幹事の鉄則：下見

今は残念ながらできない「オフライン」（リアル）のイベントの幹事を行う際は、必ず行うのが「下見」です。お越しくださる方の「動線」を、徹底的にイメージします。

例えば、「会場まで」の動線のポイントはこんな感じです。
最寄り駅、駅から会場の建物（ビルなど）等までの距離や作り（地下道や地上であれば屋根の有無）、建物の入口から会場までの階段やエレベーターとその数、エレベーターホールから会場まで、受付の場所と配置、受付からクローク経由で席まで…などなど。

余談ながら他には、食事などであれば靴を脱ぐ・脱がない、掘りごたつ・椅子、席の移動のしやすさ、ブッフェであれば食事から戻るまで、飲み物の取りやすさ、トイレの数や様子、などなど、です（これはまた、改めてnote書きます）

これ、オンラインでも同じですね。
使うツール、アプリの要否、ウェブからの利用の可否、事前の個人情報やパスワードの登録の要否、ログインの仕方での使用機能の差異、使用端末での機能の制限の有無、チェックイン時のパスワードや待機室の有無…など。

特に使うツールの普及度合いは、２つの意味でポイントです。
１つ目は「参加者側の慣れ」、２つ目は「その特性」です。

１つ目は「参加者側の慣れ」は、この状況下での急激なオンラインイベントの増加で、Zoomを使うことが増えており、それに連れて慣れている人も増えています。「Remo」など他のツールはこれから、かもしれません。
２つ目の「その特性」は特に登壇者と参加者の関係に着目します。
Zoomは登壇側が複数で違う場所、参加者側も複数で違う場所、でも使いやすいツールです。他方、他のものでは登壇側は単数（なので１箇所）、参加者側は複数で違う場所に強いものもあります。また、企画によっては参加者同士の交流のしやすさなどがポイントになることもあります。

今日、とあるオンラインイベントで、その「下見」不足で参加された方へご迷惑をおかけしました。失礼致しました。

進行で不安を感じ、昨日、急遽、事前の打ち合わせをお願いし、進行パワポに沿って流れを確認。同時に、ツールの使い勝手も確認。そこで、特性に課題があることを発見し、いろいろと調整する策を考えました。

しかし「特性」は変えられません。1:nが得意なものを、他の「n:n」向けのツールと組み合わせで使う際の「音」の出方が確認できておらず、本番で音が出ずとか。使っているツールのログインの仕方で、使える機能に差異があった、とか。そもそも、ログインの仕方が難しかったり、とか。

機能は、主催者には使えても、参加者側では使えないもの、有料だと使えて、無料だと使えない、アプリからと使えて、ウェブからだと使えないあり、とか…。いろいろ、ありました。

企画の趣旨と、参加者の方の数や状況を踏まえて、ツールは選ぶこと、そして何より、参加者側の目線で「下見」することが大事である、と学ばせていただきました。