テレワークって本当にみんなやっているのかい？
こんにちは、株式会社フォーバル東北支店の高橋了です。
東北地域の中小零細企業にとってなくてはならない存在になることを目標に経営コンサルタントとして活動をしています。
昨今の新型コロナウィルスの影響で「テレワーク」という言葉が飛び交っていますね。全国に緊急事態宣言も出て、人との接触を8割減にしましょう、という話もあります。しかしながら、先週当社の近隣ではスーツを着たサラリーマンが多数歩いていますし、地下鉄の出口もたくさんの人の往来が見えます。
とある経営者の方から、「テレワークテレワークって、、みんな本当にやっているのかい？」というボヤキとも取れる相談をいただきました。「うちはそもそもテレワークはできない業種だから」なんて言う声も聞きます。
「みんなやっているのかい？」という疑念の裏側には、もしかすると少なからず「どうすりゃいいんだ」もあるのではないでしょうか。
大丈夫。今さら聞きにくいことも、ここでこっそり知っておけばいいのです。
そもそもテレワークってなに？
テレワーク（英：telework）あるいはテレコミューティング（英：telecommuting）とは、勤労形態の一種で、情報通信技術を活用し時間や場所の制約を受けずに、柔軟に働く形態をいう。
「tele＝離れた所」と「work＝働く」を合わせた造語。また、テレワークで働く人をテレワーカーと呼ぶ。重荷インターネット経由のデータ交換で実現される。
（Wikipediaより）
ということだそうです。
てっきりテレワークの「テレ」は「なんとかテレフォン」のような電話をイメージしてしまいそうですが、「離れた所」という意味のようですね。
企業におけるテレワークの対応
それでは、本題です。「本当にみんなやっているのかい？」
総務省の調べによると、
・令和元年の企業のテレワーク導入率は19.1%で前年に比べ5.2%も上昇
・規模別では2000人を超える大企業で46.6%の導入
・導入目的は1位が「労働生産性の向上」2位が「勤務者の移動時間の短縮」
だそうです。
（詳細は総務省のホームページよりご確認ください。）
導入企業は増えているということは分かりますね。ただし、年度での集計と今の緊急対応での比較はちょっと分かりにくいです。年度の集計時点では8割の企業はテレワークを導入していないため、この緊急事態で多くの企業が今まで未導入のテレワークにチャレンジすることになるということは分かります。
知りたいのは中小企業はどうなの？
100人以下の企業のテレワーク導入率はイマイチ把握できませんでしたので、この辺は継続的に調べてみたいところです。ただし、肌感覚としてはこの情勢の中でも東北地域の中小零細企業においてはテレワークが進んでいないと感じています。
物理的に不可な業務は確かに存在するでしょう。
例えば、小売業で対面販売をするような高度なコミュニケーションを必要とする業務。
また、倉庫や運送など、物流に関わる業務や建設業のように現場作業を伴う業務が挙げられます。
この点は国が進めているSociety5.0の超スマート社会にてどのように生産性を向上すべきか定義されていますので、いつの日か記事にしたいと思います。
テレワークを導入しない理由は？
テレワークを導入していない理由に以下のような内容が挙げられます。
・兼任業務ばかりでどの仕事をテレワークにすべきか決められない
（適した業務がない）
・通信環境が整備できていない
・労務管理ができない（タイムカード問題）
挙げはじめるときりがないですね。
今回は、テレワーク未導入の企業でも、導入すること自体はそんなに難しくない！ということをお伝えしていきたいと思います。
テレワーク導入にあたり、最低限やるべきこと
テレワークにできる業務とできない業務を仕分けし、ルールを決めてやってみよう！ただこれだけです。よく分からないときは5W1Hに落としましょう。そして、これを機に業務の断捨離までやっちゃいましょう。
・いつどこでだれがなにをやっているの？（When/Where/Who/What）
適した業務がない。どの業務がテレワーク対応できるのか分からない。そもそも、いつどこでだれが何の業務をどのように実施しているのか把握できていますか？まずは中小企業の鉄板で兼任業務が溢れている現状を正しく把握しましょう。
この時に有効な手段で、業務の棚卸を行います。
Aさんの業務を書き出し、Bさんの業務を書き出し、、とまずは紙でもエクセルでもいいので書き出しましょう。
整理整頓するときの選択肢は【捨てる・置き換える・外に出す・そのまま残す】です。
良い機会なので、不要な業務はこの場で捨てましょう。紙で管理している情報はデータに置き換え、特定の誰かしかできない専任業務で外部専門家に委託できる業務は外に出し、、ほら、結構簡単にスリム化できますね。
ここまできたら、物理的に出社する必要があるものとそうではないものが見えてくるのではないでしょうか。
出社する必要が無い業務はテレワークにできる可能性が高いということですね。
・通信環境はどうすればいいの？（Howto）
続いて情報通信の環境整備です。
当社のお客様の場合は、アイコンサポートの担当者にご相談ください。
当社とお付き合いの無い方は、お取引のある通信関連の業者さんにご相談ください。パソコンとかインターネット関連を見ていただいている方が良いと思います。
外出先や自宅でインターネット環境があり、社内のサーバー等との接続環境を整えることで、どこにいても社内共有のデータにアクセスすることができるようになります。
その環境が無い場合は5月31日までは厚生労働省のテレワーク助成金の申請ができるため、制度を賢く利用されると良いと思います。
※厚生労働省新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコースの助成内容はこちらから
・タイムカードは押さないの？
マネーフォワードが提供しているMF勤怠や、IEYASU、クラウザなど、クラウド勤怠管理が多数普及しています。もしタイムカードを使用されているなら、これを機に、クラウド勤怠に置き換えても良いかもしれません。パソコンやスマホ、タブレットなどから出退勤の入力が可能な便利なやつです。
有給の残日数管理や月中で三六協定のアラート、働き方改革への対応、タイムカード転記作業時間の削減、、これもメリットを挙げ始めるとキリがないのでまたの機会に。これは「置き換え」が可能な内容になります。
・サボっちゃうんじゃないの？
気になるのはここでしょうか。
これも簡単。サボっちゃうんじゃないの？と思うのは、メンバーの行動が見えていないからではないでしょうか。業務がどこまで進捗しているのか見えるようにすればいいだけです。
対メンバーには、日々の報告連絡相談のルールを決めておきましょう。
一日の業務開始時にZoomでミーティングを行い、メンバーのその日のスケジュールやゴールを確認するなど、顔を合わせておくと良いですね。
朝のうちにその日のゴールを共有し、稼働時間中はスケジュールやタスクをGoogleカレンダーなどで共有しておくと行動や進捗も見えて安心です。
最後に業務終了時にメール等で結果の報告を受けておけばアラートにも気が付くことができ、「サボっちゃうんじゃないの？」という不安な思いは多少減らすことができるでしょう。
いかがでしょうか。テレワークを導入しない理由の中に、何をテレワークにすべきか分からなかったり、管理の方法が分からなかったり、何となく不安な思いが多いのではないでしょうか。物理的にできない業務もたしかに多数存在します。しかし、チャレンジするには障壁は決して高くなく、そしてそれを支援する制度も存在します。今回のテレワークに関する助成金は就業規則や三六協定の作成や見直しも助成対象になります。業務の棚卸等は経営者の皆さんや社員さんを巻き込んでチャレンジし、仕組みや環境などは通信系の専門家や労務の専門家等を巻き込んで早々にチャレンジしていくのが良いのではないでしょうか。
できないのではなく、できる方法を一緒に考えていきましょう！
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