その押印やチェック　意味を理解してやってますか？理解せずにやってもあまり意義はないです。

こんにちわ、皆様と一緒に成長していく公認会計士・税理士のガッツです。

公認会計士や税理士としてお客様と関わる時に、どのようにお客様が業務をされているんだろうと、質問したり、必要に応じて現場にお邪魔したりします。

その中のエピソードを紹介します。

1．書類に押印したり、チェックマークを入れたりするのはよくあること

例えば、多くの会社や事業主では、書類に以下のようなことをすると思います。
・書類の記載事項を責任ある人が承認する場合、その書類に承認の印を押印する（そうすることで、会社として承認した取引ですよという証拠を残す）
・システムへの入力が正しいか確認するために、入力が合っているか確認したら、チェック者がチェックマークを入れる（そうすることで、誤りを防止する）

未承認の取引、取引の入力誤り、取引の入力漏れなどを防止・発見するため、なんかのチェックを入れたりするのはやるべきですし、業務手順にはそういうステップをいれるべきです。

2．押印したりチェックいれたりするのは必要ですが、意味理解してますか？というエピソード

昔、とある会社の工場で、売上明細を確認するステップを従業員の方に確認してた時の話です。

僕：1か月間の売上明細が大量に印刷された束があった（おそらくシステムから出力された資料が300枚ぐらいはあった）。そこには、その工場の担当者の押印がすべてあった（ただし、押印だけで何かチェックした痕跡は何もない。押印した以外は資料もきれいな資料）。「？」と思った。
僕：「この押印の目的って何なのですか。例えば、どういうところをみて、押印しているとかあるんですか。」と質問
従業員：「常務が書類にはすべてハンコ押しとけというので、押してます」
僕：「そうなんですか（内心は、？ですが）」

なんとも言えない気持ちになりました。
・この方、ハンコ押す意味とか全くわからずに、何百枚の書類にただ押印してるんだ（この仕事なんなのだろうとは思わないのか）
・この方がどう思おうが、常務のいうことには逆らえないんだろうな（このハンコ押す意味あるんですか？とかいえないんだろうな）

3．チェック手順は重要ですが、意味を理解し、効果的効率的な手順としないといけない

会社や事業主として活動する以上、チェック機能を業務手順に織り込むことは重要です。

しかしながら、「○○が言うから意味を理解せずにとりあえずやってます」とかいうのも本末転倒です。

こういう業務手順は趣旨に照らして効果的で、一番効率的な方法でなければならないのです。
時には押印でしょうし、チェックマークいれるでしょうが、それだけが手段ではないんです。
こういう業務手順構築って、単純そうで難しいんですけどね。

効果的効率的な方法を模索し、意味を理解したうえで、こういうチェック手続を行うことが大事ですね。