リアルでもオンラインでも、幹事の3つのコツ①

2月22日に「失敗したから語れる、オンラインで気を付ける3つのこと」をまとめました。

①カメラは自分の顔と同じ高さ
②相手から見た自分を想像すること
③リアクションはいつもの1.５倍！

これは、朝のロンドンから夜の早稲田大学の授業にオンラインで参加した際の失敗からの学びです。ひとしきりやりとりを終え、振り返りで開口一番、履修生の方が手を挙げて仰ったこと、それは「顔が怖い！」。

こっちとしては、相手の話を聞こう！とPCを凝視してたり、聞き取りにくい声をちゃんと受け止めようとパソコンに時々顔を近づけたり…と必死でした。

が、画面の向こうからすると「怖い顔で画面を睨んでた！」「この表情で1on1は厳しい」などなどのご指摘をいただきました。思いは距離を超えられなかった！

そんな僕は懲りずに引き続き、いろいろやっています。
ロンドンから自分がファシリで15人ほどの勉強会、帰国後も関係が浅い方とも深い方とも、10人規模だったり1  on 1だったりのオンラインミーティング、東京で100人近くの方にリアルに集まり頂きながら全国各地の数十人の方を結んでの講演会の運営、東京と大阪で同時にイベントを開催して中継で結んでやりとり、コミュラボのオフ会を配信…。いろんな失敗と共にw。

今日はその「やってみた」から語れる、リアルでもオンラインでも、幹事が気を付ける3つのコツを共有させてください！

このnoteで想定している活用の機会は、規模は数十人の講演会、セミナー、勉強会、ワークショップなどです。

しかし、規模が大小しても、内容が飲み会からコンサートでも、要はどんなイベントでも、ご活用いただける考え方＆動き方だと思います。

【３つのコツ】
①オープニング告知の3点セット
②ファシリが大事
③やり取りをあきらめない

ツールは、オープン・クローズ、大人数・少人数の4軸で整理できると思います。加えて、有料・無料、相互のやりとりの有無などもあるでしょう。また、参加者同士が元々知り合いか、もしくは、お初か、で進め方が違ってきます（心理的安全性の確保のための

僕が幹事をするような20人程度の勉強会や講演会であれば、配信ツールはZoom、クローズドなグループの場合はFacebookグループのライブ配信などが、お勧めです。オープンであれば、YouTube、Twitter、インスタなどのライブ配信機能が使えます。いずれも、人数が増えても対応可能です。

なお課金は、PeatixやEvent Registなどを使うことが多いです。

①オープニング告知の3点セット

これはオンでもオフでも同じ。会の最初に、次の３つを示します。

1）この時間の過ごし方のルール
2）ゴール
3）ゴールにたどり着くまでの大まかな流れ

いずれのことも特にオンライン向けには、Zoomで画面共有したり、話している人の後ろのスクリーンを見やすく写すなどして「文字」でも共有できると、なお良しです。

ここでは例として、20年1月21日に澤円さんをお迎えして開催した、コミュラボ第17回オフ会「自分の企画化とコミュニティ」を取り上げて、ご説明します（トップパネルの写真は、この時の集合写真です）。

1）この時間の過ごし方のルール

コミュラボのオフ会は必ず冒頭に「お断り」と題して、この時間の過ごし方をご案内しています。
そうすることにより「お断りされちゃったから、こうするしかないよなぁ」と…参加される方に「行動の言い訳」を作ってあげられます。人はいきなり動いたり話したりできません。でも「そうすることが正しい」となると、動きやすくなる人が増えます。
もちろん、幹事が率先して実践して動いて、空気感を作ることも大事です。

2）ゴール

ゴールとは、この時間を過ごし終えた後に、参加者の方はどのような状態になるか。これを最初に共有します（僕はイベントの告知時に共有するようにしています）。
すると、参加者はそのゴールに向けてどう動こうか、とか、自分のゴールはなんだっけ？と「考えるきっかけ」と「動き方」を決められます。

3）ゴールにたどり着くまでの大まかな流れ

ざっくりとした流れを時間配分と共に示します。
すると、参加者は２）で共有したゴールに向けて「流れ」の中の時間の過ごし方を決められます。

また、「２ 澤円さんと語る『自分の企画化とコミュニティ』」のディスカッションのパートは、企画趣旨とゴールを踏まえて、話す内容を事前に参加者の皆さんからの意見も伺いながら、ネタをざっくり決めています。

この会話の合間に、配信を見ている方からコメントが入ることもあります。それは極力、会話の中に盛り込むようにしています。もちろん、会場ではライブでインタラクティブに会話します。

この他、②ファシリ、③やり取りをあきらめないこと、も大事です。
特に②は事前の準備、会場設営、ノリを大事にしています。③はツールもさることながら、「カメラの向こう」の方への意識の仕方が大事です。一緒に作っている感＝「主役感」作りです。ポイントは、「想像力」と「思いやり」！

ということで、まだまだ大事なことがたくさんあるので、明日、②と③については、続けさせてください！

まとめ

リアルでもオンラインでも、幹事する3つのコツは

①オープニング告知の3点セット
②ファシリが大事
③やり取りをあきらめない

そのうち、①オープニング告知の3点セットのポイントは

1）この時間の過ごし方のルール
2）ゴールの共有
3）ゴールにたどり着くまでの大まかな流れ

です。振り返ると、イベントはたくさんの細かい積み重ねで成立しているのだな…とご一緒させて頂いてきた皆さんに、改めて感謝です！ありがとうございます！