Google Apps Scriptで実現する「FAQ生成と自動更新」の業務効率化

Google Apps Script（GAS）を活用した「FAQ生成と自動更新」システムは、企業や組織の業務効率を大幅に向上させる強力なツールです。このスクリプトは、頻繁に寄せられる質問とその回答を自動的に収集、整理し、常に最新の情報を反映したFAQページを生成・更新することができます[1]。

GASでできること

このGoogle Apps Scriptは以下のような機能を提供します：

1. Google フォームからの質問収集

2. 回答の自動生成と人間によるレビュー

3. FAQデータベースの自動更新

4. ウェブページへのFAQ自動反映

5. 定期的なFAQの更新とメンテナンス

これらの機能により、FAQの管理プロセスを大幅に効率化し、常に最新の情報を提供することが可能になります[1]。

具体的な活用例

カスタマーサポートの効率化

顧客からの問い合わせをGoogle フォームで受け付け、AIを活用して回答案を自動生成します。サポートチームがレビューした後、承認された回答はFAQデータベースに追加されます。これにより、サポート業務の負荷を軽減し、回答の一貫性を保つことができます[1]。

社内ナレッジベースの構築

従業員からの質問や提案を収集し、部門横断的な知識共有を促進します。頻出の質問や重要な情報は自動的にFAQに反映され、社内ポータルサイトで共有されます。これにより、組織全体の知識レベルを向上させ、業務効率を高めることができます[1]。

製品マニュアルの動的更新

新製品のリリースや既存製品のアップデートに伴い、ユーザーからの質問を収集し、製品マニュアルやオンラインヘルプを自動的に更新します。これにより、常に最新の情報をユーザーに提供し、製品サポートの質を向上させることができます[1]。

GASを使用する利点

1. 時間と労力の削減: FAQの手動更新にかかる時間を大幅に削減し、スタッフがより価値の高い業務に集中できます[1]。

2. 情報の一貫性: 自動化されたプロセスにより、FAQの内容が常に最新かつ一貫した状態に保たれます[1]。

3. スケーラビリティ: 質問の数が増えても、システムは効率的に対応できます[1]。

4. データ駆動型の意思決定: 頻出する質問の分析により、製品やサービスの改善点を特定できます[1]。

5. ユーザー満足度の向上: 最新かつ正確な情報をタイムリーに提供することで、ユーザー体験が向上します[1]。

6. コスト削減: 専用のソフトウェアやサービスを導入する必要がなく、既存のGoogleサービスを活用できます[3]。

7. カスタマイズの容易さ: 企業独自のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます[3]。

8. Googleサービスとの連携: Googleスプレッドシートやカレンダーなど、他のGoogleサービスとシームレスに連携できます[3]。

GASの記述例

以下は、FAQ生成と自動更新を行うGASの基本的な構造です：