さらに、回答内容を分析して、コンプライアンス上の問題がある項目を自動的に抽出します。

ダッシュボードの作成

集計結果をもとに、部署ごとや項目ごとのコンプライアンス遵守率を視覚化したダッシュボードを自動生成します。

アラートの自動送信

コンプライアンス違反の可能性がある回答や、回答期限が近づいている未回答者に対して、自動的にアラートメールを送信します。

GAS活用の利点

1. 作業時間の大幅削減

2. 人的ミスの低減

3. リアルタイムでのコンプライアンス状況把握

4. データの一元管理

5. カスタマイズの容易さ

GASの記述例

以下は、チェックリストを自動生成し、指定したメールアドレスに送信するGASのサンプルコードです。