打ち合わせ直前もOK！ChatGPTであっという間にヒアリングシート作成
こんにちは！時短勤務ワーママのふすまです。
時間が限られてるからこそ、手間は最小限なる早で、でもクオリティは高めに！
今日は 生成AIを使った「ヒアリングシート作成の時短術」 をシェアします。
新規クライアントとの打ち合わせに持っていきたいヒアリングシート
ヒアリングシートとは、打ち合わせ前に必要な情報を整理するための質問リスト。事前にまとめておくことで、スムーズなやりとりができる便利なツールです。
基本のヒアリングシートが用意されている会社が多いと思いますが、弊社はそんなものなーい！ってことで、入社したときに基本のヒアリングシートを作って、お客様ごとに項目修正したものを用意していました。
が、「この業種なら何を聞けばいいんだろう？」と毎回リサーチするのは面倒だし、時間がかかってしまいます。
この作業、生成AIを使うことでグッと楽になりました。
ChatGPTに聞けば、必要な質問が一瞬で
例えば「美容室のホームページを作りたい」という依頼があったとします。これまでなら、他の美容室サイトを見ながら「どんな情報が必要かな？」と考えたり、ネットで検索してヒアリング項目を作っていました。
でも今は、ChatGPTにこう聞いてみるだけでOK。
「美容室のホームページを作るために必要なヒアリング項目をリストアップしてください」
そうすると、「店舗の特徴」「ターゲット層」「提供メニュー」「SNS活用の有無」など、ヒアリングすべき項目をすぐに出してくれます。これをベースに、クライアントごとにカスタマイズすれば、短時間でヒアリングシートが完成！
実際のChatGPTプロンプトと会話例
実際に、ChatGPTを使って美容室のヒアリングシートを作成するプロンプトの例をご紹介します。
美容室のホームページを制作するためのヒアリングシートを作成したいです。 初めてホームページを作るオーナーでも回答しやすいように、質問を分かりやすくし、 ホームページに必要な情報を漏れなく集められるように工夫してください。 また、予算や運用についても考慮してください。 出力は表形式でお願いします。
「プロンプト」って聞くとなんだか難しそうですが、上記のように普通の会話っぽくてもいい感じの回答がかえってきます。
こんなふうにChatGPTに簡単な質問を入力することで、精度の高いヒアリングシートが短時間で作成できます。
もちろん、作成された表はスプレッドシートに転記できますので、加工や印刷もあっという間にできます。
参考までに、スプレッドシートにコピペした例。コピペがうまくいかないときはChatGPTに指示してCSV形式で書き出したりもできます。
生成AIでヒアリングの準備時間が大幅短縮！
このやり方にしてから、ヒアリングシートの作成時間が半分以下になりました。以前は業種によっては1時間以上かかることもありましたが、今は15分程度で完成することがほとんどです。「今から急に打ち合わせ！」となっても30分あればなんとか用意できますね。
いろんな業界の知識があるわけでもないので、知らない業種だとヒアリングすべき内容がまるでわからないもので困ってしまうんですよね（しかも調べてもよくわからない）。
ついでにその業種についての情報も収集しておくとヒアリングのときの話のネタなどもできます。情報収集はChatGPTよりもFeloなどの検索が得意な生成AIにおまかせしてます。
Felo（フェロー無料のAI検索エンジン）
https://felo.ai/ja/search
このヒアリングシートと、ちょっとした事前の業界情報収集をすることで安心して打ち合わせに臨めるようになりました。
まとめ
打ち合わせ前に短時間でヒアリングシートを作成するとき、生成AIを活用するのはおすすめです！
✔ ヒアリングシートのベースはChatGPTに作成させる
✔ 追加の質問をして、クライアントに合わせてカスタマイズ
✔ 業界知識や話のネタになりそうなことはFeloなどでざっと拾っておく
「ヒアリング項目を考える時間がもったいない…」「どうやってヒアリングシートを作ったらいいかわからない…」と感じる人は、ぜひ試してみてください！